【人手不足対策】深刻化する原因と対策に有効なオンライン秘書の魅力

「人手が足りないから仕事が片付かない・・・」
「求人を出しても応募がこないから人手不足から抜け出せない・・・」

このように、人手不足が深刻化している日本企業はたくさんあります。人手不足だと既存社員へ過酷な労働を強いてしまうことにつながるため、その不満からさらに人が辞めていくという悪循環に陥ることも。

この負の連鎖を断ち切るためには、なぜ人手不足になるのかという原因を理解し、適切な対策を講じることが大切です。そこで今回は、人手不足の原因とともに効果的な対策や人手不足の解消事例を紹介します。

「人手不足を解消できる上に人件費削減にもつながる」と人気のオンライン秘書の魅力についても解説するので、人手不足に頭を悩ませている方は必見です。

なぜ人手不足になるの?日本で人手が足りなくなる原因・理由

2019年10月に帝国データバンクが行った調査によれば、「正社員が不足している」と答えた企業はなんと50.1%。半数以上の企業が人手不足を実感していると言えます。

では、なぜここまで企業が人手不足に悩む羽目になってしまったのでしょうか。その大きな原因を3つ紹介します。

労働人口の減少

日本は少子高齢化が社会問題となっており、年々人口が減少傾向にあります。それを裏付けるのが以下のデータです。

引用:統計局ホームページ/人口推計/人口推計(平成28年10月1日現在)‐全国:年齢(各歳),男女別人口 ・ 都道府県:年齢(5歳階級),男女別人口‐

こちらのグラフは、総務省が発表した人口推計の結果です。人口は右肩下がりの一途をたどり、平成17年頃にはとうとう人口増減率がマイナスになっています。

人口が減っているということは、当然日本経済を担う労働人口も減少していくということ。そのため、日本では求職者より求人数が多い「売り手市場」の業界が増えています。

企業が貴重な働き手である若者世代の取り合いをしているような状態なので、いつまでも求職者の応募を待つような状態ではなかなか人手不足の解消は難しいでしょう。

フリーランスが増えた

「会社に縛られたくない」
「自分がやりたいことで稼ぎたい」

などの理由から、組織に属さず個人で仕事をするフリーランスが増えています。その数はなんと国内労働人口の約1/6とも言われているほど。企業と雇用関係を結ぶ人間が減っているため、人手不足はどんどん深刻化しています。正社員として定年まで勤めあげるのが美徳と考えられてきた昔の風潮とは真逆ですよね。

特に、現代のフリーランスは職種が豊富で、ユーチューバーやWebライターなどを筆頭にパソコンやスマホがあればできる仕事が多いです。資格がなくても気軽に始められる仕事もあるため、今後もフリーランスが増え続け益々企業の人手不足が深刻化していく可能性があります。

企業と求職者のミスマッチ

企業と求職者の相性が合わない「ミスマッチ」も人手不足の要因の1つ。企業本意な雇用を続けていては、求人を出してもなかなか応募が来なかったり、入社してもすぐ離職されてしまったりする可能性があります。

では、具体的に求職者がどのようなところで企業と合わないと感じてしまうのか、多い原因は以下の通りです。

  • 労働条件が合わない(給料が少ない、残業が多いなど)
  • 求人情報と実際の雇用条件が違う
  • 上司や先輩など職場の人間関係がうまくいかない
  • 労働環境が悪い(作業台が低く腰を痛めてしまったなど)

このような不満を求職者側が抱いてしまうと、採用したとしても長く働いてもらえない恐れがあります。また、人の出入りが多くなることで企業の悪評が広まることもあり、より求人応募が来にくくなって人手不足が深刻化するという悪循環に陥ります。

