知っておきたいExcelの関数17選┃業務を効率的に進めよう

「Excelを使いこなして効率良く仕事を進めたい」「関数がたくさんありすぎてどれを覚えれば良いのかわからない」

仕事でExcelを使用する方で、このように思っている方は多いと思います。

確かにExcelにはたくさんの関数がありますが、実際に覚えておくべきものはそこまで多くないので、全て覚えられるか心配する必要はないですよ。いくつかの関数を覚えれば、仕事を迅速に進められます。

そこで今回は、知っておきたいExcelの関数17選を紹介します。

知っておきたいExcelの関数17選

仕事を迅速に進めるために、ぜひ知っていただきたい関数を17つ紹介します。

SUM:合計値

SUMは数値の合計を求める関数です。例えば、1か月間の売り上げの合計を求めたい時などに使うことが可能です。

セルB1・B2・B3の合計を計算したい時は「=SUM(B1:B3)」としてセル範囲を指定します。
また、「=SUM(B3,D4,F5)」のようにカンマで区切ることで、離れたセルの数値の合計を計算できます。

AVERAGE:平均値

AVERAGEは、数値の平均値を計算する関数です。1か月間の売り上げの平均を求めたい時などに使うことができます。

セルA1・A2・A3・A4・A5の平均値を求めたい場合は「=AVERAGE(A1:A5)」のように入力します。

MEDIAN:中央値

MEDIANは、指定した数値の中央値を求める関数です。極端に大きかったり小さかったりする数値が含まれていても、影響を受けにくいので、平均の代用として用いられることがあります。

セルA1・A2・A3・A4・A5の中央値を求めたい場合は、「=MEDIAN(A1:A5)」のように入力します。

MAX・MIN:最大値・最小値

MAX・MINは、それぞれ数値の最大値・最小値を求める関数です。1か月間の売り上げが最も大きい商品・小さい商品を知りたい際などに便利な関数です。

セルA1・A2・A3の最大値を求めたい場合は「=MAX(A1:A3)」のように入力します。また、セルA1・A2・A3の最小値を求めたい場合は「=MIN(A1:A3)」のように入力します。

COUNT:個数

COUNTは、値の中に数値や日付、時刻がいくつあるのかを計算する関数です。いわば、数値の「個数」を求める関数です。1か月間に契約を獲得した日がいくつかあるのか知りたい時などに使えます。

セルA1・A2・A3・A4・A5の中の数値の個数を求めたい場合は「=COUNT(A1:A5)」のように入力します。この場合、A1・A2・A4に数値が入力されていたら、個数は「3」ということになります。

RANK:順位

RANKは選択した値の順位を求め、同じ値であれば最上位の順位を返す関数です。社員達の営業成績の順位を求めたい場合などに用いられます。

RANK関数の式は「=RANK(数値,参照,順序)」という形になります。
・数値:順位を求めたい数値を指定
・参照:数値全体が入力されているセル範囲を指定
・順序:大きい方から数えるのか(降順)、小さい方から数えるのか(昇順)を数値で指定
降順の場合は0または省略、昇順の場合は1または0以外

例えば、セルA1・A2・A3・A4・A5の大きい方から数えた順位を求めたい場合は「=RANK(A1,$A$1:$A$5,0)」のようになります。

ROUND:四捨五入

ROUNDは指定の数値を四捨五入する関数です。小数点以下の桁数が多い数値を四捨五入する際などに用いられます。売上金の平均の小数点以下を四捨五入して、数値を見やすくするために使えます。

ROUND関数は「=ROUND(数値, 桁数)」このような式で求められます。

例えば「3678.563」という数値の小数点第三位を四捨五入したいという場合は
「=ROUND(3678.563, 2)」という式になり、結果は「3678.56」となります。

また、「3678.563」という数値の10の位以下を四捨五入したい場合は=ROUND(3678.563, -2)という式になり、結果は「3700」となります。

ROUNDUP・ROUNDDOWN:指定の桁数で切り上げ・切り捨て

ROUNDUPは指定の桁数で切り上げをする関数のことです。

式は「=ROUNDUP(数値, 桁数)」という形になります。桁数は「〇〇〇.〇〇〇」=「-2 -1 0 .1 2 3 」というように数えます。

例えば「=ROUNDUP(A1, A3)」という式で「A1(数値)=12.85、A3(桁数)=1」の場合を考えましょう。この場合、12.85を切り上げて12.9となります。

ROUNDDOWNとは指定の桁数で切り捨てをする関数のことです。

式は「=ROUNDDOWN(数値, 桁数)」このような形になります。桁数は、「〇〇〇.〇〇〇」=「-2 -1 0 .1 2 3 」というように数えます。

例えば「=ROUNDDOWN(A1, A3)」という式で「A1(数値)=13.4、A3(桁数)=0」の場合を考えましょう。この場合、13.4の小数点以下を切り落とし13となります。

