株式会社kickflowの導入事例

「使いやすさ」と「機能性」を両立したクラウドワークフローkickflowの企画・開発・運営・販売を行っています。

メールマガジンの作成やセミナーの運用ディレクション、事例記事の掲載、月末事務作業などを依頼しています。
弊社では全ての業務においてツールやAPIを使って自動化をする前提ですが、これは自動化できないねというときに、フジ子さんに依頼しています。
正直、私達めちゃくちゃフジ子さんをうまく活用できている自信があります！

契約当時はマーケティングを1人で担っていたので、現在フジ子さんに依頼している業務も全て私が行っていました。 寝る間も惜しんでメールマガジンを作ったり、セミナーの準備をしたりなど、端的に言うと「やるべき仕事に専念できない」という課題がありました。

検討時は他社も40社ほど資料請求し、全てのサービス形態や特徴なども洗い出したうえで、数社と商談をしました。 その中でフジ子さんはコストが安く、契約期間の縛りもないため「とりあえず1ヶ月試してみよう」とトライしやすかったことが決め手となりました。
2時間の無料トライアルもありますが、依頼したことに対してのクオリティをしっかり見て判断したかったので、初月1ヶ月をトライアルと捉えて契約しました。利用してみてもしダメでも、1ヶ月なら3～5万程度の損失で済むので、それほどリスクはないですしね。

また長期継続性を考えると、「アシスタントのケア、マネジメントができる組織体制なのか」、「Pマーク取得など情報管理がきちんとなされているのか」という観点でも各社比較しました。フジ子さんはその点ガバナンスがしっかりとした会社ということもあったため、安心して契約ができました。

社員は積極的に採用していますが、あくまで自分の本業に集中してほしいと思っています。コア業務で活躍してほしいと思っているので、例えば営業事務、マーケティング事務、といった方はいらっしゃいません。そのため、ノンコア業務についてはフジ子さんにかなりお願いしている状態です。

また、事務スタッフを雇わない理由としては他にも2つ挙げられます。 まずは1つはコスト面です。 フジ子さんを利用した場合、プラン50だとしても12万円、プラン100だとしても24万ですよね。 雇用保険等の必要経費を考えるとすごく低コストで済みます。

もう1つはマネジメントや教育の工数という観点もあります。フジ子さんの場合は、アシスタントの人事評価制度の設定や面談、仕事とのマッチング・フィッティングなど、個々人のケアやプランニングはBPOテクノロジーさんがやってくれて、私達企業側はタッチする必要がないので、業務的にも感情的にも非常に楽です。もちろん働くうえで気持ちよく働いていただくことは大事なので、明確な指示を出す、ハラスメントをしない、などは企業側が注意しないといけないとは思いますが、それでもなお企業サイドの負担はかなり減りますね。

弊社としては、どんな人がアシスタントについてくれるかに全てかかっていると考えていたため、そこが一番気になっていた部分ですね。
契約時にも、「このツールの使用経験がある人をアサインしてください」と要望は伝えたのですが、フジ子さんは指名制でなくチーム制をとっているため「考慮するが確約はできない」と言われました。サービスの特性上それは仕方がないことではあると思うのですが。
でも、ふたをあけると、担当のメインアシスタントの方が「このツールも、あのツールもいける」といった感じでレベルが高かったです。 最初の1か月でその方のキャラクターや能力、スピード、仕事のやり方など総合的に見て、「私たちが依頼したいことはお願いできそう」と判断して利用を継続しました。

また、チーム制なのでメインアシスタントの方が不在時は他の方が対応してくださるのですが、「メインの方じゃないからいつもよりうまく回らない」といったことも一切ないですね。 その辺りはフジ子さん内でマニュアル化、引継ぎ、教育してくれているんだと感じます。
業務が止まらず、クオリティも落ちないのであれば、それに越したことはないので、そのための引継ぎ・教育の時間はどんどん使ってもらって構わないと思っています。

初めの4ヶ月ほどは週に1回程度、定例の打ち合わせをしていました。 依頼する側の発注力で上手くいくかどうかが決まると思っていたので、必ずドキュメント化し、マニュアル作成の工程も工夫しています。 まず私が動画を撮ってフジ子さんに渡して、その動画を見て作業とマニュアル作成をお願いするとかですね。 マニュアルのおかげでメインアシスタント以外の方に対応いただく際も、特に問題はありません。

今フジ子さんと契約している時間分は丸々リソース削減が実現できています。 もちろん最終確認、決裁はユーザーで行う必要があるため、こちらの作業が完全にゼロになるわけではないのですが、フジ子さんは定型業務や細かな確認を的確に行うことが得意なので、そういう業務はむしろ自分たちでやるよりもミスや不具合対応などの手間が少なく、時間効率が良いと思います。

実は以前、フジ子さんと同様のサービスで他社を利用したことがあるのですが、その際は「セミナー自体の企画ができる」、「マーケティングのコア部分を考えられる」という謳い文句に期待して利用しました。 ですが、やはり自社事業のコア部分を外注して上手くいくわけはないですよね。その経験から考え方を変えて、事業のコア部分は自分たちでしっかりやり、そこに時間が割けるようなサポートをしてくれるところに焦点を絞って探しました。
結果、ノンコア業務を予定通り手放せて、私や他のスタッフも自分たちがすべき業務に集中できる環境になりました。

また先ほども申し上げた通り、弊社は社内全体の業務を自動化しており、どうしても省けない人の手が必要な部分をフジ子さんに担当してもらっています。 現在はフジ子さんへ作業を依頼するフローも完全に自動化されており、社内ではこういうフローを「フジ子システム」と呼んでいます(笑)。
新しい業務が発生したときも「自動化か、フジ子さんか。どっちで行く？」といった会話が社内でよくされていて、ワークフローを組み立てる時にフジ子さんは無くてはならないパーツになっています。

フジ子さんは恐らく真面目な方が多いのか、チェックの精度は弊社のプロパー社員より高いです。そういった方がきっちり作業をしてくれて、それをちゃんと続けてくれるということは、実はマーケティングにおいてかなり価値があることだと思っています。正直、「もっと価格が高くても良いのに」と思うくらいです。

検討されている方へのアドバイスとしては、「忙しいから上手いことやっといて」といった雑な依頼の仕方だと、フジ子さんは上手く回らないと思います。 依頼する側の発注力も問われるので、依頼する際はマニュアル化やドキュメント化を意識してお伝えすることをおすすめします。