業務の『分断』をなくし、3倍の効率で企画に集中できる環境を実現。
- ECサイト運営業務
- 営業事務
導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- 委託先(BtoB)と自社(BtoC)の事業モデルの違いから、業務負担が増大していた
● 決め手になったポイント
- 最低契約時間が短い点
● 効果
- 『自分たちにしかできない仕事』に集中でき、体感3倍の業務効率化を実現
海底熟成ワインブランド「SUBRINA」の企画・販売を中心に、ダイビングと熟成体験を組み合わせた海底貯蔵サービスを手がける株式会社コモンセンス様。 オンラインが当たり前でない頃からフジ子さんを導入いただき、長期利用の一番の理由は「これまでの信頼」と言ってくださっています。その信頼が築かれるまでの工夫や導入のきっかけ、メリットを伺ってまいります！
INDEX – 目次 –
＼ 3分でわかる ／ フジ子さんのサービス資料をダウンロード
Q. はじめに、フジ子さん導入の経緯を教えてください。
青樹 様：
現在フジ子さんに依頼している業務を、以前は関連会社に委託していました。しかしBtoBの委託先では、BtoCに必要な細やかな対応が難しく、負担が大きかった点が課題でした。そのような中、知人を通じてオンラインアシスタント®の存在を知り、リサーチした結果、フジ子さんを見つけました。
Q. オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
青樹 様：
契約可能な最低契約時間が短かったことが決め手です。
当時は1人分の仕事量はなく、人を雇うにはハードルがありました。人を雇うとなれば、将来的なスキルアップのサポートや日々のマネジメントが必要ですし、単純作業だけではモチベーションを保つためのサポートも必要になります。そうした懸念や「暇を持て余させては申し訳ない」という思いを抱えずに、必要な分だけ最小単位から依頼できる点が選んだ理由です。
Q. フジ子さんを導入される際に、不安なことはありましたか？
青樹 様：
当時はオンライン会議が当たり前ではない環境だったこともあり、オンラインだけで完結できるのか、意思疎通に問題はないか、どの程度の時間がかかるのかといった不安がありました。また隣に座っていれば違っていてもすぐに伝えられますが、オンラインで文字情報のやり取りだけになるため、きっちりと決めることが増えますよね。自分自身にそれができるのかという不安もありました。
しかしもしうまくいくのであれば、当社にとってはとてもいいなと思い、スタートしました。
Q. 業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか？
青樹 様：
最初にマニュアルの作成を依頼しました。アウトソースするにしても、当社もマニュアルを見てできるようにしておかないといけないと思ったためです。現在も問題が起きた場合の対処法をマニュアルに随時追記してもらい更新しています。
同時にフジ子さんはチーム制ゆえに担当が変わることもあるため、属人化をよりミニマムにするため、ミスや時間がかかるポイントがあった場合は、「じゃあマニュアルをどういう風に変えるか」という部分にも突っ込んでいます。
属人化やミスがあった時はマニュアルの改善を検討
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
青樹 様：
自分たちにしかできない、僕たちがやるべきだと思っている「企画」に注力することができました。フジ子さんには20時間プランで依頼をしていますが、効率で言えば3倍くらいの体感で集中できる環境ができたことがとても大きいです。
業務が切り替わると集中も分断されてしまうので、企画以外の業務はできる限りアウトソースし、フジ子さんへも依頼することで「見る」だけにし、手を動かしたり気を使わなくていい点は本当に助かっています。
手放せる業務はアウトソースし、やるべき仕事に集中し効率化を実現
青樹 様：
また、人を雇うと将来的にどういう処遇をしていくのかその人の将来も一緒に考える「責任」や、その人がやりたいこと以外の仕事ややらなきゃいけない仕事をどうするかなどマネジメントが生じますし、ベクトルを合わせるのも簡単ではありません。
アウトソースすることで負うべきでない責任を切り分けることができ、心理的・時間的な余裕が生まれ、新しいことへチャレンジできるようになりました。
Q. 「フジ子さん」に依頼する場合のメリット・デメリットがあればお聞かせください。
青樹 様：
メリットは、やるべきことや最低限守るべきことをきっちりやってくれるので、安心して自社の業務に集中できています。 デメリットや改善点は特にありません。
仮にフジ子さんより安いサービスが出てきたとしても、乗り換えた時にどうなるか分からないリスクを考えれば、変えるつもりはありません。数値やサービスサイトでは測れない確かな信頼関係があります。
Q.フジ子さんのおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
青樹 様：
フジ子さんに限らず、全体像が見えておらず「明確なゴール（何がしたいか）」が設定できていない方には、文字情報だけのコミュニケーションでは難しいと思います。
隣にいる部下のように「空気を読んで拾ってくれる」ことを期待する方には向いていません。 しかし、明確な意図を持ち、具体的なお願いができる人にとっては、フジ子さんは素晴らしいサービスです。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ幅広い業務の依頼が可能
オンラインであり、チーム制だからこそ、社内の忙しさに左右されずに依頼が可能。依頼された業務に合わせてチームが対応するため、日々の定型業務から専門業務まで幅広く柔軟に対応いたします。
