記帳とは?取引記録を帳簿に記入する際に必要なスキル・自分でできない場合の対処法を徹底解説!

「事業を始めるには記帳が大切と聞いたけど、どんな業務か知らない…」
「記帳という言葉は耳にした経験があるけど、どんな作業か分からない…」

本記事をご覧のあなたは、このような悩みを抱えていませんか?

経営状況を把握するのに記帳は必須の作業です。どうにかしてやらなければなりません。しかし、何のために何をやるかを知らないと、準備や手順の内容も見えてこないですよね。

そこで今回は、記帳とはどういったものなのかをまず解説します。また、必要なものやスキル、自分でできない場合の対処法についてもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

記帳とは?


記帳とは、日々の取引で発生した経費や売上といった内容を帳簿に記録する作業のことを言います。

事業を始めて長い月日が経過すると、今までの取引を全て覚えておくのは難しいでしょう。そこで、帳簿に今までの内容を記録するというわけです。

具体的には、以下のような手順で記帳します。

1.領収書の整理
領収書をなくさないように、日付順にノートやファイルに貼り付けておく

2.現金出納帳の作成
Excelなどに日付・内容・金額・支払先・受取先などを摘要して、残高を記録する

3.通帳に経費・売上・取引先などを記録
取引内容が分かるように、通帳の余白に経費・売上・取引先などを記録する

4.会計ソフトに入力
現金出納帳と通帳の内容を会計ソフトに入力する

このようにして、今までの取引を記録・管理するというのが記帳になります。

記帳の必要性

記帳は、決算申告書の作成はもちろん、事業経営の合理化・効率化を図る際にも必要になります

企業経営を長く続けるためには、資金繰りを正確に管理したうえで、事業活動を計画したり、目標を立てたりする必要があるのです。それには、記帳を基に集計した決算書がなければ客観的な判断がつきません。

その点記帳していれば、過去の取引や資金繰りをチェックできるため、客観的な会社の財政状況・経営成績が把握可能となります。

例えば、業績が良ければ広告宣伝費に資金を投下したり、業績が悪ければ経費削減を試みたりできるのです。前年度・同月との比較や予算値比較をすれば、今後の経営に役立つ分析が可能となるでしょう

記帳のために必要なもの


記帳に必要なものやスキルは、以下のようなものが挙げられます。

  • 帳簿作成スキル
  • 会計ソフトへの入力
  • レシートや領収書

帳簿作成スキル

1つ目は、帳簿作成スキルです。

記帳にはお金の流れを管理する目的があるため、以下のような作業が必要となります。

 現金出納帳:現金の動きを管理
 預金出納帳:預金口座のお金の出入りを管理
 試算表:毎月の経費処理に間違いがないか管理
 総勘定元帳:全ての数値をまとめて管理

これだけの作業をこなすのに付け焼刃では難しく、帳簿作成のスキルが必要です

また法律上は、決算報告は年1回でOKなものの、多くの企業は処理にミスを早期発見するために月次決算を導入しています。月に1度の作業となれば、なおのこと帳簿作成スキルが重要です。

会計ソフトへの入力

2つ目は、会計ソフトへの入力作業です。

年度末や月末に決算申告するには、日々の取引を帳簿に記入する必要があります。領収書・請求書・通帳コピーといった過去の取引が分かる資料を用意して、その取引記録を会計ソフトへ入力していくのです。

会計ソフトとは、収支といった企業におけるお金の動きを集計・管理したり、決算書を作成したりできるツールのこと。簿記のような専門スキルを要さないものも多く、近年よく使われるようになっています。

ただし、取引件数が多くなると仕分け数も増えるので、慣れていない方が作業すると入力に時間がかかるでしょう。また、会計ソフトには様々な種類があるので、企業規模などに合わせたソフトを選ぶのをおすすめします。

レシートや領収書

3つ目は、レシートや領収書です。

記帳業務には、レシートや領収書といった資料が必須となります。もちろん、ただ保管すれば良いわけではなく、日付や仕分け科目ごとに整理する必要があるのです。中には、経費として計上できないものが含まれている可能性もあるため、その点の見極めもできなければなりません。

レシートや領収書を管理するだけと言っても、専門的な知識がいるわけですね。

記帳しないとどうなる?


記帳をしていないと、以下のような事態が起きる可能性があります。

経費として落とせるものが落とせなくなる
事業に必要な支出額を経費として落とすには、領収書を保管しているだけでは不十分で、「○○社と打ち合わせ」など、業務遂行に欠かせない経費だったと証明しなければなりません。つまり、記帳していなければ領収書を取っていても意味がないというわけです。

銀行の融資を受けにくくなる
銀行の融資を受けるには、提出された試算表を基に財務内容をチェックしてもらい、本当に必要な資金なのか、返済は可能なのかを判断してもらい、クリアしなければなりません。中には、年に1回作成する決算書だけでも審査に通るケースもありますが、決算から3か月以上経過している場合は、試算表の提出を求められる可能性が高いでしょう。

以上のように、記帳をしていないと経費として落とせずに無駄なコストがかさんだり、銀行から融資を受けにくくなって、新事業を断念する羽目になったりします。

自分で記帳できない場合は


自分で記帳できない場合は、記帳代行を試してみてください。

記帳代行とは、帳簿作成の業務を代行するサービスです。あなたの会社に代わって、伝票・仕訳帳・現金出納帳・預金出納帳に基づいた総勘定元帳を作成してくれます。

そんな記帳代行を利用すれば、以下のようなメリットが得られるでしょう。

コア業務に専念できる
帳簿は全ての事業者に義務付けられており、青色申告となれば厳密な帳簿作成が必要です。そんな記帳業務を外部委託すれば、大幅な手間と時間の削減に繋がるので、コア業務に専念できるようになります。

人件費の削減に繋がる
自社で記帳をするとなると経理業務に対する人件費が発生し、場合によっては1人あたり10万円単位の費用がかかります。そこで記帳業務を外部委託すれば、経理業務にかかる人件費が削減できるのです。もちろん代行費用はかかるものの、新たに人材を雇うよりは安い費用で済むでしょう。

迅速かつ正確な作業をしてくれ
記帳代行は、簿記の資格を有している人が担当したり、経理業務に詳しい人が作業してくれたりするので、迅速かつ正確な作業を遂行してくれます。

このように記帳業務を委託すれば、本業に専念して業務の質を高めたり、人件費を削減して広告費などに資金を投下できたり、迅速かつ正確な作業でこれまでの取引を管理したりできます。

記帳を代行するならフジ子さんがおすすめ


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