会社のお金の流れを管理する経理・会計業務において、記帳は最も基本かつ重要な業務です。
記帳は、取引の内容を帳簿に記入する仕事。これから経理をはじめる方にとっては、イマイチよく分からない点も多いと思われます。
そこで本記事では、記帳の概要や必要性、やり方などを解説していきます。
目次
記帳とは？
「記帳」とは、日々の取引で発生した売上や経費などを、帳簿に記録する作業のこと。「帳簿付け」とも呼ばれます。
記帳の目的は、帳簿の内容から損益を明らかにし、納税額を確定させることです。会社法という法律で、記帳とその関連書類の保存が義務付けられているため、事業者は必ず帳簿を作らなければなりません。
仕事をしているとよく聞く、売上や交通費、交際費といった用語は、収益や経費の分類項目である「勘定科目」の一部です。そして、この勘定科目にあわせて取引内容を区分していく作業を「仕訳」といいます。
記帳は勘定科目を用いて仕訳した内容を、帳簿に記す作業とも説明できるのです。
記帳をする意味とは？
先ほど記帳の目的について軽く触れましたが、ここではより詳しく解説していきます。
①税務申告のため
1つめは、税務申告のため。
国へ納める税金の額は、年間の利益で決まります。その利益をはじき出すには、毎日の取引を正確に書き留めなければなりません。
もし記録を怠れば、いつ・何で・どのくらい、お金が動いたのか分からなくなります。すると、決算書類を作る際に金額が噛み合わなかったり、最悪の場合は税務署から指導が入ったりするわけです。
また、記帳をきちんとしていないと、支払った金額のうち、どの金額が経費だったのか分からなくなるでしょう。これにより、本来は経費で落とせていたものを、個人的な支出にしなければならなくなり、余分に税金を納めてしまう可能性があります。
こうした事態を防ぐために、記帳は必ずこまめに行うようにしましょう。
②経営の改善点を検討するため
2つめは、経営の改善点を検討するため。
これにもやはり、日々の記帳が欠かせません。ムダな経費を削減したり、取引量の少ない月への対策を考えたりするためには、まずは帳簿を開くはずです。どんぶり勘定では資金繰りの状態を把握できず、実態にそぐわない経営方針を立ててしまうでしょう。
人間でいうと健康診断書のようなものですね。人間も会社も、定期的なチェックを元に、見直しに必要なポイントを探っていくのが大切です。
③金融機関からの評価を高めるため
3つめは、金融機関からの評価を高めるため。これは融資を受ける際、重要になります。
融資を受けるには、金融機関の審査に通らなければなりません。審査の際は、帳簿から作成した財務諸表がチェックされます。
記帳がずさんだと、金融機関担当者のウケが悪くなってしまうでしょう。また、緊急の融資が必要な場合、慌てて財務諸表を作ろうとしても間に合わないかもしれません。よって、日ごろから記帳をする習慣が大事です。
記帳のやり方・手順
記帳の重要性を把握した次は、実際のやり方を見ていきましょう。大きく分けると以下の3ステップになります。
①領収書や通帳などを整理する
まず、取引の証拠となる領収書や通帳を整理しましょう。取引の発生した時系列順に並べるのがおすすめです。
このとき領収書は、銀行口座を通した支払いのものと、現金払いのものに分けます。なぜなら前者には「預金出納帳」、後者には「現金出納帳」と、それぞれ使う帳簿の種類が異なるためです。
また、プライベートな支出か事業用の支出かどうかも、この段階で区別しておくとよいでしょう。
②取引内容を帳簿に記入していく
次に、取引内容を帳簿に記入していきます。
ここで一般的に用いられるのが複式簿記という方法です。複式簿記では、取引を「借方（原因）」と「貸方（結果）」に分けて記帳していきます。
例えば「取引先との接待で6万円の交際費を現金で支払った」という取引内容を仕訳してみましょう。借方と貸方の考え方はこうです。「原因：交際費を使った」→「結果：現金6万円が出ていった」。
帳簿には、以下のように記入します。
| 借方 | 貸方 | ||
| 交際費 | 60,000 | 現金 | 60,000 |
別の例も見てみましょう。「先月の売掛金である10万円が口座に振り込まれた」だと、「原因：10万円が口座に振り込まれた」→「結果：売掛金を回収できた」。
| 借方 | 貸方 | ||
