株式会社ラビットの導入事例

視覚障害者向けの支援機器の販売、サポートを行っております。

経理関係の業務やスポットでマニュアルの清書などをお願いしています。

それまでは私が経営を担いつつ、経理事務を全てやっていましたが 他のことを考える時間がなくなってくるようになり課題を感じたことがきっかけです。 経営者である私にしかできないことに注力するため、導入を検討しました。

オンラインアシスタントについては、1～2年ほど前に解決策をインターネットで調べた際に「オンラインアシスタント」というサービスがあることを知りました。

社員に頼む、アルバイトを雇うなど様々な選択肢を検討しましたが 、オンラインアシスタントが当社には合うのではないのかなと思い、利用することに決めました。

実は、はじめはフジ子さんではなく、他のオンラインアシスタントサービスの契約を進めていました。 ただ、契約を進める中でコンサルタントからプライバシーマークを取得していない企業はリスクがあるとアドバイスをいただき、結果契約しませんでした。 そこで再度オンラインアシスタントを検索する中でプライバシーマークを取得しているフジ子さんを見つけ、事務代行をお願いする上で安心安全だと感じた点が利用する決め手です。

当社はプライバシーマークを取得しています。そのため外注先においても同じセキュリティポリシーを求めることで、弊社のお客様へ自信を持ってプライバシーマークを取得していると伝えることができます。

不安な点はたくさんありましたが、一番いいと感じた点は、フジ子さんは「チーム制」である点です。 他社では専任が1人つく体制が多いので、対応が早く融通が利くといったメリットがあります。 しかし、フジ子さんはチーム制なので、業務が軌道に乗るまでは時間がかかることもありますが、軌道にのると担当が辞めても業務が回らなくなるという懸念がありません。 長い目で見ると、ラビットにとっては合っていると思いました。

また、10人ほどの企業規模の場合、業務が一人に集中してしまいがちですが、その人が退職してしまうと業務が回らなくなるという課題があります。 しかしチーム制のフジ子さんを導入することで退職によって業務が止まるという課題を回避できる点に非常にメリットを感じています。

契約開始直後は、作業がちょっと上手くいかなかった時などに、もっと会話をするべきだったと思います。今は新しい作業を頼むときはミーティングをするようにしています。月15分でいいのでコミュニケーションの時間を取ると、認識の祖語を防ぎ、お互いにスムーズに進めることができると思います。

自分の作業に集中できるようになりました。 軌道にのるまで数か月ありましたが、現在は「私がやるべき仕事」に注力する時間が生まれています。 またフジ子さんに依頼してからは「どう仕事を頼むといいか」「この業務をフジ子さんに依頼するとどうか」という視点で業務を俯瞰するようになっています。

社会福祉法人やNPOの役員もしているので、そのような場で人手不足という話が出たときに、フジ子さんのサービスをおすすめしたことがあります。 「コストがかかるんだったらいいよ」と言われることもありますが、社員や自分自身が実施する場合もコストがかかるので、社員コストとぜひ比較してみてほしいと思います。

また、私は社員には本業に直結した業務を頼むべきだと思っています。 人手不足が進んでいる時代ですので、事務や機械化できる業務はフジ子さんにアウトソースし、社員は営業や技術など会社を守る本業に注力していくのがいいと考えています。