事務の仕事を探していると「Excel・Wordの基本操作ができること」という条件をよく見かけますよね。ただ、基本操作といっても、具体的にどのくらいのレベルなのかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、事務仕事で求められるExcelやWordの能力について解説します。業種や会社にもよりますが「このくらいあれば大丈夫」というラインがあるので、自身のレベル確認にどうぞご覧ください。
【Excel】事務仕事で求められるレベル
まずはExcelで求められるスキルを見ていきましょう。作業内容を初級・中級・上級の3つに分けていますが、一般的な事務仕事であれば中級レベルが一つの基準になります。
初級
「Excelの基本的な操作」としては、最低限、以下のような作業が求められます。
・簡単な表の作成
・指定されたフォーマットへの入力
・四則演算（+、-、*、/）
・書式の設定
・SUMやAVERAGEといった初歩の関数
・ファイルの印刷
・ファイルの共有
・コメントの挿入
Excelの入門的な操作ですので、「未経験OK」という仕事でも、これらはできるようになっておきましょう。
中級
だいたいの職場で事務職として通用するのが中級レベル。具体的な作業内容は以下の通りです。
・オートフィルの使用
・データの並び替えや抽出
・テーブル機能の使用
・目的に合ったグラフの作成
・図形やテキストボックスの挿入
・IFやVLOOKUPといった関数
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上級
一般的な事務仕事で要求される場面は少数ですが、上級スキルを身に付けているとExcelのエキスパートとして重宝されます。
・関数の組み合わせ
・ピボットテーブルによる分析
・アドオンの活用
・マクロを使った自動化
・VBA
【Word】事務仕事で求められるレベル
次に、Wordで求められるスキルを解説します。ここでも中級レベルが、一般的な事務仕事をする上での基準になります。
初級
「未経験OK」とあっても、初級といえる下記の操作はできるのが望ましいです。
・基本的な文字入力
・書体の調整（文字のサイズ・色、フォントなど）
・中央左右揃え、均等割り付け
・書式設定
・ファイルの印刷
・ファイルの共有
中級
実務レベルであれば、初級に加えて中級の操作もできるようになっておきましょう。
・画像や図形の挿入
・表の作成
・インデントの調整
・ヘッダー、フッターの挿入
・段組
・リンクの挿入
上級
上級の操作ができれば、Wordを使いこなしているといえます。Excelの上級スキルほど難しくはないため、余裕があれば習得を目指してみてください。
・段組
・目次作成
・ラベル作成
・校正機能の活用
・差し込み印刷
・マクロを使った自動化
・アドオンの活用
事務仕事のExcel・Wordで求められる他のスキル
上記はあくまで「操作」であり、実際の仕事では次のようなスキルも求められます。
作業の速さ
1つめは作業の速さ。文字やデータの入力はもちろん、適切なグラフを素早く作成したりする能力も必要です。
具体的にどのくらいの速さかは業務の内容や量にもよります。キーボードのタイピングは1分間に50文字以上が、一般的な仕事で求められる目安です。
慣れるにしたがって速さは向上しますが、事務職に就きたいのであれば、練習サイトなどを使ってある程度のタイピング技術は身に付けておきましょう。
ミスの少なさ
2つめはミスの少なさ。
いくら作業が早くとも、誤字脱字や入力漏れなどのミスがあると、修正に時間をとられて大きなマイナスになります。スピードと同時に正確さも欠かさないよう、丁寧な仕事を心がけましょう。
資料の見やすさ・わかりやすさ
3つめは資料の見やすさ・わかりやすさ。
ExcelやWordのデータは、作成者である自分以外も閲覧することになります。そのため内容をすっと理解できるよう、書式やレイアウト等を整えなければなりません。
フォーマットが指定されているケースも多いとは思いますが、作成の際には「他の人が閲覧するとどう見えるのか」を意識しましょう。
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事務仕事のExcel・Wordスキルをアップさせる方法
ここからは、ExcelやWordのスキルを向上させる方法を紹介します。
資格試験を受ける
1つめは資格試験を受けること。試験勉強を通じて、実務レベルの知識と技術を身に付けられます。
おすすめは日商PC検定やMOS。前者の日商PC検定の方が実践的な内容になっているため、まずはこちらを受けてみてはいかがでしょうか。
学習サイト・アプリで勉強する
2つめは学習サイトやアプリ。昨今では高品質な無料サービスもあるため、独学でも十分な習熟が可能です。おすすめのサイトを以下にまとめました。
【Excel】
・学習サイト：100Excel
・学習サイト：独学で学ぶExcel
・アプリ：仕事で役立つ表計算の技
【Word、Officeソフト全般】
・学習サイト：Microsoft 365 トレーニング
・学習サイト：moug
「Microsoft 365 トレーニング」はMicrosoft公式のサービスです。迷ったらここを見てみてください。
まとめ
今回は、事務職で求められるExcelやWordのレベルを解説しました。
実務にあたるとなると、やはり中級が目安になります。「こういうのはわからないな」というのがあれば、紹介した勉強方法で習得していただければと思います。ExcelとWordのスキルを高めて、自信をもって求人に応募しましょう。
