事務作業のうち、意外と時間をとられるのがエクセル資料作りです。
自分のチームやプロジェクトの中で、必要となるエクセル作成が意外と多いことに気づいていますか？
「この時間はちょっと無駄だな」
「資料作成よりも新規のお客様との打ち合わせを優先したい」
上記のように感じることもあるでしょう。
エクセル作成が時間を奪っているというケースでは、エクセル作成を代行業者に外注してしまうことがおすすめです。
エクセル作成代行業者は、必要なデータを入力したり、マクロや関数なども利用してデータ作成をしてくれるサービスです。
自分が必要としている用途に合わせて、資料作成してくれるサービスなのです。
エクセル作成という自社で行うには非効率になりがちな作業を外注することで、本来集中すべき業務に携わることができ、作業の効率化やコスト削減につなげられます。
そこで今回は、数あるエクセル作成代行サービスの費用や内容を徹底比較してチェックしていきましょう。またどのように業者を選ぶのが良いのか、気になるポイントもご紹介します。
ぜひ最後まで記事に目を通していただき、自社のニーズにマッチしたサービスを見つけ出してくださいね。
目次
エクセル作成代行とは？
エクセル作成代行とは、エクセルを使ってデータ入力をしたり、マクロを作成したりするなど、エクセルに関わる業務を代行してくれるサービスです。
手元にあるデータを入力することもできますし、統計などからデータを抽出してエクセルにまとめることもできます。
会社の業務の大半を占めるとも言える、エクセル作成の業務を外注できるサービスなのです。
データ入力という単純な作業を、外注することで業務の効率化を図ることができ、社員やチームのメンバーが自分の業務に集中できるようになるのです。
エクセル作成代行の料金相場
エクセル作成代行の料金相場を見ていきましょう。
エクセル作成を外注するには、時間で計算するケースと、ページ単位で計算をするケースがあります。
| オンラインアシスタントなど | 書類作成専門 | |
| 費用 | 時間給2000円から3000円 | 1枚 2000円から |
| メリット | 資料作成だけにとどまらないトータルの業務が可能 | ページ単位で依頼 |
上記は、エクセル作成代行を依頼する時の平均価格です。
オンラインアシスタントの場合は、時間契約になりますので、業者やプランによって費用が異なります。
後ほど紹介するHELP YOUの場合では、実務能力が高い分、3000円ほどの時間給となります。
対して、格安でサービスを提供している業者もあります。
例えば、フジ子さんの場合では、フルタイムのプランでは時給換算で1390円になるものもあるので、一概にまとめるのが難しくなります。
書類作成をページ単位で依頼する場合の平均価格は、1枚2000円です。
こちらも後ほど紹介する、オフィス・ブールの場合の価格です。
もし複雑なマクロを組む必要があるなら、さらに費用がかかりますが、1枚当たりの平均価格が2000円からとなっています。
どのような資料を作成するのか、扱うデータの量によっても変わります。
それで、自社の場合には、どちらのパターンで計算するのが良いのか検討してみると良いでしょう。
エクセル作成代行が請け負ってくれる業務・仕事内容
エクセル作成代行が行ってくれる業務や仕事内容を見ていきましょう。
エクセルに関連した業務はたくさんありますが、その中で3つの点を取り上げます。
・マクロの作成
・データの抽出
・データをグラフなどで視覚化
さらに詳しく見ていきましょう。
マクロで単純作業を自動化させる
エクセル作成代行が行ってくれる業務には、マクロを使用し作業を自動化させることがあります。
エクセルの機能に、皆さんも活用しておられるマクロがあるのはご存じでしょう。
マクロを活用すると、決まった動作や単純な作業を完全に自動化させることが可能になります。
これは少し異なりますが、関数などを組み合わせて、自動的に計算できるようにしてくれます。
マクロを作成するには、VBAマクロと呼ばれるエクセルで使えるプログラムを書く必要があります。
一旦マクロを作成してしまうと、その後は自動で作業ができるので、作業時間を短縮させることが可能です。
今まで
データ入力
↓
データ抽出
↓
計算
↓
データ合算
このような流れになっていたものが、
データ入力
↓
データ合算
これだけで、必要なデータを出すことができるのです。
これによって、これまでは人手で行っていた作業をエクセルが行ってくれるので、人手もいらなくなり、作業時間が大幅に改善されるのです。
作業の自動化に必要なマクロを作成してくれるのが、エクセル作成代行のサービスです。
