月10時間からの柔軟な伴走で、一人では抱えきれないボリュームの事務作業を9割削減
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導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- 調整・連絡などの苦手なオペレーション業務が増え、パンクする前に早く体制を整える必要があった
● 決め手になったポイント
- 10時間単位で月ごとに契約プランを変更できる柔軟性
● 効果
- 依頼業務においては9割以上の削減を実現
文化芸術団体の経営支援やコンサルティング、研修講師・セミナー・講演、教育機関コンサルティング、生成AIの活用支援・研修など幅広い事業を担っている株式会社経営芸術総合研究所様。受託プロジェクトの開始時に課題にぶつかり、オンラインアシスタント®「フジ子さん」をご導入いただきました。共同作業でプロジェクトを進められたフジ子さん活用法や効果を伺ってまいります！
INDEX – 目次 –
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Q. はじめに、フジ子さん導入の経緯を教えてください。
田島 様：
受託した案件の事務局業務の作業ボリュームが多く、一人で抱え続けるにはプロジェクトを円滑に進める上で限界を感じていました。また実をいうと個人的に苦手な作業であったため、早期に体制を整える必要性を感じていました。
Q. オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
田島 様：
他社プランも比較検討する中、長期プロジェクトにおいて発生する事務作業のボリュームが読めなかったため、10時間単位で調整でき、業務量が少ない月でも最低価格を抑えて利用できる点が非常に魅力的でした。
オンラインアシスタント®「フジ子さん」8つの特徴
Q. フジ子さんを導入される際に、不安なことはありましたか？
田島 様：
初めての導入だったため、業務にうまく適合できるか、費用対効果がしっかり出るか、「本当の部下」のように密なコラボレーションができるかという点が懸念でした。
実は、最初の頃の半月ほどは少し歯がゆさがありました。ただ、やりとりが見えてからフジ子さんの担当者と田島の関係ができ、人間としてコミュニケーションが取れた時期からスムーズに進むようになりました。
また導入数ヶ月後に一度打ち合わせを実施して、ここをどうするか・この方向性でと疑問点を解消できたことも大きな転換点となりました。
Q. 業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか？
田島 様：
フジ子さんの稼働時間が平日の日中かつ月単位の時間契約であるため、僕自身の稼働リズムとの調整に最初は慣れが必要でした。
契約時間を無駄なく使うため、月半ばで残り時間を確認したり、時間が余った際に依頼する「予備業務」を用意して調整する工夫を行いました。
また、フジ子さんとは基本Slackのやり取りがメインでしたので、お互いリアクションスタンプを活用するルールを決め、確認やお互いの承諾メッセージをスタンプ1つで済ませるようにしていました。フジ子さんの契約時間を文面を考えることに使うのではなく、業務を行うことに有効活用し、僕自身も移動中や電車の待ち時間でも素早く指示・確認ができるようなりすごく助かりました。
認識合わせのMTG実施やSlackのルール決めの工夫
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
田島 様：
コア業務への集中、新しい業務を始められたこと、生産性の向上、コスト削減、僕自身のモチベーションの向上、ある種全部ですね。
例えば、プロジェクトで必要な毎月の細かい書類を自分自身が作っていたら回っていなかったと思います。その部分をフジ子さんに依頼することで、僕自身の本来の強みであるコンサルティングや研修業務などのコア業務へ集中できるようになりました。
同時に、コンサルティングや研修業務に注力することで、さらに新しい領域の仕事へもチャレンジの幅を広げることができました。
特に効果を感じているのが、業務にかかる「時間」の大幅な削減です。
フジ子さんには私の苦手な仕事を依頼しているので、自分がやれば10時間かかる仕事を1〜2時間ほどで仕上げてくれます。私自身は最後の確認をするだけなので、実質30分程度の関与で済み、かなりの時間削減になりました。
Q. 「フジ子さん」に依頼する場合のメリットをお聞かせください。
田島 様：
メリットは、単なる作業の外注ではなく、人間同士の信頼関係に基づいた「共同作業」ができる点です。
僕としてはノンコア業務の丸投げという意識はなく、フジ子さんと共同作業をしているという感覚でした。
似たような業務はAIでもできる部分があるかもしれませんが、AIはあくまで壁打ちまで。やはり「人と一緒に仕事ができる」という安心感や信頼関係は大きな強みであり、他の方にもぜひおすすめしたいポイントです。
一方でデメリットとしては、弊社が土日祝日にも業務が発生する体制だったため、その時間帯の稼働に対応していない点が少し困りました。
また、証票関連の管理をお願いする際、対面でサッと手渡して打ち合わせができれば、よりスムーズだったなと感じています。
貴重なご意見をありがとうございます！田島様の場合は同じチームでの対応をご希望されていたこと、田島様ご自身がさっと立ち寄ってその場での引継ぎを希望されていたことで実現はかないませんでしたが、土日祝のご契約プランや、BPOセンターで実際の証票のデータ化なども可能ですので是非お気軽にお問合せください！
Q. フジ子さんのおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
田島 様：
重複してしまいますが、AIで代替できる業務が増えている中でも「人と一緒に仕事ができる」という点に大きな強みがあると感じています。指示をただ丸投げするのではなく、パートナーとして一緒にプロジェクトを動かしていく「共同作業」の感覚で業務を進められるのが魅力です。
運用上のアドバイスとしては、もし途中で少しでもコミュニケーションにモヤモヤすることがあれば、テキストだけでなくオンライン会議などを設定して認識をすり合わせるのがおすすめです。実際に私も「ここはこうしていきましょう」と直接話してすり合わせたことで、その後の業務が格段に進めやすくなった経験があります。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ幅広い業務の依頼が可能
オンラインであり、チーム制だからこそ、社内の忙しさに左右されずに依頼が可能。依頼された業務に合わせてチームが対応するため、日々の定型業務から専門業務まで幅広く柔軟に対応いたします。
