｢人手が足りない｣
｢臨時でスタッフが必要に｣
｢専門スキルのある人がほしい｣
などなど、社内の人材不足に悩む担当者の方は多いはず。
そんなとき重宝するのが、外部リソース活用、つまりアウトソーシングや派遣です。コストを抑えながら人材を満たせるとあって、近年利用する企業が増えています。
ただし、アウトソーシングと派遣では仕事の進め方が異なり、そのため向いている業務も変わってきます。
今回解説するのは、あうとそーしんぐの定義とメリット・デメリットです。
併せて使い方や事例もご紹介しますので、利用を検討する際の参考にしてみてください。
アウトソーシングとは？意味、定義について
アウトソーシングの定義は、｢業務そのものを外部へ委託すること｣です。受託側の企業に、仕事を代行してもらうわけですね。
委託する業務としては、経理やWebサイトの保守といった定型的な分野が多い他、近年は採用や人事を依頼するケースも増えてきました。企業価値に関わるコア業務以外であれば、今や大抵のことをアウトソーシングできるようになっています。
ただし、業務そのものを委託することになるので、担当スタッフへ細かな指示ができない点に注意が必要です。指示系統は受託先が握っており、これを破ると偽装請負に問われる可能性があります。
報酬形態に関しては、案件や成果1つにつき○円となります。業務にあてる人数や時間は受託側が決めるので、残業代などのコストは基本的にかかりません。
ちなみに、アウトソーシングの対義語は｢インソーシング(内製)｣です。併せて覚えておきましょう。
派遣とは？意味、定義について
派遣の定義は、｢スタッフを外部から派遣してもらい、自社で業務をすすめること｣です。アウトソーシングが業務そのものを外部へ依頼するのに対し、派遣は人材を借りてきて内製する点が異なります。
よって派遣の場合、スタッフへの指示は自社で行うことになります。
報酬はスタッフ1人ずつに対して、時給・日給・月給・年棒のいずれか+残業代という形態です。ただし雇用関係がないため、派遣スタッフの保険を負担する必要はありません。
なお、警備や建築、港湾運送のような危険が伴う業務に関しては、派遣を利用できないため注意しましょう。
アウトソーシングと派遣 メリット・デメリットを比較
アウトソーシングと派遣、それぞれの定義や仕事の進め方を把握したところで、次はメリットとデメリットを見ていきましょう。
どちらも一長一短ではありますが、メリットを活かしつつ、デメリットを多少被っても問題がない範囲で、状況に応じて使い分けるのが肝心です。
アウトソーシングのメリット・デメリット
アウトソーシングの主なメリットは、以下の3点です。
・自社の社員は定型業務をせずとも良くなり、それによって余った時間や労力を、コア業務へ費やせるようになります。また、社員1人あたりの負担を軽減し、労働環境を改善するのにも役立ちます。
・委託後に業務を担当するのは経験豊富なプロですので、質の高い成果が期待できます。
・委託できる期間や領域に制限がないため、ルーチン作業が中心の定型業務などは大抵のことを外注化できます。
デメリットは主に、次の3点です。
・ノウハウを自社で蓄積できなくなります。何らかの原因で契約が切れたときの対策は用意しておきましょう。
・委託側が要求する成果次第では、相応の高コストがかかります。アウトソーシング=コスト削減という考え方は、必ずしも当てはまりません。
・計画や仕様に急な変更が起こっても、速やかに対応しにくくなります。受託側と協議し、さらに受託側がスタッフとやりとりすることになるため、どうしても時間がかかってしまうからです。
以上のことから、①ルーチン中心の業務、②社内にノウハウが貯まらなくても問題ない業務、③自社で試行錯誤するよりも外注した方が良い業務などに適した手法だと言えます。
派遣のメリット・デメリット
派遣のメリットとして、これら3つが挙げられます。
・必要な時期にだけ働いてもらえるため、繁忙期・非繁忙期・平時における雇用人数の調整がしやすくなります。
・派遣スタッフとの雇用関係はないので、福利厚生や手当といったコストを削減できます。
・派遣スタッフの中には、自社にないノウハウを持つ人もいます。彼らを活用できれば、能率と成果向上はもちろん、自社社員の成長にも期待ができます。
その反面、以下のようなデメリットが存在します。
・派遣期間には3年間の法定上限があり、これを超えて働いてもらいたい場合、自社で雇用するしかありません。もう一度3年間来てもらうわけにはいきませんので注意しましょう。
・派遣スタッフの面接は禁止されていますので、｢この人に来てほしい｣と人材を選ぶことはできません。ミスマッチによる再募集の手間を考慮しておく必要があります。
・派遣期間には上限がありますし、通常は半年程度の短期契約が多くなるため、人の入れ替わりが激しくなります。新しいスタッフが来るたびに業務指示をイチから出さなくてはならず、かえって自社の負担が増えてしまいかねません。
以上を鑑みると、①継続的でない業務、②外注したくない業務、③すぐに人材が必要な業務などについては、派遣を利用するのが適していると言えるでしょう。