IF・IFS:条件設定

IFは「条件を満たせば〜である。そうでないと〜である。」という風に、条件によってセルに表示される内容を変更する際に使う関数です。「論理式」が真の場合は「真の場合」の値を返し、偽の場合は「偽の場合」の値を返すというしくみです。

在庫数から新たな商品発注が必要かどうかを検討する際などに使えるでしょう。
式は「=IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)」このようになります。
・論理式:TRUE(真)もしくはFALSE(偽)を返す式を指定する
・真の場合:論理式が真である場合に返す値を指定する
・偽の場合:論理式が偽である場合に返す値を指定する

IFSは、複数の条件を順に調べて結果に応じて異なる値を示す関数です。

「=IFS (論理式1, 真の場合1, 論理式2, 真の場合2, …, 論理式127, 真の場合127)」式はこのようになります。

「論理式1」が真である場合は「真の場合1」を示し、偽だったら「論理式2」を検討します。そして「論理式2」が真である場合は「真の場合2」の値を示し、偽だったら「論理式3」を調べていく…という風に、いくつかの条件を順に調べた結果に応じて、異なる値を示します。

SUMIF・COUNTIF:条件に合った数値のカウント・合計

SUMIFは条件を指定して合計する関数です。平日だけの売り上げの合計を求めたい時などに使えます。平日の午前の部の来場者数だけの合計

式は「=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)」このような形になります。「範囲」の数値の中から「検索条件」と一致しているセルを調べて、発見されたセルと同じ行・列にある「合計範囲」の中のセルの数値を合計します。

COUNTIFは条件に一致するデータの個数を調べる関数です。営業成績が〇点以上の人数を求めたい時などに使えます。

式は「=COUNTIF(範囲, 検索条件)」というようになります。「範囲」の中で「検索条件」を満たしているセルがいくつあるかをカウントします。

VLOOKUP・HLOOKUP:条件に対応する値を入力

VLOOKUPは範囲を下に向かって検索して一致する値を求める時に使用する関数です。商品番号を検索して、その商品の価格を取り出したい時などに使えます。

式は「=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)」というようになります。「範囲」の先頭の列を下方向に検索していき、「検索値」と一致する値もしくは「検索値」以下の最大値を調べます。そして発見されたセルと同じ行の「列番号」のセルの値を取り出します。

HLOOKUPは範囲の中を横方向に調べて一致する値を求める時に使う関数です。商品番号を検索して仕入先を取り出したい時などに使えます。

式は「=HLOOKUP(検索値, 範囲, 行番号, 検索の型)」というようになります。

IFERROR:エラー発生時の表示変更

IFERRORはエラー値かどうかを調べるための関数です。

式は「=ISERROR(テストの対象)」というようになります。「テストの対象」がエラー値「#DIV/0!」「#N/A」「#NAME?」「#NULL!」「#NUM!」「#REF!」「#VALUE!」のどれかに該当すれば「TRUE(真)」となり、そうでなければ「FALSE(偽)」を示します。

Excel関数の基本知識

Excel関数を使用する上で知っておいていただきたい基礎知識を紹介します。

相対参照と絶対参照

参照とは、セルに「セル番地(ワークシートにあるセルの場所)」を指定することです。セル番地を示す際は、列と行の両方を入力します。A列の1行目であれば「A1」のようになります。

また、参照は「相対参照」と「絶対参照」にわかれます。相対参照は、コピー先のセル位置に応じて参照先のセルが自動的に変わります。

一方で絶対参照は、セルをコピーしても参照先のセル値が固定されます。絶対参照を使い数式が固定されることで、計算結果が正しく示されるという利点があります。

四則演算記号

四則演算、いわゆる「足し算」「引き算」「掛け算」「割り算」をする際に用いる記号を紹介します。

それぞれの記号は「+ 」「 – 」「 * 」「 / 」このようになっています。例えば、A1とA2の数値を足し算したい場合は「=A1 + A2」このように入力すれば求められます。

比較演算子

比較演算子は、IF関数などで使うもので、不等号や等号と呼ばれる「<」「<=」といった記号を指します。それぞれの記号は以下のような意味を表します。

・= 等しい
・<> 等しくない
・> より大きい
・< より小さい ・>= 以上
・<= 以下

まとめ

今回は、使用頻度の高いExcel関数を紹介しました。

たくさん種類があるものの、関数を全て覚える必要はありません。本記事のもので、日常のほとんどの業務に対応できます。

「こういう時は、こういう関数を使う」ということだけでも知っておけば、あとはコピペでもOKでしょう。