事務初心者に必要なPCスキルとは？勉強法と履歴書に書ける資格も紹介

「未経験だけど事務職に興味がある」という方は、具体的にどのくらいのPCスキルが必要になるか気になっていませんか。

現在の事務職では、基本的なPC操作はもちろん、各種ソフトや生成AIを活用した業務効率化に取り組む職場も増えています。

そのような中、完全未経験では「就職できないのではないか」と不安になる方も少なくありません。

そこでこの記事では、事務初心者に必要なPCスキルと具体的な勉強方法をご紹介します。履歴書に書ける資格にも触れているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

基本的なPCスキルはなぜ必要？事務職の仕事とは

事務職は、文書作成やメール対応、データ入力などのPC作業が大半です。

代表的な職種としては、経理、総務などのバックオフィス系、営業事務などのサポート系が挙げられます。専門性が求められる職種では、デザインやWebなどのクリエイター職も当てはまることがあります。

実際の事務職求人の応募要項を見てみると、「基本的なPCスキルがある方」などと記載されているものです。「基本的なPCスキル」には、パソコンの基本操作から、Excelを使ったデータ管理、Wordを使った文章作成、メールでの連絡などが含まれます。

未経験者も応募できる求人は見られますが、「基本的なPCスキル」が必須なものがほとんどと言ってよいでしょう。

そこで、次の章では、事務職に求められるPCスキルを詳しくご紹介します。

【スキルチェックシート付】事務職に求められるPCスキル

事務職に求められるPCスキルは、大きく下記の4つに分けられます。

それぞれの項目について、どんなスキルがあるのか具体的に見ていきましょう。また、目指すべきスキルレベルがわかる「スキルチェックシート」をご用意しました。

応募したい求人のレベルや、ご自身の今のスキルレベルを知るために活用してみてくださいね。

【基本操作】タイピング・各種ソフトの利用

事務職では、タイピングや各種ソフトを扱うスキルが求められます。 

まず、タイピングは1分間に、最低60文字程度入力できるレベルが必要とされています。また、タイピングと同様にスピードアップに欠かせないのが、ショートカットキーです。

ほか、ExcelやWordなどのOffice製品の操作スキルもあります。プリンターなどの周辺機器の操作もあわせて押さえておくと強みになるでしょう。

ただし、各種ソフトを使用したことがなくても諦める必要はありません。Webブラウザを使いこなせれば、ネット検索で使用方法を見つけて習得できるからです。

また、コミュニケーションツールとしてメールを扱う職場も少なくありません。不審なメールや添付ファイルを開かないなど、セキュリティに対する意識も安全に作業を進める上で必要不可欠です。

【基本操作】クラウドストレージの使用

事務職では、ネットを経由して外部のサーバーにデータを保管する「クラウドストレージ」を扱うこともあります。

近年ではクラウドストレージ上でファイルの管理を行う企業が増えています。

よく使われる「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」は、Googleクラウドで管理されるため、Googleドライブの使い方を知っておくとよいでしょう。

従来のWordやExcelなどのファイルはメールに添付して送信するのが一般的でしたが、ファイルを編集する度にメールを送らなければなりません。

クラウドを活用してファイルへの自由なアクセスを可能にすれば、業務の効率も上がります。

【表作成・関数・データ管理】Excel・Googleスプレッドシート

事務業務をする中で、表計算ソフトで表を作成したり、関数を扱ったりすることもよくあります。

Excelとは表やグラフの作成、数値の計算ができるMicrosoft製のソフトです。事務業務では、顧客管理や在庫管理などに使用されます。

一般事務では、セルに入力されている数値を足し算する「SUM関数」などの基本的な関数と、表作成ができるとよいでしょう。加えて、マクロやVBAなどを使いこなせると応募できる求人の幅が広がります。

Googleスプレッドシートは、ブラウザ上で使える表計算サービスです。操作に関しては、Excelとあまり変わりません。

【文章作成】Word・Googleドキュメント

事務職では、文章を作成する機会が少なくありません。求められるスキルレベルを見てみましょう。

業務で使用することが多いのがWordです。WordはMicrosoft製の書類作成ソフトで、企画書や社内外に配布する書類の作成に使います。

Wordは、学校や会社で配られるような、一般的なレイアウトの書類作成や、画像・表の挿入程度ができれば問題ないでしょう。

WordもGoogleドキュメントに切り替え、クラウドストレージで管理する企業も増えています。Wordとさほど操作に差はありません。どちらかに慣れておくことをおすすめします。

