データ入力代行とは?費用、内容、外注業者選びのポイントも全てご紹介します。

「クライアントから名刺をたくさんもらった」

「膨大なデータがあるがデータベース化していない」

上記のような悩みを解決する救世主として、多くの経営者がデータ入力代行サービスに注目しています。

データ入力代行とは、集計データや売上データなどの事務処理業務を外注できるサービスです。面倒な作業を代行してもらえるので、コア業務に集中できるようになります。

自社の手間を減らすだけではなく、事務処理作業に長けた人材が効率よく作業を進めてくれるので、会社の業務拡大にもつながります。

しかし,データ入力代行が効果的と聞いていても、実際にかかる費用や選び方のポイントまではわかりにくいものです。

そこで本記事では、データ入力代行が行っている業務や外注するメリット、またどのようにデータ入力代行業者を選ぶのかを解説していきます。

データ入力代行の詳細を理解して、自社の業務を効率化し、業務拡大を目指すためにぜひお役立てください。

データ入力代行とは?

データ入力代行とは、あらゆるデータ入力を代行してくれるサービスを提供している業者のことです。

データ入力するものには、名刺や手書きの書類、伝票やアンケート用紙などデータになるものなら何でも含まれます。

これまでは、手書きのものや名刺などは保管するだけだったかもしれません。しかし、こうした貴重なデータは、デジタル化しておくことにより、いつでも有効活用することが可能となります。

例えば、「デジタル化しようと思ってはいたけど…気が付いたらデータの量が膨大になっていて、自社で処理しきれない!」というパターンも少なくありません。

データ入力代行は、事務処理作業に長けた人材が、正確にそしてスピーディーに、あらゆる資料をデータ入力して情報源として活用できるようにしてくれます。

データ入力代行が請け負ってくれる業務・仕事内容

データ入力代行が行ってくれる業務や仕事内容を見ていきましょう。

データになるものであれば、ほぼ何でも入力してもらうことが可能です。
そのなかでも、とくにニーズの高い依頼内容をご紹介します。

以下の3つの業務を取り上げます。

文字入力代行
名刺入力
アンケート入力

文字入力代行

資料にある文字ならすべて入力代行してくれます。

資料にあるデータは、手書きでもデジタル化されているものでも関係なく入力できます。

タイピングを代行してくれると考えるとイメージがしやすいでしょう。もちろん単に入力するだけでなく、視覚的にもわかりやすいようにデータを項目別にまとめてもらうことも可能です。

一般的には、手書きの資料などをデータ化することで、編集したり必要な時に使えるように管理することが目的となるでしょう。

名刺入力

知り合いになった営業の方と交換した名刺をデータ化することもできます。

交換した名刺は、他の時に活用することもあるでしょう。

営業先やイベントなどでもらった大量の名刺をデータ化しておき、必要な時に情報を引き出せるようにしておくことも可能です。

データ入力代行なら、効率よく名刺に書かれている情報を入力してくれます。

アンケート入力

アンケート用紙に記入済みの内容を、デジタル化するものです。

アンケート用紙にまばらになっている情報を、一括で管理できるようになるので、マーケティングの参考にもなります。

文字入力と同じ要素ですが、グラフ化して後に活用しやすいようにもできます。

データ入力代行に委託、外注するメリット

データ入力代行に外注するメリットを見ていきましょう。

  • 納品までのスピードが速い
  • 正確さ
  • コスト削減

さらに詳しく解説します。

プロによるスピード納品

最初のポイントは、プロが入力するので納品までのスピードが速いことです。

素人が入力すると、意外と手間がかかるデータ入力。単純作業ではありますが、正確性や見やすさ、速度を維持しながら入力するのは難しいものです。

データ入力代行なら、データ入力のプロが行うので、納品までのスピードが速いのです。

結果として、必要なデータをすぐに手にすることができるので、業務の効率が高くなります。

例えば、入力してもらうデータを預けておき、その間に何を分析するべきか決定したり、連絡をとるべき部署の目星をつけておいたりすれば、データ入力が完了すればすぐに作業できます。

