業務事例集

【業務事例1】備品や消耗品の購買業務代行

「フジ子さん」のオンラインアシスタントがお手伝いさせていただいている様々なお仕事の中から、「物品購入代行」についてご紹介させていただきます。

オフィス備品や消耗品などの購入業務のオンライン・アウトソースには、想像以上の業務効率化効果があることをご存知ですか?
「ネットで購入するなら、自分たちで直接注文した方が速いのでは…」などと思っているお客様にこそ、是非実感していただきたいサービスです。

「いつもの、アレ」で通じるようになる便利さ

お客様:珈琲がなくなりそうなので、至急注文してください。
アシスタント:承知いたしました。いつもと同じ◯◯◯を5パックでよろしいですか?
アシスタント:明日は土曜日ですので、月曜配達指定にいたしましょうか?

お客様:あっ、そうですね!
アシスタント:かしこまりました。では、早速手配いたします。

このような形で、「フジ子さん」では、オフィスやビジネスで利用される様々な購買を代行しています。あらかじめお客様からアマゾンなど購入先のアカウントをお預かりし、何かが必要になった際、購入作業を行います。

文房具や備品、お茶やティッシュなどの消耗品なら、「この前と同じアレ」で大丈夫。あとは、お任せいただけます。

提案力と、気配りをモットーに

アシスタント:先程ご依頼いただきました◯◯◯ですが、あいにく在庫切れでした。かわりに、△△△でしたら明日配達が可能です。品物としてはほぼ同じで、お値段もこちらの方が少しお安くなりますが、いかがでしょうか?
お客様:では、それでお願いします。
アシスタント:かしこまりました!では、△△△で注文しておきますね。

このようなやりとりもよくあります。
ご希望の品が在庫切れだったり、キャンペーンのためにセット販売になっていたり、製品がモデルチェンジしていたり。そんな時でも、お客様にベストな選択肢を提示できるよう心がけています。

複数の購入サイトのアカウントを預けていただき、どこで買うかの判断は任せてくださっているお客様のためには、同じ商品でも、より安く買えるサイトで購入することもあります。
長いお付き合いのうちに、少しでも経費の節約になれば…など、貴社の社員のような気持ちで取り組むのが、「フジ子さん」のアシスタントの魅力の一つです。

社内に購買担当を置かなくていいというメリットは、想像以上に大きい!?

ここで、もっと多くの会社様に「こんな使い方をしていただきたい!」というお客様活用例をご紹介したいと思います。

「アマゾンなど複数の購買サイトのアカウント情報をお預かりしてあるお客様では、
社員の方がバラバラに依頼してこられた物品購入を、私が一括して受け取り、注文をしています。
また、月末には注文の領収書情報をキャプチャでとりまとめてお送りしています。
社内の購買担当の役割を代行させていただいている感じですね。
この方式には、社員の方全員にアカウントを知らせることなく、ネットでの購買をオンラインで一元管理できるというメリットがあると思います。
チャットワークを使っているので、文字ですべての記録も残せますし、他の多くのお客様にもぜひ活用していただきたいおすすめの方法です!」
(担当アシスタント・談)

こちらのお客様の企業では、以前は総務の方が社員の購入申請をとりまとめ、他の仕事の合間に注文作業をされていたとのことですが、「今は月毎のまとめをチェックするだけ。「フジ子さん」を利用するようになって、ものすごく楽になった」と感謝の言葉を頂いています。

「フジ子さん」からのメッセージ

いまや、オンラインで買えないものはほとんどありません。
社内の取りまとめから、注文作業、集計・報告まで、「物を買う」という行為をすべてオンラインで行い、その情報もオンライン上にまとめておく…。
いわば「購買のクラウド化」とでも言えそうな先進スタイル、「フジ子さん」ならお手伝いできます。

社員からの希望を聞いて、都度とりまとめるのが面倒。他の仕事で忙しい時には、うっかり注文を忘れそうになる。そんな購買担当の方は、是非「フジ子さん」に購買代行をお任せださい!

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  • 【業務事例1】備品や消耗品の購買業務代行
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