名刺入力代行とは?費用、内容、外注業者選びのポイントも全て網羅的に解説

毎日たくさんの人と仕事をしていると、どんどん名刺が溜まっていき、フォルダやバインダがいっぱいになりますよね?

中には、それらの名刺を社内のパソコンに打ち込む方もいるかもしれませんね。しかし、大量のデータ入力は時間と人件費がかかり、場合によってはメイン業務に支障をきたします。

そこで手間とコストがかかる作業をしなくても、

✔ 取引先の名刺を入力
✔ 自分の名刺をデータ化
✔ 社内で名刺のデータを共有

といった業務を代わりにやってくれる、「名刺入力代行」というサービスが注目を集めています。

今回は、名刺入力代行とはどんなサービスなのか解説すると共に、費用や外注業者の選び方まで徹底解説します。

名刺入力代行とは?

まずは、名刺入力代行について解説します。

名刺入力代行とは、その名の通り名刺の情報をパソコンなどに入力してデータ化する作業を代行するサービスです。

名刺に記載されている会社名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスといった情報を、指定した形式でデータ入力してリスト化してくれます。

リスト化された情報は、いつでもパソコンやスマホから検索がかけられるので、企業や部署ごとに調べることも可能です。

名刺入力代行を活用すれば、普段の業務が円滑になるので、メイン業務に専念したい場合は特におすすめです。

名刺入力代行が行う業務・仕事内容

名刺入力代行では、どのような業務を行ってくれるのかを解説します。業務内容を知れば、運用する際のイメージも湧きやすくなるでしょう。

基本情報の入力業務

基本となる業務は、名刺に記載された情報を入力する作業です。

項目は企業の名刺によって異なりますが、多くの場合は以下の情報が記載されています。

  • 企業名
  • 部署名
  • 役職名
  • 氏名
  • 住所
  • 郵便番号
  • 電話番号

上記の情報に加えて、企業によってはFAX番号やメールアドレス、URL、携帯電話の番号などが記載されています。

これらの基本情報を入力したデータは、XLSやXLSX、CSVといった希望の形式で納品します。メール添付やサーバーアップロード、DVD-ROM、USBメモリー、HDDなど、お好きな方法で受け渡し方法も様々なバリエーションに対応できるため非常に重宝されています。

納品形式や納品方法は、代行業者によって異なるほか、基本情報の入力でかかる費用も業者によって異なります。場合によっては追加情報1つで◯◯円という形で料金設定されています。

利用前に料金設定や納品形式、納品方法などを調べましょう。

重複検査

社内で重複した名刺を検査して、同じ内容のデータは抽出します。

企業内で何人も同じ方と名刺交換していたために、社内から同じ人の名刺が何枚も出てきたといった経験があるでしょう。

しかし、名刺入力代行を利用すれば、同じ人の名刺があっても、入力したデータを全て検査して、同じ内容のデータがあれば整理してくれます。

このように代行業者に依頼することで同じ情報が重複する心配がなくなり、必要な時にもスムーズに取り出すことが可能です。

名刺入力代行に委託、外注するメリット

コスト削減

名刺入力代行に委託した場合、大幅なコスト削減になります。

例えば、展示会で入手した名刺1,000枚を、自社で名刺入力をした場合、1枚当たり3分程度で入力できるでしょう。この作業を1人の社員が行うと、1,000枚×3分=50時間。1日8時間労働だとすると、6日以上はかかる計算です。

データ入力業務の平均時給は派遣社員でも約1,293円なので(*)、1,000枚の名刺を入力するには、大体6万2,000円の人件費がかかります。採用や設備投資なども含めると、もっとかかってくるでしょう。

その点、名刺入力代行を利用すれば、基本情報の入力だけなら1枚30円程度から請負ってくれる業者もあります。1,000枚の入力であっても、1,000枚×30円=3万円という低コストです。

名刺入力のコスト削減ができれば、その分メイン業務に費用を費やせるので、大きなメリットとなります。

*:求人ボックス給料ナビ/データ入力の仕事の年収・時給・給料情報

入力ミスや記入漏れが少なくなる

プロがデータ入力をすれば、入力ミスや記入漏れのリスクが少なくなります。

自社で名刺入力作業をしていると、必ず入力ミスや記入漏れが発生します。ましてや名刺が1,000枚以上といった膨大な量になると、1回のミスもしないのは不可能でしょう。

しかし、プロのデータ入力に依頼すれば、入力ミスや記入漏れといったミスは確実に少なくなります。実際、アウトソーシング会社の精度は99.5%が基準と言われています(*)。つまり、1,000枚の入力をしても、5枚程度しかミスがない計算です。

もちろん、入力後はミスがなかったかチェックするため、最終的には100%間違いがないデータが完成します。

データに間違いがないということは、取引先に対して失礼がないように接することができるので、企業に取っては大きなメリットとなるでしょう。

*:NOC/データ入力の仕事は単純ではない?これだけのノウハウが詰まっている

名刺入力代行に委託、外注するデメリット

業者によってはチェックが甘い場合がある

名刺入力代行は、自社で新たな人材を確保するよりも安い費用でできます。しかし、料金だけで決めた業者だと、サービスの品質が低い場合があります。

例えば、入力されたデータに間違いがあったり、記入漏れがあったりと、取引先との仕事にも悪影響を及ぼす恐れがあります。

そのような事態に陥らないためにも、代行業者選びは慎重に行う必要があります。しっかりと代行業者を下調べして、最初は少ない作業だけ依頼してみると良い業者か分かります。