【文章作成】Powerpoint・Googleスライド

文章を作成するだけではなく、資料としてまとめるスキルも必要です。

事務の仕事では、Microsoft Officeの中でもWord・Excelの2種類が使えれば、基本的には問題ありません。欲を言えば、スライド作成ソフトであるPowerpointやGoogleスライドも使えると業務に役立つでしょう。

事務職の場合、プレゼン資料の作成を任されることがあります。Powerpointではアニメーションも用意されていますが、ビジネスシーンでは必要な情報が整理されたシンプルな資料の作成が基本です。

そのため、Powerpointでも高度なスキルは求められませんが、見やすい資料を作るスキルは要るでしょう。

【連絡・コミュニケーション】メールソフト

事務職では、社内外の関係者とメールで連絡をとる機会もよくあります。

ビジネスの場面で関係者各所とのメールのやり取りは必須です。Microsoft「Outlook」や、Google「Gmail」を使えれば問題ありません。

メールソフトのスキルに関しては、受送信ができれば基本的には心配ありません。事務職では、大量のメールを受送信する可能性もあるので、メールをフォルダごとに分けたり、すぐにビジネスメールの雛形を出せたりする程度のスキルがあるのが理想です。

【連絡・コミュニケーション】チャット・通話ツール

最近では、社内外とチャットや通話ツールでコミュニケーションをとる企業も増えています。

今では遠方の企業との打ち合わせにTeamsやZoomのようなチャット・通話ツールを使うのが主流です。ソフトのインストールから簡単な設定、通話やチャットなどの基本的な操作、書類データの共有程度は使いこなせるとよいでしょう。

【事務の効率化】AIツール運用

AIの技術革新が進み、事務業務の中で、AIツールを扱うことも増えています。

最近では、業務の効率化にAIを活用する場面が増えてきています。AI活用で事務作業自体をスピーディーに進められるため、基本的な操作や知識をつけておきましょう。

職場によっては、Microsoft Copilot、Geminiなど事務作業で使用するツールとしてメジャーなソフトに搭載されていることもあります。

また、AIを使用する上で重要になるのがセキュリティの知識です。無料で使用できる生成AIに個人情報や機密情報を入力することで情報漏洩につながる危険性もあります。こうした知識についても、前もって知っておくとよいでしょう。

PCスキルを証明！履歴書に書ける資格5つ

簿記などと同様に、PCスキルを証明できる資格もあります。履歴書に書ける資格があると、未経験でも知識があることや、学ぶ意欲があるというアピールになります。資格取得の勉強は、本や動画を活用するのが一般的です。

ここでは、履歴書に書けるPCスキル関係の代表的な資格を5つご紹介します。

1.MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）は、WordやExcelといったMicrosoft Office製品を扱うスキルを証明する資格です。Office製品の効率的な使用方法を学べます。試験の特徴は、パソコンを操作する形式で行われること。筆記試験はありません。一般レベルと上級レベルで分かれており、一般レベルは基本的な操作スキルを測ります。合格率8割前後なので初心者もチャレンジしやすい資格といえるでしょう。

参考：マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）

2.日商PC検定

日商PC検定は、日本商工会議所が実施しているPCに関係するスキルを扱った資格です。WordやExcelをはじめ、文書作成、データ活用など、より実務に近いスキルを証明できます。等級は、ベーシックと1～3級があり、受験資格に事務経験などの制限はありません。初心者の場合、ベーシックから3級へと、ステップアップしていくとよいでしょう。

参考：商工会議所の検定試験

3.ITパスポート

ITパスポートは、PCやその周りの基礎知識からセキュリティ、法律まで、ITに関係する知識を幅広く証明できる国家資格です。扱う情報が多岐にわたるため、履歴書に記載することで一定のITリテラシーを持っているとアピールできます。事務に加えてITにも強い人材として評価されやすいでしょう。