このように、納品を待っている間に他の重要な業務に集中できるので、データが納品されればすぐに活用することが可能です。

正確な入力

データ入力代行に依頼すべき、他のメリットはプロが行うことからくる正確性です。

「データ入力なんて誰でもできる!」なんて思うかもしれません。

でもよく考えてみてください。

1文字間違っていたり、電話番号の1桁が違っていたりするだけで、先方と連絡がとれなくなります。

自社でデータ入力した後に、「あの部署のあの方と連絡がとれればスムーズなのに・・・」ということになりかねません。

もしくは、メールアドレスが違ったり、電話しても通じないという事態も考えられます。

正確な入力で、正確にデータ化されるのは、やはり、データ入力のプロに依頼するメリットでしょう。

膨大なデータがあるからこそ、データ入力のプロに依頼することで、正確にデータベース化できるのです。

コスト削減

データ入力代行に外注する別のメリットは、コスト削減です。

外注するのに、なぜコスト削減になるのかと疑問に思われるでしょう。

実は、全体で見るとこうしたデータ入力を外注することで、かかる費用が少なくなっています。
例えば、1500枚の名刺をデータ化する場合、1枚の名刺をできる限り早く入力して2分で行い、1分をチェック作業に割くとします。

平均すると、名刺1枚の入力時間は3分となります。

当時、オペレーターの入力作業効率は、2ヶ月程度の経験者で1枚当たり平均2分。1日(8時間)にデータ化できる量は数百枚ほどしかなく、事業をスケールさせるうえでは何らかの対策が必要だった。引用元:https://news.mynavi.jp/itsearch/article/security/2187

名刺入力の時間目安

・ビーアウト 1枚1分
・Sansan 1枚2分
・プロセス・マネジメント 1枚約2.5分(データ入力20項目で5分、名刺は10項目で2.5分)
参考にした企業:
ビーアウト
Sansan
プロセス・マネジメント

かかる時間は1500件×3分で4,500分となります。

4500分は、時間に直すと75時間です。

1日8時間労働だとすると、9日と3時間分の仕事量です。

もしアルバイトを雇う場合、時給900円で計算すると67,500円が必要です。

データ入力代行業者の平均的価格である、名刺入力1件30円とすると、1500枚分の名刺入力は45,000円となります。

その差はなんと、22,500円です。

データ入力をアウトソーシングした例

自社で行う場合 データ入力代行
かける時間  75時間   0(自社社員は稼働しないため)
費用 時給900円の場合67,500円 1件30円として45,000円

データ入力にかける時間を、別の業務に割り当てられるので、コスト以外でもメリットがある言えます。

外注する方がコストがかかるという固定概念があると、外注することがコスト削減になることに気づけないことがあるのです。

データ入力代行に委託、外注するデメリット

データ入力代行業者に、外注する時のデメリットも見ておきましょう。

どのようなデメリットがあるか把握しておくことで、安心して依頼することが可能になります。

対面で仕事を依頼できない

仕事を外注する時に、対面で業務を依頼できないことがデメリットだと感じるかもしれません。通常の業務であれば、対面で何を依頼したいのか、どのような業務をするのか指示できるからです。

確かに、オンラインアシスタントやデータ入力代行業者に依頼すると、データを渡して作業をしてもらうので、対面では会わないでしょう。
しかし、電話やチャットツールを使用して密にコンタクトをとることが可能なので意思の疎通は問題ありません。

マニュアルやルールを事前に共有すれば円滑に作業を進めることが可能です。
そのため、「対面で仕事ができないので、業務をスタートさせるのが難しいかも」という心配も無用です。

情報セキュリティの問題

別のデータ入力を外注する時のデメリットとして、情報セキュリティの問題があります。
大切なデータが外部に漏れてしまうのではないかと心配になりますよね。

データ入力代行業者では、スタッフと機密情報契約書を交わしているので、スタッフを通して情報が漏れる心配はありません。

また作業をするパソコンに、USBメモリなどを持ち込まないようにしています。
厳重に注意を払い、情報セキュリティ対策を施しているのです。

データ入力代行の料金相場

データ入力代行を利用する場合の料金相場を見ていきましょう。

どのようなデータを、どのような契約方式で依頼するかによって費用が異なります。

枚数単価の場合、ULURUの例は以下のようになります。

・文字入力 1文字0.375円から
・名簿入力 9円
・名刺 1枚31円
・アンケート入力 1枚75円
・レイアウト入力 500円から
参考:ULURU https://www.uluru.jp/charge

