「自社ではリソースが足りていない…」
「人を雇う以外の良い方法はないかな…」
といったお悩みがあるなら、アウトソースを考えてみてはいかがかでしょうか。アウトソースとは、自社の業務を外部に委託することです。似た言葉に、外注や外部委託があります。
餅は餅屋ということわざがあるように、その道のプロに業務を依頼した方が高品質です。
本記事ではアウトソースの意味や定義といった基礎知識から、依頼できる業務範囲やメリット・デメリットなどについて分かりやすく解説します。自社のリソース不足や技術不足に悩んでいるなら、ぜひ最後まで読んでみてください。
アウトソースとは？意味と定義
アウトソースとは、自社で対応していた業務を社外に依頼することを言います。日本語では「外部委託」とも。
しかし、ただ単に業務を依頼するのではなく、自社で対応するより高い成果を出してくれる専門家に委託して、自社の社員にはコア業務に集中してもらおうというのが根本的な考え方です。
「下請けに出す」という、かつてのコスト重視の考え方とは少し異なります。アウトソースには、コスト削減だけではない、コア業務への集中といった目的があるのです。
アウトソースとアウトソーシングの違いは？
アウトソースとは別に、「アウトソーシング」という言葉を耳にすることがありますよね。アウトソースとアウトソーシングは、ほとんど同じことを意味します。
アウトソーシングの語源は、「out（外）」と「sourcing（資源利用）」が組み合わされてできた外来語です。
また、単純なコスト削減を目的とした下請け外注は、アウトソースともアウトソーシングとも異なります。
アウトソースの仕組みは？
アウトソースの仕組みは、今まで自社内で行っていた業務、あるいは新規に対応が必要な業務について、それらを子会社や協力会社や業務請負・人材派遣会社などへ委託するというもの。
経理業務や秘書業務などのノンコア業務やルーティンワークが、よくアウトソースされますね。
そして、インターネットが進歩した現代では、オンラインで完結するアウトソース業者も登場しています。依頼したい仕事ができたとき、チャット等ですぐに依頼できて便利とあって、近年利用者が増加中です。
アウトソースできる業務は？
アウトソースできる主な業務は、自社内では費用負担の大きいものやノンコア業務、ルーティンワークなどです。
その一方で、企業戦略の立案や意思決定に関する業務はアウトソースしない方が良いとされています。会社が競争力をつけ、利益を上げるための根本とも言えるので、コア業務は内製化しましょう。
むやみやたらにアウトソースするのではなく、委託する領域を見極めるのが大切です。
それでは以上を念頭に、アウトソースされやすい業務の具体例を紹介していきます。
型のある電話業務
テレアポや取次転送・顧客対応など、型のある電話業務はアウトソースできます。
コールセンターやカスタマーサポートセンターの運営などを任せられるので、自社の負担が大幅に減るでしょう。しかし、営業におけるクロージングといったコアなところは自社対応するのが好ましいです。
店舗や事務所、工場の運営
店舗や事務所、工場の運営もアウトソースできます。
接客や清掃、事務などのスタッフを派遣してもらうだけでなく、ショップ経営者までアウトソースしている場合もあります。
経理や会計といった業務
毎月の給与計算や労務管理などをアウトソースするところも少なくありません。毎月のルーティンワークですので、一度教育すればそのまま継続して依頼できます。
もちろん、ほかの経理や会計に関する事務処理も任せられるので、自社の総務部や経理部の人員を抑えながらの経営維持ができるでしょう。
工場での製造や在庫管理
工場での商品製造や在庫管理・梱包・発送といった業務も、アウトソースしやすいです。一定のルールが存在しているため、手順やフローが明確になっていて、間違いが起こりにくいからです。
自社で社員やパート・アルバイトを雇っているところも多いのではないでしょうか。それをアウトソースに切り替えるのも可能です。
業務をアウトソースするメリット
「今まで自社内でできていたことをわざわざアウトソースするのは面倒だな…」