深刻な人手不足を解消するためにやるべき対策

人手不足が深刻化すると、生産性を上げることが難しくなります。生産性が上がらなければ当然企業の利益も上がらないので、既存社員に還元もできません。

過酷な労働を強いるのに何の還元もしてくれない企業に対して不満を爆発させる社員が出てくる可能性もあるため、企業の悪評もどんどん広まっていくでしょう。このような事態を避けるためにも、企業側は一刻も早く人手不足の問題を解消する必要があります。

では、深刻化してしまった人手不足をどのようにすれば解消へと導けるのか、具体的な対策をいくつか見てみましょう。

労働条件・環境を見直す

労働条件や環境を整えてあげることで労働者にとって魅力的な企業と見られるようになり、既存社員の離職を防いだり求職者の応募率がアップしたりします。そのため、現在の労働条件・環境が果たして働く側にとって満足できるものか否かを見直してみましょう。

ここで大切なのは、経営者目線ではなく労働者目線で考えること。経営者目線だとどうしても会社都合を優先した労働条件・環境になってしまうので、実際に働く社員たちの意見を参考にするなどしながら見直すように心がけてください。

【労働条件】
給料が働きに見合っているか
残業や休日出勤が当たり前になっていないか
住宅手当や資格手当など魅力的な福利厚生となっているか
など

【環境】
社員同士の人間関係はどうか
会社が社員同士の交流の場を設けているか(レクリエーション、社員旅行など)
社員が意見を言いやすい環境になっているか
仕事がしやすい設備を整えられているか(デスクやイスの質、ウォーターサーバー設置など)
など

様々な働き方の人材を受け入れる

応募資格に「フルタイムで働ける人」などと限定すると、それ以外の求職者が応募できなくなってしまいます。これでは応募が集まりにくくいつまでも人手不足を解消できないので、企業側が働き方に対して柔軟な対応をしましょう。

求職者の中には、スキルや経験を持っているものの家庭の事情で時短勤務しかできなかったり、会社が遠くて通勤できなかったりなどで応募できない方もいます。

「人手不足だから即戦力となるスキル保有者を雇いたい」と思っている企業側からすると、このミスマッチは非常にもったいないですよね。だからこそ、企業側も歩み寄る努力が必要なのです。

フルタイムが難しいならパートで時短勤務をお願いしたり、会社が遠いならリモートワークを提案することもできます。このように企業側が柔軟に対応すれば優秀な人材の確保は十分可能です。

ノンコア業務を外注して人件費削減

「人を雇いたくてもお金がない・・・」

そんな企業にぜひ検討してもらいたいのがオンライン秘書です。

オンライン秘書は、売上に直接関与しないノンコア業務を担ってくれる外注サービス。1ヶ月10万円程度で外注可能なところが多く、人を雇って給料や保険料などを払うよりも圧倒的に安く済ませられるため人件費削減につながります。

サービス内容は、スケジュール管理や出張先のホテルの手配、電話対応など様々です。これらのノンコア業務を外注することで社員は売上を作るコア業務に専念できるので、効率よく生産性を上げられます。

オンライン秘書を依頼できるサービスはたくさんありますが、人件費削減を意識するならコスパを重視した業者選びをすることがおすすめです。

例えば、業界最安値と言われている『フジ子さん』であれば、1ヶ月4.7万円で一般相場の半額以下で業務を委託できます。秘書業務の他に経理や人事、Webサイト運用などもお任せできるので汎用性が高く人気です。

無料で試せるトライアルプランもあるため、気になる方は一度検討してみてはいかがでしょうか。

「フジ子さん」公式サイトはこちら

人手不足を解消した事例

人手不足を解消させたいけど、実際にどう動いたら良いか分からないという企業は多いでしょうす。「具体的にどうすれば良いか分からないからまた今度やろう」と後回しにしていくうちにどんどん深刻化してしまい、手遅れになってしまうケースも珍しくありません。

そこでここからは、実際に人手不足に悩んでいた企業がどのようにして人手不足を解消させたのかという成功事例をいくつか紹介します。「やらなければ」と思いつつ足踏みをしてしまっている方は、ぜひこちらを参考に自社の人手不足解消に役立ててください。

