「少しでも面倒だと思う仕事は全部振ってください」と言われ、攻めの仕事に集中できるように。
- SNS業務
- コール業務
- マーケティングサポート
- 営業事務
導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- メールの問い合わせを受けてくれる人を探していた
● 決め手になったポイント
- 値段が安く、契約期間の縛りがないので、お試し感覚で始められた
● 効果
- 「フジ子さん」の中で採用して、育成し、引き継ぎもしてくれるのでマネジメントが不要
gooddo株式会社様は非営利団体（NPO）及び非政府組織（NGO）に対するマーケティングや広報の支援およびコンサルティングを行っています。
より多くの人が「いいこと」に出会い行動できる機会を増やしていく、ちょっといい明日づくりに全力で挑戦しているgoddoo様は、フルタイム1人分の時間をフジ子さんへ業務依頼。様々な業務を依頼するに至るまでどのような過程や工夫があったのか伺ってまいります。
INDEX – 目次 –
＼ 3分でわかる ／ フジ子さんのサービス資料をダウンロード
Q. はじめに、「フジ子さん」導入の経緯を教えてください。
中村 様：
社員が少数先鋭のため、業務効率を上げることを目的に業務を整理し、社員以外でも対応可能な業務はアウトソースしていきたいと考えていました。
Q. 「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
中村 様：
コストが安かった点と、契約期間の縛りがなかったので「とりあえずやってみようか」と始めることができた点です。
導入前に無料トライアルをしたので特に不安もなかったですね。
トライアルで確認したかったのは、「どのくらいの指示で何をしてくれるのか」という点でした。試してみると、1から10まですべて説明しなくても意図を汲み取りスムーズに実施いただけたため、安心して導入することを決められました。
導入前スキルチェックや依頼作業の整理におすすめ
Q. 業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか？
中村 様：
依頼する際に気を付けていることは、テキストやミーティングでしっかりとコミュニケーションを取り、 早い段階でお互いの認識を一致させることです。 また新たな依頼をする際は、最低限してほしいことを箇条書きなどで簡単にまとめた”マニュアルのベース”を作ってお渡ししています。
「フジ子さん」に、弊社が作成した”ベース”への肉付けをしてもらうことで、より精緻なマニュアルを一緒に作り上げています。それら一連の流れの中で弊社業務への理解もどんどん高めていただいています。
なお、依頼する業務は「お互いに言語化できるもの」を依頼するようにしています。 「フジ子さん」にかかわらず、仕事を依頼する上で言語化できないと、依頼された側が正解が分からず都度こちらの判断が必要になり効率も良くないため、言語化がしづらい業務は社員が実施します。
導入後、様々なメンバーから「こういう業務は「フジ子さん」にお願いできるのか？」という声が増えたので、BPOテクノロジーのプランナーに弊社内向けの説明会を実施いただきました。 そこで依頼業務の事例などを詳しく教えていただき、「こんなこともできるんだ」という気づきから、社内全体の理解も深まり依頼業務も広がったのでいい機会となりました。
導入後、よりスムーズに活用いただけるよう、社内説明会や質問会などもオンラインで実施可能
Q. 「フジ子さん」に依頼する場合のメリットはありますか？
中村 様：
2つあります。
まずはスタッフの退職に伴う採用・育成などのマネジメントが不要になるという点です。 社内で特定の人に作業を任せていると、その人が辞めてしまったら、後任を探して引き継ぐ必要がありますよね。対して「フジ子さん」に任せると、「フジ子さん」の中で採用・育成・引継ぎなどを行っていただけるので、本当に助かっています。
2つ目は、1人分のコストで10人雇っているくらいマルチ対応が可能なことです。
弊社は現在160hプランなので、フルタイム人材1人分の時間をお願いしています。 社員や派遣・アルバイトで対応してもらおうとすると、「この人はデザインはできるがライティングはできない。だからライティング出来る人をさらに別で確保して･･･」と何人も人材が必要になってくるのですが、「フジ子さん」の場合は、その作業が得意な方を、必要な時間だけアサインしていただけますし、難しい業務の依頼でも「得意な人が担当するので全然問題ないですよ」と言ってくださり、本当にありがたかったです。
対応範囲が広く、「フジ子さん」1つの契約で10人ほど雇っているような感覚があります。なので、まずは「フジ子さん」に相談してみようというかんじで、とても頼りにしています。事業のコア部分は自分たちでしっかりやり、そこに時間が割けるようなサポートをしてくれるところに焦点を絞って探しました。
結果、ノンコア業務を予定通り手放せて、私や他のスタッフも自分たちがすべき業務に集中できる環境になりました。
オンラインアシスタント®「フジ子さん」のチーム制
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
中村 様：
社員の私たちにしかできない、攻めの仕事に集中できるようになりました。
少数精鋭で社員各自が専門分野を持っていますが、初期のミーティングの際に、BPOテクノロジーのプランナーに「少しでも面倒だと思う仕事があれば、全部振ってください」と言っていただいたことがきっかけで、「なくてもいい業務はお願いして、社員は自分にしかできないことをしよう」と社内全体で思えるようになりました。
もし「フジ子さん」を利用していなかったら、「これが自分の仕事だから」とアウトソーシング可能な業務にも工数をかけてしまっていたと思います。現在は、社員みんながコア業務かノンコア業務かを意識しますし、ノンコアを手放すことで確実にコア業務の効率も上がるので、ミーティング等でも「この業務、「フジ子さん」にお願いして回していくにはどうすれば良いかな」と考えながら仕事を組み立てていくことも多いほどです。
Q. 「フジ子さん」のおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
中村 様：
実はすでに何社かへご紹介しており、小さい規模で人が足りない組織には必ずおすすめしています。 チームが10人程度のところや、「人手が足りない」「時間がない」「細かい作業が多い」「業務が多岐にわたる」という悩みをお持ちの方には特におすすめです。
検討されている方へのアドバイスは、最初に依頼側がしっかりと「何の作業を依頼したいのか」を明確にしてお伝えするという点です。 逆に手順書などはそこまで作りこんでお渡しする必要はなく、進めていただく中で認識の齟齬がありそうであればミーティングなどを通して擦り合わせを行うと、マニュアルの精度も上がり、作業も安定してどんどんお任せできるようにります。そのため、最初に手厚めのコミュニケーションをとられることをおすすめします。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、細かな定例業務はフジ子さんへ集約。社員が本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ業務が止まらない
オンラインであり、チーム制だからこそ、メインアシスタントが不在でも業務が止まらずクオリティが落ちないよう、マニュアル化、引継ぎ、教育を実施。