| 普通預金 | 100,000 | 売掛金 | 100,000 |
会計ソフトを使えば自動で仕訳してくれる
複式簿記の方法は複雑で、理解しにくいかもしれません。そんな方におすすめなのが会計ソフトです。
「貸方・借方のどちらに分類されるの？ 」「勘定科目や最終的な計算方法が分からない…」といった疑問も、ソフトの自動振り分けや算出により解決します。簿記の知識ナシでも記帳ができるため、作業時間とミスの削減につながりますよ。
主な会計ソフト：Freee、マネーフォワード、やよい会計など
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③利益や損失などを確定させる
最後に、記帳した内容を元に収支を計算し、利益や損失を確定させます。この情報は確定申告や決算に使うので、間違いがないか入念にチェックしましょう。
領収書や帳簿は必ず保管しておくこと！
領収書や帳簿といった記帳関連書類には、一定期間の保存が法律により義務付けられています。帳簿・決算関連書類・領収書・通帳などは7年間、請求書や見積書などは5年間です。
違反して即罰則になるとは限りませんが、少なくとも税務申告の真実性には、大いに疑問を持たれます。関連書類がないと、正当な取引と証明するのは難しいでしょう。
詳細は国税庁のHPをご覧ください。
記帳に必要なスキル
上記を実践するのに必要なスキルは、主に以下の2つです。
簿記のスキル
まず何より、簿記のスキルが求められます。
簿記とは、日々の取引を記帳し、最終的に財務諸表を作成すること。経理業務全般で必要なスキルなので、必ずマスターしておきましょう。
前述のとおり、会計ソフトを使えば簿記スキルがなくとも記帳はできますが、内容が正確かチェックするのに最低限の知識は必要です。
そのために有用なのが、日商簿記の検定試験です。経理の資格といえばコレ、というぐらい有名ですね。経理担当者であれば、2級は取得しておきたいところ。取得のための補助を出す会社もあるので、未取得の方は上司などに相談してみてください。
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会計ソフトのスキル
昨今の記帳には会計ソフトを使うのが一般的ですから、こちらの操作スキルも求められます。
場合によっては、ただソフトへ入力していくだけでなく、CRM/SFA（顧客管理システム）や勤怠管理システムといった外部システムと連携させた使い方も理解しなければなりません。
とはいえ、最近の会計ソフトはUIや操作性が分かりやすいので、比較的慣れは理解は早いと思います。
自分で記帳できない場合は
ここまで読んだ中で「記帳の基本的なことは分かったけど、自分でやるのはリソース的に難しい……」という方もいらっしゃるのでは。そういう場合は、記帳代行を試してみてください。
記帳代行とは、帳簿作成の業務を代行するサービスです。あなたの会社に代わって、伝票・仕訳帳・現金出納帳・預金出納帳に基づいた総勘定元帳を作成してくれます。
自社で記帳を行う必要がなくなるため、以下のようなメリットがあります。
・記帳に費やしていた手間や時間を本業に振り分けて生産性を高められる
・人件費を最適化して余った分を広告費などに投下できる
・迅速かつミスのない作業でこれまでの取引を管理できる
記帳代行については、以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひお読みいただければと思います。
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記帳を代行するならフジ子さんがおすすめ
本ブログを運営する「フジ子さん」でも、記帳作業を代行しています。
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まとめ
今回は記帳について、概要や必要性、記帳の流れなどを解説してきました。
記帳は法律で義務付けられているだけでなく、会社の経営状況を把握するのにも欠かせない作業です。書類を溜め込みすぎると、期限ギリギリで慌てて対応することになります。担当者の負担が増えだけではなく、ミスも起こりやすくなります。そのため、スケジュールを決めてこまめに行うようにしましょう。
本記事が参考になれば幸いです。