オンラインアシスタントの利用

A社(データ入力や資料のスキャンを行う代行企業)の成功事例

事務員の圧倒的な人手不足によって既存社員に大きな負担がかかってしまっていたA社。常に社内をバタバタと走り回らなければならない事務員のために、A社はオンラインアシスタントへの外注を行いました。

結果的に事務員の負担は大幅減少。事務員をコア業務に向かわせる余裕もできたので、企業の生産性もアップしました。

具体的に事務系オンラインアシスタントにはどのような仕事が外注できるのかは下記に詳しく紹介されているので、ぜひこちらも合わせて参考にしてください。

事務代行サービス!おすすめの外注業者やアウトソーシングの費用相場 | ブログ|フジ子さん

労働環境 スタッフ約50名、事務員2名
問題点 ・経理、人事、クライアントとのやり取りをほぼすべて事務員が担当していたため負担が大きかった・人手が足りないので休めなかった・スタッフが事務員に用があってもなかなか捕まえられなかった
対策 オンラインアシスタントに事務仕事をすべて委託
結果 ・人員補充より低コストで事務員の負担を減らせた・事務員がコア業務のサポートに回れるようになった・残業や休日出勤が減らせた

勤務時間と業務内容の見直し

B社(飲食店)の成功事例

有名飲食店のB社は、いつも多くのお客様で賑わう人気店。そのネームバリューに惹かれて入社を希望する方はいるものの、長時間勤務を強いられるため辞めてしまう方が多く定着率がいまいちでした。

そんな現状を打破するために、B社は飲食店では珍しい労働時間の固定化を行い長時間労働を禁止。思い切った対策で社員が無理なく働けるようになり離職率も低下しました。

労働環境 スタッフ約10名
問題点 ・長時間労働が日常茶飯事で離職率が高かった・忙しくてスタッフに余裕がなかったため接客の質が落ちていた
対策 ・労働時間を固定化
結果 ・長時間労働をしなくて良くなったため社員の定着率が上がった・社員の集中力が上がり接客の質も向上した

多様な人材を確保

C社(地方のWebメディア運営企業)の成功事例

Webメディアは都会では当たり前のビジネスとなっているものの地方ではまだあまり浸透がありません。そのため、Webライターや編集者の募集をかけても人が集まらず、いつまでも人手不足が解消できないままだったC社。

そこで、フルタイム雇用の枠を撤廃し様々な人材を受け入れる方針にシフトチェンジしました。すると、求人の応募は一気にアップ。時短勤務やリモートワーク希望者ばかりでしたが、うまく調整することで無事人材確保ができ、人手不足も解消できました。

労働環境 スタッフ約20名
問題点 ・フルタイム募集をかけても求人応募が集まらなかった
対策 ・フルタイム雇用にこだわらない求人内容にシフト・リモートワーク可能にした
結果 ・フリーランスや業界経験者などスキルを持つ人材を確保できた・県外からの応募が増えた

まとめ

人手不足に陥る原因は、労働条件や環境など企業それぞれに問題がある場合だけでなく、労働人口の減少など日本全体の問題も関与します。そのため、時代に合った対策を講じなければならないのですが、具体的にどのようにすれば人手不足から脱却できるのか分からない方も多いでしょう。

そんな時は、ぜひ上記で紹介した人手不足解消の対策法や成功事例を参考にしてください。特におすすめしたいのはオンライン秘書にノンコア業務を委託すること。「人手不足だから人員を補充しよう」という考えもアリですが、オンライン秘書に外注をすることで低コストで人手不足による業務の圧迫を解消できます。

「求人を出してもなかなか募集が来ない」
「人を雇ってもすぐに辞めてしなわないかと心配」

などの不安を抱いている方は、人を雇うという対策以外にも目を向けてみてはいかがでしょうか。