データ入力代行とは?外注するメリットとおすすめアウトソーシング業者

データ入力は、パソコンにデータを打ち込むだけの簡単な作業です。

誰でもできる業務ではあるものの、量が多いとそれなりに時間がかかります。社員が入力業務ばかりしていては、本来やるべきコア業務に専念できないので企業としては困りますよね。

そこで活躍するのがデータ入力代行サービス。資料作成や名刺入力、データ集計などさまざまな入力業務を担ってくれるため、企業の業務効率化に大きく貢献してくれると人気です。

本記事では、データ入力代行会社に委託できる仕事内容や外注するメリット・デメリットなどを紹介します。

おすすめのアウトソーシングサービスも3つ紹介しているので、外注先に悩んでいる方は必見です。

データ入力代行とは?

データ入力代行とは、あらゆるデータの入力業務を請け負ってくれる代行サービスのことです。

データとひと口に言ってもビジネスで扱うデータにはさまざまなものがあります。

例えば、

  • 名刺(名前、肩書き、住所、電話番号など)
  • 申込書(お中元、お歳暮、キャンペーンなど)
  • お客様リスト
  • アンケート集計

こうしたデータを必要な時にすぐ引き出せるようデータ化処理をしてくれるのがデータ入力代行の魅力。

「取引先の住所はどこだったっけ?」と名刺の山から探さなくてもすぐに検索できたり、大量のアンケート結果を瞬時に把握できたりするので便利です。

データ入力代行が請け負ってくれる業務・仕事内容

データ入力代行は、データ化できるものであればほぼ委託できます。そのため、入力業務全般あるいは一部の業務のみ委託するなど、企業のニーズに合わせた依頼が可能です。

ここでは、データ入力代行に外注できる業務の中で多くの企業が外注している仕事内容を3つ紹介します。

「どこまでの入力業務を委託しようかな?」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

文字入力

用紙の文字をパソコンに入力しデータ化してくれます。文字入力で多いのは以下の業務です。

  • 名刺入力
  • 手書き書類の入力
  • お客様リストの入力

専用ツールを使用したり表やグラフなどを用いて視覚的に分かりやすいようまとめてくれたりするため、データを管理しやすくなります。

申込書入力

事前申し込みで商品を購入する際に記入する申込書も、データ入力代行がデータ化してまとめてくれます。

事前注文をとる商品は、申込書の数が膨大になることが多いため、きちんと管理できていないと、必要な商品数を間違えたり希望配送日に間に合わなかったりなどのトラブルが発生してしまいます。

しかし、データ入力代行は商品ごと、配送日ごとなどジャンル分けして管理しやすくまとめてくれるので、管理不足による不手際は免れるでしょう。

そのため、クリスマスケーキ、お中元・お歳暮、おせちなど注文が殺到するシーンで外注する企業が多くみられます。

アンケート集計

いろんな回答が集まるアンケートは、結果を集計するのが大変です。そんなアンケート集計をシートなどでまとめてもらうこともできます。

まばらな情報をひとまとめにしてくれるため、マーケティングなどの資料に役立ちますよ。

アンケートの実施回数が多かったり大規模でアンケートを実施する際に重宝します。

データ入力代行に委託、外注するメリット

「データ入力なんて誰でもできるんだからわざわざ外注する必要はないのでは?」

そう考える企業もあるかもしれませんが、実際はデータ入力を外注するメリットはたくさんあります。

具体的にどのようなメリットが得られるのか、3つの大きなポイントをみてみましょう。

コア業務に専念できる

データ入力業務は、量が多いとどんなにタイピングが早い方でも入力に時間がかかります。

しかし、データ入力代行に委託すれば自社社員を入力業務に割く必要がありません。社員はコア業務に専念できるため、企業の生産性が上がり業績アップにつながります。

データ入力に時間をとられ、思うようにコア業務を進められないと悩む企業にとっては大きなメリットと言えますね。

コストを削減できる

データ入力のために従業員を雇うより、代行業者に委託した方がコストを抑えられる傾向があります。

筆者は名刺入力のパート勤務経験者です。氏名のみで1日(7.5時間)3,500件程度入力していました。

その時のデータを一例に、データ入力代行とのコストを比較してみましょう。

<3,500件の名刺入力(氏名のみ)を行った場合>
単価 コスト
筆者が行った名刺入力 1,000円/時 7,500円
データ入力代行(氏名のみ) 2円程度 7,000円

「たった500円しか変わらないの?」と思う方もいるかもしれませんが、パート人数が増えると金額差も大きくなってきます。

また、人を雇わないことで備品調達費や従業員が使う水道光熱費などの経費もかからないため、無駄なコストをカットできますよ。

成果物のクオリティが高い

データ入力代行はタイピングのプロ。スピーディーで正確な入力をしてくれるため、精度の高い成果物を期待できます。

データ入力は人の手で行われるため、多少なりともタイピングミスが生じるのは否めません。しかし、データ入力代行は1枚の名刺を複数人で入力することで間違った情報がデータ化されないよう防ぐなどのタイピングミス対策を行っています。