情報のデータ化やデータ抽出
エクセル作成代行がしてくれる別のサービスは、シートにあるデータの抽出です。
もしかすると、これまでデータ化していない情報があるかもしれません。
長年蓄積された情報をデータ化すると、自社の分析やビジネスに活用できる情報が手に入る可能性があることも考えられます。
しかしここで必要になるのは、膨大な情報をデータベース化することです。
データが大量になるのであれば、手入力したり、自社の社員に依頼したりすると時間がかかりすぎます。
またシート上にデータ化された情報から、一定のデータのみを抽出したい場合でも、エクセル作成代行業者なら、すぐにデータ抽出可能です。
エクセル作成代行では、必要な情報をデータ化したり、データベースからデータを抽出してくれるのです。
データを見やすく視覚化する
3つ目のエクセル作成代行が行ってくれる業務は、データを視覚化するということです。
データがそのままであると、何がどのように違うのか、情報がはっきりしません。
もしグラフ化されていたり、見やすいように工夫されていると、会議や商談の時に活用しやすくなりますよね？
エクセル作成代行なら、データを視覚化することも可能です。資料作りのプロですので、見やすくなることが期待できます。
自分で作成して満足していても、実は他の人から見ると『わかりにくい資料』となってしまっているケースも多々あります。
エクセル作成代行業者に外注することで、データを「見やすく」「わかりやすく」まとめてくれるのでとてもありがたいサービスと言えるでしょう。
エクセル作成代行に委託、外注するメリット
エクセル作成代行に、外注するメリットを見ていきましょう。
メリットは大きく分けて3つあります。
・コスト削減
・業務に集中できる
・ミスが少なくなる
3つの点が、本当にメリットとなるのか根拠を解説していきます。
全体を見た時にコスト削減になる
最初のメリットは、全体を見た時にコスト削減となることです。
これはどういうことか説明するなら、エクセル作成にかかっている時間は意外と多いということです。
エクセル作成を外注することで、実はコスト削減になります。
外注して費用が発生しているのに、「コスト削減になるのか？」と疑問に思われることでしょう。
表にして見てみましょう。
| 自社で作成する場合 | 業者に外注する場合 | |
| 作業にかける時間 | 4時間 | 0時間 |
| かかる費用 | 時給1000円の場合4000円 | 1枚2000円から |
上記のように、プロではなくマクロを組んだこともない人が、時間をかけて作業をするより、外注してしまった方がコスト削減になるのです。
これは、枚数が多くなったり、データが膨大であればあるほど、効果が高いと言えます。
本来すべきな業務に携われる
エクセル作成代行に依頼する別のメリットは、エクセル作成に時間をかけなくて済むということです。
会議や商談の前には、必ずと言っていいほど、資料が必要となります。
もちろん資料をエクセルで作成することもあるでしょう。
もし大事な商談や会議の前に、資料作成に時間が取られるとすると、本来発揮すべき力や話すべき内容を本番で話せなくなることも考えられます。
これは、資料作成に時間が取られるからです。
実は、NTTコムリサーチとプレジデントが行ったビジネスマンの資料作成に関する調査では、資料作成に利用されるソフトとして、エクセルが89％も利用されていることがわかりました。
参考：https://research.nttcoms.com/database/data/001928/
言い換えると、作業の多くはエクセル作成に関わるものなのです。
しかも多くの企業で、エクセルを使って資料作成することが多くなっています。
もしエクセル作成にかかっている時間を、もっと重要な業務に充てることができれば、効率的になりますよね？
商談でクライアントを説得できるように時間をかけて調査したり、会議の時に詳しく回答できるように資料をさらに読み込んだりと、重要な業務に時間を割けるようになります。
本来集中すべき業務を行えるのも、エクセル作成を外注する大きなメリットです。
プロに任せることでミスが少ない
最後のメリットとして、エクセル作成のプロに外注することで、ミスが少なく資料作成できるということがあります。
エクセル作成にかかる時間だけでなく、仕事の質の面でもエクセルの素人の場合には疑問が残ります。
エクセル作成を専門にしているプロの場合には、データを抽出したりマクロを作成したりする際もミスが少なく作業をしてくれます。
ミスがあると、修正にも膨大な時間がかかることがあるでしょう。
