睡眠時間が取れないほど忙しい時期をフジ子さんで乗り越えた。
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導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- 当時のことを覚えていないくらいとにかく忙しかった
● 決め手になったポイント
- 1分や5分程度の小刻みな業務があるため、フジ子さんの分単位で工数計上される点がよかった
● 効果
- 業務改善に時間を使えるようになった
今や当たり前となった、ネット配信において食材や料理の撮影やコマーシャル、テレビ番組、YouTubeなどの撮影で利用されるレンタルスタジオ事業をいち早く展開し業界のスタンダードを牽引してこられた株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット様。現在はレンタルスタジオ事業を事業譲渡し、自社環境での活用を活かしてお客様の経営課題を解決するためのITツールのコンサルティング・提案・導入サポートを行っています。
オンラインアシスタント®「フジ子さん」を5年以上利用いただいており、熟知された使い方を伺ってまいります！
INDEX – 目次 –
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Q. はじめに、フジ子さん導入の経緯を教えてください。
草間 様：
私が経理や受発注の対応、Webサイトのデザイン、さらには自社における自動化の知見を活かしてお客様へのコンサルティングから導入提案までを担っていたため、睡眠時間が取れないほどとにかく忙しい状態でした。 新たに人を雇用することも検討しましたが、忙しくて一から教える余裕がない上に、育つのに年単位で時間がかかる、頑張って育てた人が辞めてしまうということも避けられません。
また、私としては新たに雇用した人に業務が属人化してしまうことも防ぎたかったですし、会社としては、社員を1人雇用すると社会保険料など毎月のお給料以外にも高額なコストがかかることより実現しませんでした。
Q. オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
草間 様：
リソースが足りていなかったタイミングでお客様よりオンラインアシスタントというサービスを聞き、他社とも比較した結果、チームで働いてくれる点と、分単位で工数計上される点からフジ子さんに決めました。
チーム制については、業務の属人化を防ぎたかったため魅力を感じました。
また計上方法については、他社が15分単位で計算するところ、フジ子さんは1分単位で計算してくれます。 弊社の場合、業務は大体ロボットが自動で作業してくれるRPAシステムを使っていますが、どうしても人の手が必要な作業があります。例えば管理画面を開いてボタンを押すだけ、画面を開いてダウンロードするだけ、といった1～2分程度の作業です。
その1～2分の作業を15分で計上されるのはもったいないという気持ちがあり、分単位で工数計算してくれるフジ子さんに決めました。
オンラインアシスタント®「フジ子さん」は1分単位の計上
Q. 業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか？
草間 様：
とにかく忙しすぎたので、自分の業務の棚卸をして依頼する業務を整理して･･･なんて時間はありません。 ですので、契約当初は普段の私の業務を朝から順に「この仕事は頼めるだろうか」と片っ端から相談してみる形で進めました。
例えば、「朝イチでパソコンを起動してメールチェックをしているから、これをフジ子さんに頼めないか」、「次は受発注業務をしているから、これも頼めないか」、といったような感じです。伝えたことをフジ子さんに作業してもらい、それを細かなマニュアルに落とし込んでもらう作業をお願いしていきました。
そうやって私の業務一連を依頼し、マニュアルで可視化してもらうと、必要な業務と必要ない業務が見えてきたので、そこから工程を簡略化し、簡略化したフローでシステム開発をするような流れで進めました。
また最初の頃は、依頼する際にスプレッドシートでマニュアルを作っていましたが、現在は作業の様子を動画にとって共有し、その動画を見ながら作業実施とマニュアル作成をしていただいて、分からない部分は質問してくださいという形で進めています。
動画を撮るだけであれば手間も少ないので、自分自身の工数を減らすことにもできています。
作業内容を共有いただき、マニュアルの依頼から可能
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
草間 様：
会社として営業やサービス改善をやり続ける必要がある中で、そこに割ける時間が増えたと感じます。 フジ子さんを導入した当時は、本当に頭がいっぱいで業務改善を考える余裕がなかったのですが、今は作業をフジ子さんに振って対応いただくことで、業務を俯瞰してみることができ、業務改善に手をかけることができています。