参考：ITパスポート試験

4.パソコン技能検定

パソコン技能検定は、全日本情報学習振興協会が主催する検定です。基本WordやExcelを利用したⅡ種試験、タイピングの正確さを問うタイピング試験など、実務的なPCスキルを証明できます。それぞれの試験で難易度が分かれているので、初心者から上級者まで広く対応しています。

参考：パソコン技能検定

5.AI実務能力検定

AI実務能力検定は、事務職などオフィスワーカーの実務において生成AIを活用した業務を行うスキルを証明する資格です。公式がテキストやオンライン学習を用意しているので、生成AIの基礎知識から業務に活用する具体的な手法まで学ぶことができます。何から勉強したらいいか分からないという方にも、おすすめの検定です。

参考：AI実務能力検定

事務職のPCスキルに関する質問3つ

ここからは、事務職のPCスキルについてよく聞かれる質問をご紹介します。

自分のPCスキルのチェックをしたいのだけど？

本記事には「事務職に求められるPCスキル」の項目にスキルチェックシートがあります。自分のスキルについて把握しておくと、必要な学習やレベルアップする計画づくりに役立ちます。ぜひ活用ください。

また、ご自身のスキルを客観的に把握するためにも、資格取得は有効です。資格についても本記事で紹介しているので、確認してみましょう。

PCスキルを身に着けるにはどうしたらよい？

PCスキルを身につける方法はいくつか挙げられます。書籍やオンラインは無料～安価で勉強できるので、仕事や家事の隙間時間を利用したいという方におすすめです。

ある程度まとまった時間やお金をかけたいという方は、スクールを利用する方法もあります。パソコンスクールなどの有料のものから、インターネット上で無料で学べる教材も存在します。職場でPCに触れる機会がある方は、実務で学ぶという手段も試してみましょう。

身近にPC環境がないという方でも、資格試験合格に向けて勉強することでもスキルアップに役立ちます。自分にあった手段で上達を目指しましょう。

事務の職務経験がないけれど、仕事に就ける？

未経験の状態から事務職に挑戦するという方は珍しくありません。そして、事務職経験なし、実務でのPC使用経験なしでも、事務職で活躍しているという方は多いです。

事務の職務経験がないからといって、希望の仕事を諦めてしまうのはもったいないもの。自主学習や資格取得することで、未経験でもトライする意欲をアピールできます。

PCスキルがないと事務職には就けない？

事務の仕事にPCスキルは必須です。どの事務職の求人にも、必須スキルとして基本的なPCスキルやWord・Excelと記載されています。ただし、中・上級者である必要はありません。

スキルチェックシートを参考に、まず必要なスキルを身につけることから始めましょう。

「フジ子さん」では事務アシスタントを募集中！

オンラインアシスタント「フジ子さん」では、随時事務アシスタントを募集しています。※『オンラインアシスタント』はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

「フジ子さん」ではチーム制を採用しているので、分からないことがあってもチャットやオンラインミーティングで相談できます。お互いにフォローしあえる環境で、完全在宅勤務や事務職は未経験という方でも安心です。

例えば、シングルマザーのAさんは、前職の販売職からフジ子さんとして働いています。事務職は未経験でしたが、テキストコミュニケーションのコツを先輩から教わり、徐々に慣れていきました。未経験のITツールに触ることがあっても、チームメンバーと情報共有しながら進めています。

これまで事務職の経験がなく、PC操作は不慣れという方でも大丈夫。多彩なバックグラウンドを持つメンバー達だからこそ、互いに助け合う雰囲気があります。

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まとめ：PC（パソコン）スキルを身に付けて事務職に就こう！

事務職の仕事はPC操作が必要なことが多く、未経験だと応募に気おくれしてしまうかもしれません。実際の求人でも、PC操作や基本的な知識があること前提で募集していることがほとんどです。

しかし、未経験であっても自主学習や資格取得などでカバーできます。勉強方法も無料の教材からスクールに通う方法まで、さまざまです。

ぜひ自分にあった方法でPCスキルを上げ、事務職にチャレンジしてみてくださいね。