情報漏洩のリスクがある

名刺入力代行に依頼する場合、情報漏洩のリスクがあります。

特に名刺入力代行の場合、自社の情報だけでなく名刺に記載された企業の情報も、代行業者に提供します。つまり、自社だけでなく取引先全ての情報が、漏洩のリスクに晒されるということです。

万が一、取引先の情報まで漏洩したら、取引が打ち切りになるなどの二次被害も考えられます。

企業としての信用にも関わる話なので、代行依頼する業者のセキュリティがしっかりしているか、どのように情報管理しているのか、といったことは調べてから依頼することが大切です。

名刺入力代行の料金相場

名刺入力代行の料金相場について解説します。ちなみに料金設定は、基本項目(1枚当たり)○○円で設定しているようです。

いくつかの業者における料金を調べてみました。

項目数 入力内容 料金設定
10項目 名前、郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署名、役職名、FAX番号、e-mail、URL 31円~
7項目 郵便番号、住所(建物名を含む)、建物名、会社名、部署名、役職名、氏名 22円~
16項目 会社名、会社名カナ、部署、肩書・役職、郵便番号、住所、建物、名、名カナ、姓、姓カナ、電話番号、携帯番号、FAX番号、メールアドレス、URL 30円~
5項目 氏名、会社名、郵便番号、住所、電話番号 30円~

料金が「○○円~」となっているのは、発注件数が少ないと料金が高くなるか、もしくは追加項目によって、料金が加算されるからです。上記の料金は、あくまでも最低金額なので依頼内容によっては、これ以上かかることもあります。

しかし、どの業者であっても、自社でデータ入力作業をするより安い費用でできるので、少しでも名刺入力作業のコストを安くしないなら、ぜひ導入を検討してみてください。

名刺入力をアウトソーシングできるおすすめの業者

フジ子さん

フジ子さんは、名刺入力代行サービスに加えて、人事サポートや翻訳、ECサイトの管理など、幅広い業務に対応しているオンラインアシスタントサービスです。

料金の安さに定評があり、以下のプランから選択が可能です。

プラン名 契約期間 実務時間 料金
PLAN20 1ヶ月(自動更新) 月20時間 4.7万円 (時給2,350円)
PLAN30 1ヶ月(自動更新) 月30時間 6.9万円 (時給2,300円)
PLAN50 1ヶ月(自動更新) 月50時間 9.9万円 (時給1,980円)
TRIAL 1週間 2時間 無料

フジ子さんなら、採用コストや設備投資が一切かからないため、新しく人材確保するよりも安いコストで利用できます。

また、無料トライアルを活用することで、「使ってみて良くなかったらどうしよう…」、「思っていたサービスと違ったら…」といった不安も解消できます。

加えて、フジ子さんでは顧客と対面するメンバーと、意思決定を行う役員が密に繋がっているため、正確かつ迅速にサービスの課題が把握してくれて、早急に解決策を講じてくれます。

このように仕事の質も高いので、名刺入力作業においても、入力ミスや記入漏れといったリスクが低いのも特長です。低コストで上質なサービスを利用したいなら、ぜひフジ子の利用を検討してみてください。

フジ子さんの詳細はこちら

i-STAFF

i-STAFFは、名刺入力代行サービスに加えて、領収書や書類作成といったオフライン業務も代行してくれるアウトソーシング業者です。

採用倍率が1/100と非常に厳しく、優秀なスタッフが揃っているため、作業スピードだけでなく正確さにもこだわった業務を行ってくれます。名刺入力のように、正確さが重要となる業務にも適した業者です。

また、アウトソーシング業界では唯一となる返金保証が付いています。万が一利用してみて、サービスに満足できなければ返金してもらえるので、低リスクでお試できます。

i-STAFFの詳細はこちら

アレスクリエイション

アレスクリエイションは、官公庁や大手企業からデータ入力の依頼を受けるほど、信頼性が高い代行業者です。その実績は25年にものぼります。

長い実績によって培われたノウハウに加えて、常に個人情報保護士の管理の下、自社スタッフのみでデータ入力を行うため、機密性が高いデータ入力代行をしてくれるのが特長です。

プライバシーマーク認定企業として、厳正なルールの下でデータの管理をしているので、情報漏洩のリスクが心配なら、アレスクリエイションを検討してみてください。

アレスクリエイションの詳細はこちら

まとめ

名刺入力作業は、意外にコストと手間がかかり、場合によってはメイン業務に支障をきたす恐れがあります。自社で行うと入力ミスや記入漏れも発生するでしょう。

その点、名刺入力代行に依頼すれば、低コストで質の高い入力をしてくれるので、メイン業務に集中できたり、情報管理のミスがなくなったりと、様々なメリットがあります。

特にフジ子さんやi-STAFF、アレスクリエイションといった業者は、質の高い業務を安いコストで請負ってくれるので、名刺入力や管理でお悩みなら、ぜひ導入を検討してみてくださ