アウトソーシングの使い方・事例
ここでは、アウトソーシングの使い方と事例をご紹介します。
とり挙げるのは、採用のプロセスを外注化する活用法と、オンラインで業務サポートを受けられる｢オンラインアシスタント｣の例です。
採用にアウトソーシングを使う
経理や人事、Webサイト運営などの業務においては、すでにアウトソーシングが広く使われていますが、近年は採用も外注化する動きが見られるようになりました。
求人情報の出稿手配や採用サイト作成にはじまり、試験や面接手配といったスクリーニングの過程に至るまで、プロセスの大部分を外部へ委託できます。
例として、とある医療関係の企業をご紹介します。
新卒を採りたいがノウハウに乏しい同社がサポートを依頼したのは、採用代行を行う株式会社ONE。委託した業務は、採用サイト運用、説明会のセッティング、面接設定などです。
経験・ノウハウ共に豊かな業者のサポートを受けた結果、同社は目標を上回る入社数を達成しました。
最終面接は自社で行うことになるものの、応募してもらう人数を増やし、より将来性のある人材を確保しやすくする点において、専門家である採用代行は非常に有効です。今後もより普及していくと見られます。
【関連記事】
採用代行に外注すると結果が出る理由は？ 人事をアウトソーシングするメリット・デメリット。
オンラインアシスタントを使う
オンラインアシスタントは、Webのチャットツールを通じて業務のやりとりができるサービスです。
契約の際に、｢アシスタントの実働時間は1か月あたり○時間まで｣と決めて、その範囲内で業務を依頼するシステムになります。
｢先月の入金状況を確認して会計ソフトへ入力してください｣
｢○○のキーワードで記事を作ってください。構成案はこちらです｣
というように、自社社員へ任せるような感じで、必要に応じてスピーディな外注化を実現している点が特徴です。
委託できる業務は幅広く、たとえばオンラインアシスタントを提供するフジ子さんは、経理・総務・秘書・人事・Web業務などを高いレベルで代行しています。同サービスは、Nikonといった大手企業にも利用されるほどです。
小さな案件を要所要所で代行してもらいつつ、人件費を下げたい場合は、オンラインアシスタントの利用をぜひ検討してみてください。
派遣の使い方・事例
次は、派遣の使い方と事例をご紹介します。
基本的には人材派遣会社を使うことになり、特定の期間だけ人手を借りられるのが派遣の最大のメリットです。
また、契約終了後の社員登用を前提とした｢紹介予定派遣｣という形態もありますので、今回併せてお話します。
人材派遣会社を使う
派遣を使うメリットが大きい状況として、担当者の急な退職や業務急増などにより、一刻も早く人手が必要なケースがあります。
とある商社は、輸出量急増に伴い貿易業務がかさみ、社員の残業も多くなる一方でした。そこで利用したのがテンプスタッフの人材派遣サービスで、貿易事務に精通したスタッフを1週間ほどで確保できたそうです。
結果、社員1人あたりの作業量が減り、効率的に仕事を回せるようになりました。残業も少なくなったことで、人件費削減にも成功しています。
正社員がすぐに見つからない職種であれば、派遣による速やかな人材確保が非常に有効だと言えます。採用活動をしながら派遣も利用できると、業務が安定するでしょう。
紹介予定派遣を使う
先ほどお話したとおり、紹介予定派遣とは、契約終了後の社員登用を前提とした派遣の形態です。
最長6か月間の働きぶりを見てから雇用するか決められるため、入社後のミスマッチを減らせる他、面接や教育のコストも抑えられるといったメリットがあります。
例として、とある病院は、ハローワーク経由で採用した人材が定着せず困っていたとのこと。そこで人材派遣会社・キャリアプランニングの紹介予定派遣を利用し、派遣元によるスクリーニングを経て紹介されたスタッフを招きました。
｢この人が適任です｣と派遣会社のエージェントが判を押す人材だけあって、非常に良く働いてくれたそうです。結果、6か月後に正社員採用となりました。
紹介予定派遣と前述の採用アウトソーシング。社員が安定せず困っているのであれば、これらの活用も検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回はアウトソーシングと派遣について、それぞれの定義と仕組み、メリット・デメリットを解説した後、具体的な使い方と事例をご紹介しました。
外部リソースを上手く活用できれば、効率も成果も大きくアップさせられます。
そのためには、自社の状況を良く理解することが欠かせません。まずは業務内容を洗い出し、この業務はアウトソーシングできそうか、または派遣に手伝ってもらえそうかを考えましょう。
特に、事務や経理といったノンコア業務はアウトソーシングしやすい分野です。これらの業務代行に関しては、依頼できる範囲やメリット・デメリット、費用相場、おすすめ業者などを以下の記事で詳細に解説していますので、検討中の方はぜひご覧いただければと思います。
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