この他にも、データ集計が15,000円からやマクロファイルの作成が10万円からとなっています。

次に、オンラインアシスタントの場合は以下のようになります。

・時間給 2,000円から3,000円

平均すると、上記の時間給です。

もちろんフルタイムなど時間が長くなると、さらに安くなります。

例えば、フジ子さんの場合には、フルタイム(月160時間)で利用すると、1時間当たりのコストは1,390円から2,000円です。

このように比較してみると、オンラインアシスタントの方が高く感じますが、全体を見た時のコストを削減することができます。

というのも、オンラインアシスタントの場合は先鋭チームに仕事を依頼できるからです。

しかも、仕事の内容が変わったとしても対応が可能です。

データを入力するだけでなく、データを元にしてプレゼンの資料を作ってもらうなんてことも問題ありません。

もし本当に実力があるのか疑問に思う場合でも、フジ子さんなら事前に実務能力のチェックが可能です。

まとめてみると、枚数が限定されているケースでは、枚数単位で単価が設定されている業者がおすすめです。

トータルで業務のサポートをしてもらうことを考慮しているなら、オンラインアシスタントの方が業務の幅が広いのでおすすめです。

データ入力をアウトソーシングできるおすすめの業者

データ入力をアウトソーシングできる業者をご紹介しましょう。

それぞれの業者の特徴を抑えておくと、自社の業務をアウトソーシングするのにぴったりの業者を探せます。

フジ子さん

フジ子さんは、格安料金でありながら、高い品質で業務をサポートできるオンラインアシスタントです。

対応できる業務には、データ入力だけに限らず、総務、経理、秘書、WEB運用など、企業が成長するのに必要なポイントがすべて含まれています。

1つの作業だけでなく、トータルで業務を依頼することが多い場合におすすめのサービスです。

トライアルの期間中に、アシスタントがどれだけの実務能力を持っているのかをチェックできるので、依頼者側も安心してアウトソーシングすることができます。

プラン名 契約期間 実務時間 料金
TRIAL 1週間 2時間 無料
PLAN20 1ヶ月(自動更新) 月20時間 4.7万円(時給2,350円)
PLAN30 1ヶ月(自動更新) 月30時間 6.9万円(時給2,300円)
PLAN50 1ヶ月(自動更新) 月50時間 9.9万円(時給1,980円)

上記のように、月額料金も格安ですし、仕事量に合わせてプランを変更することも可能です。
料金が安いと、業務の質が気になりますよね。
フジ子さんには、税理士事務所で5年以上勤務経験のあるアシスタントや、社長秘書職勤務3年以上など、実力あるアシスタントが揃っています。

どんな業務でも、しっかりサポートしてくれるでしょう。

フジ子さんのサービス内容詳細はこちら

データプロ

データプロは、中国武漢市のコストメリットを活かした業界最安値が魅力の業者です。

もちろん品質に抜かりはありません。

ベリファイチェックという同項目を繰り返し入力するという過程を採用するので、入力精度は99.98%を誇ります。

中国での作業になりますが、スタッフは機密情報契約を締結しており、オフィス内には記録媒体の持ち込みを禁止しているので、セキュリティ対策もしっかりされています。

格安でデータ入力をアウトソーシングしたい方におすすめのサービスです。

データプロ公式サイトはこちら

プロセスマネジメント

プロセスマネジメントは、膨大にあるデータをデータベース化する専門部隊がいる業者です。
グループ制を採用した迅速な対応が特徴的で、短納期や大量発注も依頼することができます。
また、納期が短くても、チェック体制はしっかりしています。

まずは熟練の検査員がデータのチェックを行い、さらにシステム上でもエラー入力を抽出し、精度を向上させています。

予算や納期を考慮した方法で依頼することが可能です。

プロセスマネジメント公式サイトはこちら

まとめ

時間がとられる情報のデータ化を依頼して、業務の効率化を図ることができるのが、データ入力代行です。
専門のプロが効率よく高い精度で入力を行うので、納期が短くなることも大きなメリットですね。

もちろんデータの到着を待っている間は、もっと重要な業務に携われるので、仕事の効率もアップします。

自社にあるデータベース化すべき情報を集めてみて、データ入力代行業者に依頼すべきか検討してみることをおすすめします。