設備機器関連企業の導入事例

国内外に拠点を持ち、住宅関係の製品やサービスを提供しています。

イベント開催時の一次窓口としてメールの受発信対応や、社内外の資料の修正業務、 あわせて事業に関連するニュースリサーチ・情報収集、他にも英語での翻訳・サマリーを依頼しています。単純作業だが量が多いとミスが起きやすい業務から、専門スキルが必要な業務まで幅広く依頼しています。

これまでもアウトソースで業務を回していましたが、担当アシスタントの交代により質が低下してしまったので、費用対効果を考えフジ子さんを含めて複数社比較検討をしました。

数社比較検討をした中で、他社は40時間や50時間契約からですがフジ子さんは10時間から契約ができたので短時間から始められる点が決め手でした。
お手頃の価格帯だからこそ、社内承認のハードルもなく導入することができました。
また契約前にトライアルを実施して、「もうフジ子さんにお願いしよう」スムーズに決まりましたね。

チーム制だからこそ個人名や顔が見えない環境だったので、 どういう人がフジ子さんとして働いているのか、セキュリティの観点から情報の取り扱いはどうなっているのか、気になりました。 そこで営業担当の方へ問合せをしたり、フジ子さんのホームページや個人の方がされているブログ等で「アシスタントが受けねばならない研修が多くある」といったことや「採用テストを受けたけどこんなに難しいと思わなかった」といったコメント等を見て社内で提言しました。

依頼する側は依頼したい内容・希望納期をはっきり固めて依頼するように心がけています。
最初のステップでこちらがどれくらい明確に伝えられるかによって、完成度や途中の軌道修正のしやすさが変わると感じているためです。 基本的には作業のステップを1回で伝えられる指示書を作成して依頼するようにしており、指示書のおかげですれ違うことも少ないです。
逆に納期を明確化していないと思ったより納期がかかったことがあったため、即日対応はできない点などを踏まえて反省材料にし、それ以降は計画的に依頼をしています。また別の担当者はミーティングを活用して依頼しているケースもあります。

メールの問合せ対応やイベントの受付業務など、1つ1つの作業は単純だけれど量が多いとミスが起きやすい業務を依頼することができ、その時間を企画検討や自分にしかできない業務に使うことができる点が良い仕組みだと感じています。
また、英語の翻訳スキルやWEBの専門的な作業も1から自分で調べると時間がかかりますが、フジ子さんのエキスパートに時間を決めて依頼することで業務効率化につながっています。
さらに専門スキルが必要な業務を1件1件別業者に依頼すると時間がかかってしまいますが、そこをまるっとまとめて依頼できる点も時間の短縮につながっています。

社内に派遣社員の方もいますが、派遣社員だと職務範囲が決まっていたり、そこだけで手いっぱいになり柔軟に対応いただくのが難しく依頼がしづらいことがあります。今後はその部分をうまくフジ子さんに依頼していきたいと考えています。

人によって得手不得手や経験値の違いから対応が難しい業務もあると思うので、足りない部分を補う、時間を効率的に使えるサービスとして、とても使い勝手がいいと思います。
自分の苦手な分野の業務を抱えている方や、時間効率を目指している方はぜひフジ子さんを活用するとメリットがあると思います。