また、私自身が出産したのですが、仕事を抱えていたので産休・育休を取ることができませんでした。 私がいない間業務が止まってしまうのではと考えて真っ青になりましたが、フジ子さんに経理系の定型業務は依頼していたので、ギリギリなんとか業務を止めずに済みましたし、 Webサイトの更新なども、スマホからSlackでフジ子さんへ指示連絡ができたので、育児中でも業務を進めていただくことができました。 昨今、育休時の代替社員を8割の企業が用意できていないとニュースで言われていますが、「弊社はフジ子さんでなんとかできました」と世の中の企業にお伝えしたいです。(笑)
最後にこれは自戒の意味もありますが、フジ子さんを導入したことで、1つの業務を自分の手で持ちすぎないようになり属人化を防ぐことができるようになりました。
Q. 「フジ子さん」に依頼する場合のメリットをお聞かせください。
草間 様：
長く利用しているので、たくさん思いつきますね。
1つ目はフジ子さんがチーム制のため、業務が止まることがないということです。 会社は止まれないので、これはとても大きいことだと思います。 また、社員1人の方に対して10個や20個の業務をお願いするとパンクしてしまいますが、チーム制のフジ子さんはそういったことがなく、追加で業務をお願いしやすい点もありがたいです。
2つ目は対応力が高いため、こちらも気兼ねなく様々なことにチャレンジできる点です。
幅広い業務をカバーしていただけますし、新しいフローになったとしてもすぐに対応していただけます。 お互いタスクが漏れないように、タスクボードでしっかり管理していることもありますが、幅広い業務に対応していただける点に関しては、5年を過ぎた今でも「ここまで対応できるのか」と感心することが多いです。
3つ目はアシスタントのレベルの高さによる安心感です。
知見がある方が揃っているため、例えばバナー作成をお願いしたとしても「形式はどうしますか？」「サイズはどのくらいですか？」など、こちらがそこを意識していなかった場合でも、フジ子さんが上手く質問をしてくれて、手戻りが少なくなるようにしてくれます。 また、フジ子さんはルーチン業務や定型業務をとても正確に対応してくださるのですが、毎日・毎月の定型業務や経理の業務をやり続けるというのはそれなりにスキルがないと難しいことだと思います。 私は新卒社員の教育で大変苦労した経験があるのですが、フジ子さんは何かしらの理由でフルタイムで働けない方がアシスタントされているので、みなさんスキルがとても高いです。 業務を定形化できたらそこはフジ子さんへお任せして、社員には0から1を作る仕事、作り出し続ける仕事をするべきと私は考えています。
4つ目は経営観点からリスクとコストを低減させることができる点です。
正社員を一人雇って対応してもらう場合と、フジコさんにお願いする場合とでは、一人雇うか、チームを雇うかの違いがあります。チーム制をとっているフジ子さんの場合は、雇用に伴う様々なリスクを分散させることができますし、諸経費込みの価格で安価にサービスを提供してくださるのでトータルコストも低減させることができます。
Q. フジ子さんのおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
草間 様：
検討されている方へのアドバイスは、弊社の手前味噌になりますが3つお答えします。
1つ目は、フジ子さんとやり取りできる業務ツールは1箇所にまとまっていることが重要です。 弊社が基幹システムを導入しているということもありますが、使うツールのアカウントをいくつも作る必要がなく、フジ子さん用に1つだけ作ればスムーズに始められます。
2つ目は、抵抗感があるかもしれませんが、自分の業務をもう一度見直すことが改善につながるということです。 フジ子さんに一旦作業を全てお願いし、フジ子さんが実施する工程を見るだけで、「この作業は無駄かどうか」と俯瞰して考えられるようになります。それによって得られる影響は大きいのではないかなと思います。
3つ目は、バックオフィス業務専任の方特有かもしれませんが、業務を手放して人に任せることは新しいことにチャレンジするチャンスと考えることです。 私もそうだったのですが、業務を渡す社員の立場からすると、自分の仕事が無くなるようで不安に感じる方もいると思います。ですが、業務改善や新しい手法へのチャレンジなど、これまで出来なかったことができるきっかけになるので、一度飛び込んでみてほしいと思います。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ幅広い業務の依頼が可能
オンラインであり、チーム制だからこそ、社内の忙しさに左右されずに依頼が可能。依頼された業務に合わせてチームが対応するため、日々の定型業務から専門業務まで幅広く柔軟に対応いたします。
