キャラクタービジネスです。主に自社キャラクターの参加ライセンス事業を展開しております。

ライセンス契約に関する問い合わせ対応が主ですが、毎月の請求書発行などの経理業務も依頼しています。そのほか、イベントのチケッティング、違反動画の削除依頼など、サイト運営に関わる事務作業などを依頼しています。

事務作業が増えてきたので、人手を欲していました。

10時間単位で最短1か月から契約できるなど、依頼・契約面が柔軟な点や、月3万円台からと他の外注サービスと比較してリーズナブルなこと、無料トライアルで実務能力の事前チェックができることが大きかったです。

作業依頼の出し方やコミュニケーションの取り方、業務のスピードや費用対効果といったコスト面においての不安はありました。

Discordを導入し、社内業務の調整はDiscordで完結するようにしました。
社外との調整はメールなので、受信したメールはDiscordに転送されるよう設定しました。疑問点があればDiscord上でスレッド化すれば、どの案件に関するものかがスムーズに特定でき、対応の効率化につながります。メールアドレスの管理やファイル共有はGoogle Workspaceを活用するなど、導入期に業務フローをしっかり設計したことが、不安解消につながりました。

当社はもともと全員がリモート勤務だったため、導入のハードルは低かった一方、やはり導入初期の4〜5ヶ月間は、「どの業務をどこまで任せるか」という切り分けに悩む場面もありました。しかし運用を重ねるうちに「この業務も任せられる」と自然に依頼の幅が広がり、結果的に社内の負担は確実に軽減されました。

業務を増やしていく際も、一度しっかりフローを構築しておけば対応がスムーズになると感じています。
仮に今の業務量が倍になったとしても、二人目・三人目へと拡張する際に同じ仕組みを適用できるため、スムーズに運用を拡大できるという手応えがあります。

以前は私自身がライセンス関連の問い合わせ対応を担当しており、かなり時間を取られてため、営業活動に十分注力できない状況でした。
現在では、その業務をほぼフジ子さんにお任せできるようになり、案件獲得に向けた取り組みの余裕が生まれています。
「業務が増えても対応できる」という安心感が得られたことで、「もっと案件を取りに行きたい」と常に前向きに考えられるようになったことは大きな変化だと感じています。

メリットは、質の高い業務ができる方が担当してくださるので、ある程度の業務は安心して外注できます。それにより、自社であふれてしまったさまざまな業務を受け止めてもらえるのは大きな助けになっています。
フジ子さんは全体的にスキルレベルの高い方が多いと感じており、通常の採用活動ではなかなか担保しにくい人材のクオリティが確保されている点も大きな魅力です。
一方で、基本的にオンラインで完結する作業に限定されるので、商品の現物確認などが必要な作業は依頼が難しいです。簡単な袋詰め作業などが発生した際に、これも一緒にお願いできたらと思うことがあります。
また、発注業務のように意思決定と支払いが伴う業務は、フロー設計をどう切り分けるかが課題となり、フローを整理しながら上手に活用していく必要があると考えています。

少なくとも事務処理レベルの業務であれば、安心してお任せできる方々がいるサービスだと自信を持っておすすめできます。
実際、私は中小企業診断士という立場もあり、周りの経営者仲間にも紹介しています。
導入期はフロー構築がネックになることもありますが、SlackやDiscord、Chatworkなど、やり取りに使うツールを一つ決めて整備してしまえば、その後はスムーズに業務を依頼できるようになります。うちも導入時にDiscordを整備したことで活用が一気に進みました。

加えて、人材のクオリティが高いのも大きな魅力です。
自動化やAIを活用していても、問い合わせ対応や調整業務など人の関与が欠かせない部分は必ず残ります。そうした部分を高スキル人材に任せられるのは非常に心強く、管理の手間を増やさずに、確かなスキルを持った方に業務を任せられるというのは、同じように人材確保に課題を抱える企業にとって非常に大きなメリットだと思います。