「バックオフィス」とは、顧客と直接の関わり合いを持たない部署や部門のこと。営業やマーケティングの後方支援を担います。
バックオフィスの業務は多岐にわたり、なおかつ会社にとって必要不可欠です。が、その詳細となると「なんとなく」でしか理解できていない方も少なくありません。
本記事ではバックオフィスについて、意味や業務の例、重要性、効率化のポイントなどを解説していきます。
目次
バックオフィスとは？どんな意味？
冒頭で述べたとおり、バックオフィスとは、顧客と直接やり取りをしたり営業をしたりしない部署や部門を指します。経理や人事、総務、法務などが代表的な職種で、「管理部門」「間接部門」とも。
逆に、営業やマーケティング、カスタマーサポートといった、顧客と直接関わり合う職種を「フロントオフィス」といいます。
バックオフィスは利益を生みません。それはフロントオフィスの役割です。しかし、諸管理や手続きを適切に行ったり、フロントオフィスをサポートしたりと、会社を組織として機能させる上でバックオフィスは企業にとって欠かせない分野なのです。
バックオフィスの業務例
バックオフィス業務には具体的に何があるのか、例を紹介します。
経理・財務
1つめは経理・財務。どちらもお金に関わるのは同じですが、その内容は全く異なります。
経理：日々のお金の流れを管理する役割。主な業務は出納確認、経費精算、給与計算、請求書発行、各種支払、年末調整、決算書作成など。
財務：これから使うお金の管理を担う役割。主な業務は財務戦略策定、予算管理、資金調達、監査対応など。
人事・労務
2つめは人事・労務。
人事：従業員と直接関わり人材管理を担う。主な業務は採用、教育、評価など。
労務：労働環境を整備する役割を担う。主な業務は保険の手続き、福利厚生、就業規則策定、労務トラブル対応など。
企業によっては、給与計算や年末調整といった経理の仕事を人事・労務が行う場合もあります。
総務
3つめは総務。
企業活動全般を支える部署で、備品管理や施設管理、文書管理、社内イベント運営、株主総会運営、環境対策などが主な業務です。
企業によっては労務と総務を兼任するような割り振りの場合もあります。
法務
4つめは法務。
会社運営にまつわる法律を扱う部門です。契約書等の確認、訴訟対応、法令調査、法務相談、ガバナンスやコンプライアンスの強化などが主な業務。
弁護士とは違い法務に資格は求められませんが、法律に精通していなければ業務を遂行できません。
営業事務
5つめは営業事務。
営業担当者がコア業務に専念できるよう、彼/彼女らの事務を担います。資料作成、リスト管理、データ入力、スケジュール管理、メール対応などが主な業務。事務だけでなく営業に対する深い理解も求められます。
バックオフィス業務の重要性
バックオフィス業務が利益を直接生むことはありません。しかし、フロントオフィス業務を円滑に進めるにはバックオフィスが不可欠です。
経理が存在せずお金の流れが分からない企業はどうなるでしょう。総務が機能しておらず、備品や施設の管理が行き届いていない企業は……。どちらもマトモに運営できないはずです。
裏方で目立たないバックオフィスですが、間接的に利益を生んでいるのは間違いなく、フロントオフィスと変わらず会社にとって重要な業務といえます。
バックオフィスは効率化が大事！
定型業務が多い分、ムダやムラを削れば一気に作業効率を上げられるのがバックオフィスの仕事です。
ある業務をサッと終わらせられれば、より重要な業務にじっくり取り組めて生産性アップを狙えます。時間外労働が減り、職場環境改善にもなります。
働き方改革が叫ばれる昨今、バックオフィスの効率化は企業にとって大きな課題です。具体的にどんな手があるのか、次項を見ていきましょう。
バックオフィス業務を効率化するポイント
ここでは、バックオフィス業務効率化のポイントを4つ解説します。
ITツールを導入する
経理ソフトや勤怠管理ソフト、労務管理ソフト、顧客管理ソフトなど、バックオフィス業務を効率化できるITツールが現在たくさんリリースされています。
これらを使うと、データ入力や集計を自動化できたり、各種申請をオンラインでできたりと、手作業に比べて圧倒的に早く作業を終わられられます。外部サービスとも連携でき、勤怠管理ソフトの情報を給与計算ソフトに反映させ、給与計算を自動または半自動化することも可能。
入力漏れのようなミスが起こりにくいのもポイントです。
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ペーパーレス化を進める
業務に使う書類は、なるべくペーパーレス化しましょう。社内用資料はもちろん、請求書や納品書、役所への申請書類なども電子データで扱うのです。
紙だと印刷やファイリング、郵送の手間、そして紙代や印刷代、切手代などの費用もかかります。PDFのような電子データであれば、これらのコストは不要。保管のスペースも必要ありませんし、保管している書類の検索も、電子データの方が圧倒的にスムーズです。
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外注を使う
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まとめ
今回はバックオフィスについて、意味や主な業務、効率化のポイントなどを解説してきました。
企業活動にとって、バックオフィスは縁の下の力持ち。業務のどれかに支障が出ると、他の部署にも影響を及ぼします。
表立って目立つわけではないものの、なくてはならない仕事なのです。
