ルールが明確にある業務はフジ子さんに依頼し、社員はコア業務に集中。
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- 秘書業務
- 経理業務
導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- 担当社員の産休入りに伴い、残された社員のコア業務集中や、業務整理・属人化の解消が急務となったこと
● 決め手になったポイント
- 契約後も依頼内容の変更が可能な点
● 効果
- 社員の手から業務が離れたことで、新たな挑戦や他のことに時間が使える
人材派遣を軸に人材紹介や教育研修、請負・BPO、外国人採用支援など、人と組織の課題解決を通じて地域に根ざしたオンリーワンの人材サービスを提供するアビリティセンター株式会社様。社員の育休をきっかけに、業務整理と属人化解消のためにノンコア業務のアウトソースを検討し、システム導入前支援と導入後の作業実施においてフジ子さんをご活用いただいている同社に、活用方法を伺ってまいります。
INDEX – 目次 –
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Q. はじめに、「フジ子さん」導入の経緯を教えてください。
仁野 様：
それまで対応していた社員が産休に入ることになったため、アウトソースできないか検討していました。 社員はできるだけコア業務に集中できるようにしたかったことと、業務の整理や属人化を防ぐことも考慮して、リモートでできる業務はあえて社外に依頼した方がいいと考えました。
現在は毎月定期で勤怠・経費のチェックをお願いしています。 社員の勤怠をチェックは、不備があるものをリスト化してもらう作業をお願いしており、経費精算については、インボイスが始まってチェックする項目が大幅に増えたので、社員からの申請に対してその辺りを主にチェックしていただいています。
また、他にも単発で資料作りや情報収集などをお願いしています。 毎月社内でエンゲージメントサーベイを行っておりまして、極端に上がったり下がったりしている人について、リスト上で色を付けてもらっています。 あとは、人事生産性の資料作りを毎月定期でお願いしています。
Q. 「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
仁野 様：
それまでは経費精算は紙で申請を出してもらって現金で精算するという形だったのですが、業務効率化のために新しい経費精算システムを導入することになっていました。 フジ子さんはツールの導入支援もされているので、そこから一緒に入っていただき、導入後も引き続き経費精算チェック業務をやっていただこうと考え決めました。
システム導入前サポートから導入後のルーティン作業までサポート
Q. 業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか？
仁野 様：
新たな業務や単発の業務をお願いするときには、必要な資料と簡単に依頼事項を書いたテキストをお渡ししています。 少し複雑なものや画面を見ながら説明した方がいい場合は、オンラインでつなぎ、画面見ながら説明をすると1回でほぼ理解していただけます。 こちらからの業務指示の仕方も、回数を重ねるごとに改善できていると感じます。
また 契約時間を毎月ほぼ使い切るために、月末の約1週間前には、今月の残り時間や作業予定の業務、余りそうな時間をご連絡いただくようにしています。 そのタイミングで追加業務の依頼をする、または依頼する業務がなければマニュアルを作ってもらうなど時間を有効活用 しています。
時間を有効活用するための工夫
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
仁野 様：
経費精算と勤怠チェック業務は細かな確認が必要で時間がかかっていたため、時間削減の効果が大きいです。
もちろん最終チェックは必要なので、こちらの工数が0になることはありませんが、全件チェックすることと比べたら、かなり時間的には短縮されています。 くわえて、ルールが明確にある業務は依頼をするようにして社員の手を離れたので、その分他の業務に時間が使えるようになりました。 例えば、新しい業務に挑戦できたり、営業時間外の作業も減少しました。
また課題であった定例業務の属人化を防ぐことができています。 月によっては複数の方が作業していただいてると思うのですが、フジ子さんは必ず誰かがカバーしてくれるという点もメリットかと思います。
Q. 「フジ子さん」のおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
仁野 様：
フジ子さんは基本オンライン上でのコミュニケーションになりますが、思った以上にコミュニケーションのしづらさは感じないです。 フジ子さんは本当にレスポンスが早いので、社内では忙しくて誰も対応できないような時も、フジ子さんへ依頼をするとほぼ翌日には対応をしてくださいます。 その辺りを気にされている方はまず試してみられると良いかもしれません。
また、バックオフィス系の業務にはまだまだ紙文化が残りがちですが、「紙を使う作業だからオンラインで頼めない」と考えるのではなく、社外に依頼するために紙をやめてしまうということも一つの方法かと思います。 もちろん効率化を感じるまでに時間はかかりますが、転換期に試行錯誤しながらフローを作っていくと、長い目でみると効果を感じられると思います。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、細かな定例業務はフジ子さんへ集約。社員が本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ業務が止まらない
オンラインであり、チーム制だからこそ、メインアシスタントが不在でも業務が止まらずクオリティが落ちないよう、マニュアル化、引継ぎ、教育を実施。