「アウトソースするメリットがよく分からないから、うまく委託できなかった場合のことを考えるとリスキーだな…」
と考える人も少なくありません。
しかし、実際のところ業務をアウトソースするメリットは多くあるので、以下の点をぜひ知っておいてください。
自社のコア業務に集中できる
ノンコア業務を外部に委託するわけなので、自社の社員はコア業務に集中できます。
例えば人事業務でいうと、毎月のルーティンワークである給与計算や給与の支払いといった業務をアウトソースすることによって、中長期的な人事戦略を立てられたり、次年度の採用活動戦略に時間をあてられたりします。
一度整理してみると、1日の業務のうちノンコア業務に割いている時間の多さに驚かれるのではないでしょうか。それを削減し、コア業務に集中できるのは大きなメリットです。
業務の品質と効率が向上することも
「餅は餅屋」ということわざがあるように、プロに任せた方が品質と効率が向上することは多くあります。
例えば資料作成。自分ではOKと思って提出しても、ほかの人からすれば何を伝えたいか分からないというのはよくあります。見やすく分かりやすい文書を作るには、訓練が必要なのです。ただ、これは急にうまくなるものではありませんし、人によってはどうしてもできない場合も。
そこでアウトソースの出番です。目的に合った適切な内容で、誰が見ても分かりやすく、また納得できる内容を的確に作成してくれます。しかも大抵は、従業員がやるより早いです。
プロの力で、品質と効率の両方を高められるのは、アウトソースの大きなメリットと言えますね。
外部の専門的なノウハウを取り入れられる
アウトソースでは、外部の専門的なノウハウを取り入れられます。
具体例として社内研修を見てみましょう。新人研修・キャリアアップ研修・マネジメント研修などなど、従業員育成のためにやるべき研修はたくさんありますよね。
これらを行うためには、まず指導役を育てる必要がありますし、その指導役は研修中にコア業務へ従事しにくくなります。
法制度の変更やトレンドの移り変わりなどを反映する場合、業務はさらに高度で煩雑になるでしょう。
もちろん自製するのも一つの手ですが、それには多くのコストと手間がかかるのです。また、どうしても指導の上手・下手が出やすくなります。
一方、研修をアウトソースすれば、最初からプロに教えてもらえる分、コストと手間を抑えながら最短距離で教育を施せます。指導役を育てる必要がなくなるため、コア業務へ割くリソースを確保しやすくなるメリットも。
ただし、育成ノウハウを社内に蓄積しにくくなるデメリットもあるため、やはりアウトソースする範囲を明確にするのが大切ですね。
ほとんどのケースでコスト削減になる
アウトソースを利用している会社は、業務別に見るとコスト削減に成功しているところが多くあります。アウトソースの導入時にかかる費用を見積もれるので、コストパフォーマンスを把握したうえで踏み切れるからです。
業務をアウトソースするデメリット
一方で、業務をアウトソースするデメリットもいくつかあるのでご紹介します。
社内情報を外部に出す必要がある
人事業務にしろ工場運営にしろ、顧客情報や社員情報などを共有するのは避けられません。
情報を流出されるケースはほとんどありませんが、自社とアウトソース会社で情報の取り扱い基準が異なるケースは考えられます。情報の取り扱いに厳密で丁寧なアウトソース会社を選びましょう。
委託した業務の実態を掴みにくくなる
アウトソースすると仕事に直接関われないので、業務プロセスを把握できないデメリットもあります。業務フローを追うことが難しくなるため、何か余計なコストがかかっていたり、ミスがあったりしたときに気づきにくいのです。
業者との連絡をこまめにとるようにしましょう。
自社独自の事情に柔軟に対応してくれない場合がある
必ずしもそうとは言えないのですが、アウトソース会社で標準化された手順に沿って業務を遂行されるケースがあります。その場合だと、自社の独自ルールをうまく反映できません。
業務の進め方や、自社の要望に応えてくれる範囲などは、利用前によく話合っておきましょう。
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