最初からプロに外注してしまうことで、ミスが少なく質の高い資料を手にすることができるのです。
エクセル作成代行に委託、外注するデメリット
エクセル作成代行に外注することで、考えられるデメリットも見ていきましょう。
それぞれの対策方法を知っておくと、安心してエクセル作成代行に依頼できます。
業務以外からの提案がない
最初に考えられるのは、業務以外からの提案がないことです。
例えば、自社でエクセル作成をすれば、エクセル作成の過程で得られた情報から、改善点や他の提案が生まれると感じる方もおられるでしょう。
確かに、エクセル作成に見ることができるデータから別の提案が生まれることがあります。
しかし、エクセル作成代行でもサービスによっては、次に行うべき仕事の提案がもらえることもあります。
例えば、オンラインアシスタントのフジ子さんでは、資料作成の際に次にするべき仕事も予測して提案してくれます。
エクセル作成の業務だけでは、次の仕事の提案がないと思いがちですが、業者によってはこのように資料作成から繋がる提案もしてもらえるのです。
データ漏洩のリスクがある
別のデメリットは、データ漏洩の心配です。
エクセル作成では、多くのデータを取り扱います。
ソフトからは漏れなくても、人為的な情報漏洩がないのか心配になるでしょう。
多くのエクセル作成代行業者では、ソフトからの漏洩だけでなく、人為的な情報漏洩対策をしており、外部記録媒体の持ち込みを禁止している業者もあります。
データ漏洩のリスクについても対策済みですので、安心してエクセル作成を依頼できます。
エクセル作成をアウトソーシングできるおすすめの業者
エクセル作成を外注する際に、おすすめの業者をご紹介します。効率よく、費用も抑えながら外注するために、業者ごとの特徴も詳しく解説します。
フジ子さん
フジ子さんは、オンラインアシスタントとして様々な業務を格安で依頼できるサービスです。
もちろん含まれる業務には、エクセルでの資料作成も含まれます。
調べものをしてから、資料作成を依頼することも可能です。
しかもかかる費用も他社と比較しても格安となっています。
上記のように、時間が増えるにつれて、実質時間給も安くなります。
ただ資料を作成してもらえるだけでなく、トータルで自社の業務をサポートして欲しいという方におすすめのサービスです。
例えば、資料作成をして余った時間は、画像の加工や編集などを依頼するなどの使い方も可能です。
他にも、資料のある部分を翻訳したい場合でも通常のパートやアルバイトの方で対応することは難しいものです。
エクセル作成代行業者でも、翻訳まで対応できるものは多くはありません。
フジ子さんなら、翻訳を依頼しても、専門のアシスタントが対応可能です。
もしページ当たりの費用で計算していると、このような使い方ができませんので、多種多様な業務で活用したい方にぴったりです。
クラリテ
クラリテは、資料作成や調査分析のサービスを提供しています。
オフィスワークを専門にしているので、最高の品質の資料を作成してもらうことができます。
費用一覧
| エクセル作成 | データ調査 | |
| 費用 | 3000円 | 6000円 |
エクセル作成の費用は最安値ではありませんが、外資系コンサルティングファームの出身者も含まれているので、最高のスキルを活かした業務が可能です。
単純な作業は在宅のスタッフに依頼し、複雑な作業は社内スタッフが稼働するというシステムで、品質を高くしながら低価格を実現しています。
1枚当たりで依頼しながらも、高い品質の資料にできるのは大きなメリットです。
エクセルのことを全く知らなくても、イメージを伝えるだけで形にしてくれるので、心強い助っ人になります。
オフィス・ブール
最後の紹介するのは、オフィスブール。
エクセル作成を格安で依頼できるサービスです。
費用は1枚当たり2000円からです。
少しのエクセル作成も気兼ねなく依頼できるサービスとなっています。
「急に資料が必要となったのに時間がない！」という場合でも、対応可能なサービスですので、急ぎの仕事でも1枚単位で依頼が可能です。
コストはかけたくないが、時間は節約したい方におすすめのサービスです。
マクロの難易度によって費用は変わりますので、相談してみることをおすすめします。
まとめ
エクセル作成代行を依頼する際のメリットや費用などを見てきました。
手間になりがちな作業を外注することで、他の業務に集中できたり、コスト削減につなげることができたりします。
人員が不足しがちな時だけでも、エクセル作成代行を活用することで、業務の効率がアップすること間違いありません。
どのようなサービスを利用できるのか、比較検討してみることをおすすめします。
