「たまに聞く、事務アシスタントってどんな仕事？」
「事務アシスタントと事務との違いって何だろう」
事務アシスタントは「事務」という名前が付いていますが、実際にどんなことをするのか分からない方が少なくないはず。社内のさまざまな部署が円滑に業務を進めるには、実は事務アシスタントと呼ばれる人の仕事が不可欠です。
本記事では事務アシスタントについて、概要や事務との違い、業務内容、必要なスキルなどを解説します。
事務アシスタントとは？
事務アシスタントとは、事務作業を通じてさまざまな部署のサポートをする仕事です。
事務アシスタント全般に共通する業務内容は、来客応対、データ入力、電話対応、書類作成などさまざまです。種類も豊富で、一般事務、人事・労務事務、総務事務、営業事務、貿易事務などがあります。
また、事務アシスタントには、Excel・WordなどのPCスキルやコミュニケーションスキルなどが必要です。
事務アシスタントと事務の違い
事務アシスタントと事務の業務内容は、ほとんど変わりません。どちらも来客応対、データ入力、電話対応、書類作成などの事務作業を通じてさまざまな部署をサポートする仕事です。
事務アシスタントの主な種類と業務内容
事務アシスタントの種類と、それぞれの業務内容について解説します。
一般事務
一般事務とは、事務職の中で最も基本的な職種であり、データ入力や書類作成などの業務を行います。
未経験可だったり特別なスキルが不要だったりと、チャレンジしやすい職種です。基本的なPCスキルや正確に作業ができる能力を兼ね備えておけば、採用の確率が高まります。
具体的な仕事内容は以下の通りです。
・書類作成
・データ入力
・電話・メール対応
・来客対応
・備品管理
経理事務
経理事務とは、会社のお金を管理する仕事で、給与計算や決算業務などを行います。
未経験で経理事務にチャレンジする場合、簿記2級を取得しておけば知識が身につき採用されやすくなります。また、ExcelなどのPCスキルも身につけておきましょう。
主な業務は次の通りです。
・入出金管理
・伝票の仕訳
・給与計算
・決算業務
・請求書の発行
・税務申告
人事・労務事務
人事・労務事務とは、会社の「人」を管理する業務を行います。人事事務では、採用業務、労務管理などを通して、裏方から人事部をサポートします。
主な業務は次の通りです。
・入退職手続き
・勤怠管理
・給与計算・支払い
・社会保険料・税金の納付
・社員の情報管理
総務事務
総務事務は一言で表すのが難しいですが、会社のメンバーがスムーズに業務をこなすためのサポートをすることが仕事です。
業務内容は非常に多岐に渡りますが、代表的な仕事内容は次の通りです。
・備品管理
・清掃・防災設備・空調などオフィス自体の管理
・株主総会運営のサポート
・社内イベントの企画
・冠婚葬祭対応
・トラブル対応
営業事務
営業事務とは、書類作成や電話対応などを通じて営業担当者をサポートする仕事。主な仕事内容は次の通りです。
・見積書・請求書・契約書などの書類作成
・顧客情報管理
・電話・メール対応
・在庫管理
・来客対応
法務事務
法務事務では、企業の法的な案件に関連する仕事を行います。法律に関する知識が必要になる特殊な仕事です。主に以下のような業務を担当します。
・法的観点からの契約や取引内容の確認
・社内規定の作成
・訴訟、クレーム対応
貿易事務
貿易事務では、輸出・輸入のための事務作業を行います。書類作成や手続きをする点は他の事務職と同じですが、輸出入の実施に直結する業務を担うため、会社の最前線に位置すると言える仕事です。
主な仕事内容は次の通りです。
・貿易書類の作成
・通関手配
・出荷・納品管理
・電話・メール対応
事務アシスタントの重要性とやりがい
事務アシスタントは、会社のさまざまな部署を支える「縁の下の力持ち」のような存在です。各部署では、さまざまな事務作業が発生し、事務アシスタントなしでは業務を円滑に進められません。
例えば営業部の場合、顧客対応や資料作成を通して契約獲得のためのサポートをします。また、人事部の場合、勤怠管理や情報管理などの裏方の業務から、「人」の管理をサポートします。
このように事務アシスタントがさまざまな事務作業をしているからこそ、会社は成長できるのです。
また、事務アシスタントのやりがいは「事務業務を通して人から感謝されること」と言えます。事務アシスタントはさまざまな部署のサポートをする仕事なので、細やかなサポートをした際の感謝の言葉がやりがいだと感じる人が多いようです。
事務アシスタントに求められる能力・スキル
事務アシスタントに求められる能力を5つ紹介します。
PCスキル
事務アシスタントでは、データ入力や資料作成などPCを使用した作業をすることが多いため、Word・Excel・PowerPointなどの基本的なPCスキルは身につけておいた方が良いでしょう。
特に経理部の事務アシスタントの場合、難しい計算式を使いこなせるようになれば、採用の可能性が高まります。
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事務仕事で求められるExcelやWordのレベルはどのくらい？必要なスキルを解説
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルとは、他の社員とスムーズに意思疎通できる能力のことで、事務アシスタントにはコミュニケーションスキルが必須です。
なぜなら、事務アシスタントはただPCに向かうだけでなく、多くの人と接する機会があるから。特に営業事務のアシスタントの場合、顧客からの問い合わせに対応したり、営業部の社員と連携したりなど、人と接する機会が多いのです。
ビジネスマナー
「事務アシスタントはPC業務だけで人と会話をしない」というイメージを持っている方もいるかもしれません。
しかし、事務アシスタントは人と接する機会が多く、社内のメンバーはもちろん、顧客対応をすることもあります。
そのため、身だしなみ・電話対応・挨拶・言葉遣いなど、社会人として必要なビジネスマナーは身につけておく必要があります。
作業の速さと正確さ
事務アシスタントは、日々多くの書類やデータを扱うため、迅速に作業をする必要があります。迅速に業務を行うために、ブラインドタッチを習得しておくと良いでしょう。
また、ただ速いだけではなく正確性も必要です。契約書や請求書など、重要な書類を作成することもあるため、間違えずに作業を行うことが重要になります。
ルーチン作業を苦にしないこと
事務アシスタントでは、比較的ルーチン作業が多めです。毎日同じようなデータ入力や書類作成をすることになるかもしれません。
そのため、そのようなルーチン業務を苦手に感じる方には、事務アシスタントは向いていないでしょう。たとえルーチン業務であっても、他の人をサポートできることにやりがいを感じる方にはおすすめです。
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まとめ
今回は、事務アシスタントの概要や詳細な業務内容、必要なスキルなどを解説しました。
事務アシスタントとは、事務作業を通じてさまざまな部署のサポートをする仕事です。業務内容としては、来客応対、データ入力、電話対応、書類作成などがあります。
事務アシスタントは、さまざまな部署が円滑に業務を進めるために不可欠な仕事。なぜなら、事務アシスタントが事務業務を通じて会社を支えることで、他の社員が安心して仕事に取り組めるからです。
本記事を参考に、事務アシスタントの仕事へのチャレンジを検討していただけると幸いです。