そのため、顧客情報や申込書など間違いがあってはならないデータの入力も安心して任せられますよ。

データ入力代行に委託、外注するデメリット

メリットがあればデメリットもあるもの。デメリットを理解せずデータ入力を外注してしまうと後悔につながる恐れもあります。

では、データ入力代行に外注することにおいてどのようなデメリットが考えられるのかをみてみましょう。

セキュリティ面の不安がある

名前や住所、電話番号など数多くの個人情報を扱うことになるため、一番心配なのがセキュリティ面でしょう。

「もしもやり取りの中で情報が漏洩してしまったらどうしよう…」

そんな不安を抱くのも無理はありません。そのため、データ入力代行を選ぶ際にはセキュリティ対策がしっかりしているかどうかのチェックが必須です。

低品質業者もある

データ入力代行業者にもいろんなところがあるため、中には低品質の外れ業者が紛れている可能性もゼロではありません。
「タイピングミスが多すぎる!」
「納期に納品してもらえない!」

このようなトラブルが発生する恐れもあるでしょう。

低品質業者には下記のような特徴がみられる傾向があります。契約先を間違えないためにも、外注先選びの際にぜひ参考にしてください。

  • 料金が極端に安い
  • 「スピード納品」を謳うわりに納期が明確化されていない
  • 担当者の対応が悪い(レスポンスが遅い、「〇〇だと思います」と曖昧な返事が多いなど)
  • 明確な実績がない
  • どのようなセキュリティ対策を行っているか具体的に明記されていない

データ入力代行の料金相場

データ入力代行の相場は、入力するデータの種類によって変わります。大まかな料金相場は下記の通りです。

入力データの種類 料金相場
データ入力(手書き資料など) 1文字0.3~0.5円
名刺入力 1枚20~30円
アンケート入力 1枚75円
申込書入力 1枚75円

入力項目が増えるとオプションで追加料金が発生する代行業者もあります。予想外の出費が発生しないよう、事前に入力項目数やオプションの確認もしておきましょう。

データ入力をアウトソーシングできるおすすめの業者

大切なデータを任せるので、安心して委託できるデータ入力代行を選びたいですよね。そこでここからは、品質やセキュリティ面で安心して任せられるおすすめ業者を紹介します。

「データ入力代行業者がたくさんあってどこを選べばいいか分からない!」という方は必見です。

フジ子さん

引用:フジ子さん | オンラインアシスタント 月額4.7万円~ 1ヶ月利用も可

フジ子さんは専門性の高いスタッフが対応してくれる人気のオンラインアシスタント。

業界最安値と言われており、フルタイム(月160時間)で利用した時の料金は時給換算で1,390円~となっています。

社員のように社会保険料などの固定費がかからないことを考慮すると、さらにお得と言えます。

また、在籍アシスタントはもちろん、契約した企業とも機密保持契約書を交わすので、セキュリティ面でも安心です。

引用:https://fujiko-san.com/

「フジ子さん」公式サイトはこちら

データプロ

引用:データ入力 業務代行 驚きの低価格:シスプロデータプロ

データプロは「低価格・高品質・高セキュリティ」の三拍子が揃った人気のデータ入力代行サービスです。

入力精度は99.98%とかなりのハイクオリティで、その安心感から多くの企業に支持されています。

取引実績は年間2,576社。確かな実績もあるので、「安心してデータ入力を任せたい」というニーズにぴったりですね。

「データプロ」公式サイトはこちら

うるるBPO

引用:株式会社うるるBPO | ビジネスプロセスアウトソーシング導入・運用サービス

うるるBPOは、4,000社を超える実績を持つ大手データ入力代行サービスです。

本社BPOセンターは関係者以外の出入りができないようICカードによる入退室管理を行っています。その上、常時監視カメラを作動させているためセキュリティ対策はばっちりです。

また、24時間対応しているため、夜遅くの業務でも仕事の相談ができるところも助かりますね。

引用:https://www.uluru.jp/charge

「うるるBPO」公式サイトはこちら

まとめ

マニュアルがあれば誰でもできるデータ入力は、ノンコア業務に分類されます。企業の売上に直接関与しない業務なので、時間や人員を割いてしまうと企業の売上アップが難しくなるでしょう。

だからこそおすすめしたいのがデータ入力代行への外注です。データ入力を業者に委託することで自社社員がコア業務に専念できるため、効率よく利益を上げやすくなります。

今回ご紹介したデータ入力代行業者は、実績が多くセキュリティ対策もしっかりしている人気サービスばかり。データ入力代行を検討中の方は、ぜひ一度見積もり・相談をしてみてはいかがでしょうか。