株式会社イートバランスの導入事例

健康に関する情報をWebを使って発信しています。

事務全般を依頼しています。 具体的には、お客様へのお礼やご案内連絡から入金確認まで幅広くお願いをしています。

実は以前は会社勤めをしており、副業として今の事業を行っていました。 最初は副業でしたが、ありがたいことにだんだんと個人でできる業務量を超えてきてしまい、課題を感じたことがきっかけです。

決め手はフジ子さんはチーム制で対応いただけるので仕事が止まらない点です。 個人で請け負うタイプの事務代行あるのは知っていましたが、個人に依頼した場合、担当者が体調不良になった際の対応が不安でした。 また、知り合いや個人への依頼でミスがあった場合は言いづらいですが、フジ子さんには気にせずコミュニケーションがとれる点もいいと感じて決めました。

不安よりも、やっとお願いできるという気持ちが強かったです。

ただ、最初は自分の業務を言語化して伝えるという作業がすごく大変でした。 最初は自分がやった方が早いという気持ちになってしまいますが、アウトソースできる業務を自分で抱えていても状況は良くはならないため、最初は手間や工数がかかっても言語化して手放していくことが重要だと思います。

月1回打ち合わせを行うことで、作業が円滑に進められたと思います。 最初は苦労した言語化の部分も、打ち合わせで概要をお伝えし、その内容をフジ子さんがマニュアル化してくださいました。そのマニュアルを両者が確認することで認識のずれを防ぐこともできましたし、マニュアルにまとめたことで現状の業務が俯瞰でき、振り返りや改善にも活用ができました。

使っていくうちに自分なりのフジ子さん活用法を模索できるのがフジ子さんのいいところだと考えます。 例えば、弊社は最初のうちはメール対応だけを検討していましたが、コミュニケーションをとる中で対応範囲の広さが分かってきて、少しずつ依頼作業が増えていきました。半年ほど経った頃には結構な作業量を依頼していたと思います。 その後会社員をやめて事業に集中してからは、自分でできる作業は自分で巻き取り、依頼量を減らす時期や、逆に別のことに集中するために依頼量を増やす時期など変動があります。 依頼内容や時間を、事業フェーズや時期によって柔軟に変更できる点が使いやすいポイントです。

また対応の丁寧さもとても助かっています。 忙しくて自分で頼んだ作業の中身を忘れてしまったときも、「この様に伺っています」と分かりやすい状態で返していただけたり、メール作成業務を依頼した時も、「このようにお送りしますがよろしいでしょうか？」と送付内容の事前確認を入れてくださるなど、自分が伝えたことと相手に伝わっている内容の認識合わせをしてくださるので安心感があります。

あとは、会社で働いていた時は同僚や後輩に複数依頼があったとしても、遠慮してすべてを伝えることが難しい場合がありました。その点フジ子さんはタスクを一度にお渡ししても、きちんとToDoリストで管理して1つずつ丁寧に対応してくださるので、会社で1人雇用するより使いやすい点があります。

自分の時間が増えたところが大きいです。 1月に出版したのですが、本を作るということは、本を書く時間だけではなく、プロモーションなど他に時間を確保しなければならない業務が多くありました。

様々なプロモーションを検討する中で、手が付けられない部分を全部フジ子さんがやってくれて、すごく助かりました。 ルーティン作業をフジ子さんに頼んで手放せたことで、どのくらい時間が確保できるかという予想も立てられ、新しいお仕事に対して「できます」と答えられる余裕があったのは大きかったです。 フジ子さんに依頼している分、自分の時間が確保できるという心理的安心感は個人事業主にとっては大きいのではないでしょうか。

ちょうど今、個人でお仕事されている方におすすめしようと思っていますが、「誰でもできる仕事」を外注するという方法は、とてもおすすめです。 個人で仕事をされている方は、経営者にしかできないことに時間を確保できるようになるため、とても良いんじゃないかと思います。 初めは打ち合わせをして、言語化していくことを意識すると上手くいきやすいと思います。