諦めかけた年単位の業務ボリュームをフジ子さんならAIよりもスムーズに進められた
- マーケティングサポート
導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- 社員だと年単位の時間を要する業務に企業規模を理由に諦める事をせずなんとか挑みたかった
● 決め手になったポイント
- AIよりも、依頼業務にイレギュラーが起きた際の確認・軌道修正がスムーズで手戻りが少ない
● 効果
- 「しなければならない」業務と並行して「したい」業務も進めることができ、仕事の質やモチベージョンの向上につながった
清潔で快適な⽣活をサポートする「ソーシャルインフラ」を担う企業として、高品質なポリ袋・ゴミ袋を提供されている日本サニパック株式会社様。 業界では数少ない自社工場による一貫した生産体制を築いていることに加え、インドネシアのバタム島に工場をもち、日本品質の徹底した管理のもと、高品質な製品を安定的に供給していらっしゃいます。
今回はAIと比較検討してオンラインアシスタント®「フジ子さん」を選んだ理由や決め手などを伺ってまいります！
INDEX – 目次 –
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Q. はじめに、フジ子さん導入の経緯を教えてください。
水澤 様：
営業や経営判断の基盤となるデータの整備を進めていたところ、数万件に及ぶデータの入力・整理が必要であることが判明し、 日常業務と並行して対応するには年単位の時間を要するため、データ整備に専念できる人材の必要性を強く感じていました。
大手企業であれば人員を投入して短期間で対応できるかもしれませんが、私たちのような中小企業では1名で対応せざるを得ず、途方に暮れていたところフジ子さんを知りました。大手企業でなければ扱えないような膨大なデータの入力をフジ子さんが引き受けてくださり、私たち中小企業でも、大手に引けをとらないレベルのデータ分析に取り組めることを大変嬉しく思っています。
Q. オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
水澤 様：
低コストで、10時間単位で契約時間の変更ができる、繰越プランがある、対応業務範囲が広い、といったメリットの多さから、使い勝手がよさそうと感じたためです。
AIによるデータ入力も選択肢としてありましたが、まだ精度100％を謳っているサービスはありません。また期待通りの結果が返ってくるまで何度もプロンプトを見直す必要や、下記課題がありました。
①不規則データに弱い：特殊フォント・複数レイアウトで精度が激減
②修正・調整作業が頻発：認識データの目視確認・修正が多発
③想定以上の時間ロス：プロンプト修正工数がかかり、結果的に膨大な時間ロスに
④最終確認作業が発生：認識データの目視確認・修正が多発
一方、フジ子さんは作業を進めながらも例外時は都度確認を入れてもらえるためフジ子さんに軍配が上がりました。
AI活用も検討したが障壁が多くフジ子さんを導入
Q. フジ子さんを導入される際に、不安なことはありましたか？
水澤 様：
顔が見えなかったり、どこまでやってもらえるかなどの不安はありましたが、契約前から営業担当者がメールや電話で非常に丁寧に対応してくれたことより、早い段階から任せても大丈夫と考えていました。
実際に業務を依頼する際も、作業内容の説明や途中で発生した変更点について、丁寧かつ的確にご対応いただいております。
また、
業務の進捗についても随時共有いただけるため、安心してお任せすることができています。
Q. 業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか？
水澤 様：
工夫としては、毎月安定的に業務を進めていただくために、空き時間に対応いただけるような大きな業務を一つ設定しつつ、随時、優先度の高い依頼を先に対応いただくようお願いしています。
また、作業を依頼するにあたり、まず自部署内で「どのような業務を依頼できるか」「どのような依頼方法であれば円滑に進めてもらえるか」といった点について話し合いを行いました。 こうした議論は、フジ子さんとの契約前から継続的に行っていましたが、契約後はより意識して第三者にも分かりやすい伝え方を社内の複数人で実施するようになりました。
あわせて、もし想定した時間よりも工数がかかった場合は、分析と改善点の検討を実施しています。 例えば、以前に想定よりも時間がかかった業務がありましたが、分析と改善点の検討を行い、この業務はこのレベルまでの確認でOKと判断基準を追加したことで想定時間になりました。
フジ子さんは手順や例外時の記録を逐一残してくれるため、例外発生時の確認・共有・相談もスピーディに行え、スムーズな業務進行が実現できています。
対応履歴や例外時の記録から分析と改善点の検討を実施
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
水澤 様：
日頃進めなければならないコア業務に集中して取り掛かれるようになりました。 また、本来かなり残業をしてでも進めたい業務だったので、業務を依頼する事で「しなければならない」業務と同時並行で「したい」業務も進める事ができ、仕事の質やモチベーションの向上にもつながっています。
あとは、副次的な効果かもしれませんが、依頼するときの工夫としてお話した「第三者にも分かりやすい伝え方」を考える中で、コミュニケーションの丁寧さをより意識するようになったと感じています。
「月の契約時間の枠で何を依頼するか」を考える習慣も自然と身につき、定期的に業務の棚卸を行うきっかけが生まれたり、 業務を切り出して依頼するには業務内容を深く理解している必要があるため、社内業務への理解を深める動機づけにもなっていると感じています。
Q. 使っていくうちに分かったことや、良かったことがあれば教えてください。
水澤 様：
社員や派遣社員へ業務を依頼する場合には、その方が別で持っている他の業務との兼ね合いや稼働状況を考慮する必要があります。 しかし、フジ子さんは会社対会社の依頼なので、契約時間以外に考慮する必要がなく、私が依頼した業務内だけで優先順位を自由に決められる点が依頼のしやすさにつながっています。 さらに、社内がどれほど忙しい状況であっても、依頼した作業を着実に進めていただけることに大きな安心感があります。
極論ではありますが、お願いしたい作業がなくなった場合には契約を継続しない選択ができ、必要になれば再度契約することも可能です。 このように契約の有無を柔軟に選べる点は、社員や契約社員の雇用では得られない大きな特徴だと思います。
Q. .フジ子さんのおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
水澤 様：
業務が滞り、人手が必要な状況であれば、一度試してみる価値があると思います。
契約期間に縛りがないため、業務負荷が一時的に増加する期間だけ契約するという柔軟な活用も可能です。
また、契約や解約をある程度自由に選択できることに加え、依頼を通じてタスクの棚卸しができる点も魅力です。
契約した時間分は確実に対応していただけますし、依頼できる業務のバリエーションが豊富なため、「これもお願いできますか？」と気軽に相談できる点もおすすめです。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ幅広い業務の依頼が可能
オンラインであり、チーム制だからこそ、社内の忙しさに左右されずに依頼が可能。依頼された業務に合わせてチームが対応するため、日々の定型業務から専門業務まで幅広く柔軟に対応いたします。
