昨今、働き方改革の推進にともない、従業員それぞれの業務効率化が課題にあがっています。
そして、効率化の手段のひとつとして「オンライン秘書」を導入する企業が増加中です。秘書とありますが、実際には事務全般を代行してもらえるのがポイント。バックオフィス業務を任せることで、自社の従業員はコア業務へ専念できるようになります。
今回はオンライン秘書について、サービスの概要や依頼できる業務、メリット・デメリット、料金体系、おすすめ業者などを紹介していきます。
目次
オンライン秘書とは？
「オンライン秘書」とは、WEB上のやり取りを通じてクライアントのバックオフィス業務を代行するサービスのこと。「オンラインアシスタント」「事務代行」とも呼ばれます。
秘書とありますが、スケジュール管理やメール対応、資料作成だけでなく、経理や人事、営業事務、WEB系業務など、事務全般を幅広くを依頼できるのがポイントです。
また、書類のスキャンや郵送といったオフライン業務にも対応したサービスもあります。
クラウドソーシングでオンライン秘書を探すことも可能です。詳しくは以下の記事をご覧ください。
オンライン秘書はクラウドソーシングで探せる？ おすすめの方法を紹介！
オンライン秘書の主な業務内容
次に、オンライン秘書に依頼できる主な業務内容を解説します。
一般事務
一般事務は、事務の中で最も基本的な職種です。
データを入力したり、書類の作成や整理をしたり、電話やメール対応をしたりと、広範囲にわたる事務業務を指します。特別なスキルは必要ありませんが、どの職場でも発生する仕事であり、煩雑になりやすくもあるため、外注による効率化が有効です。
秘書・総務
秘書や総務は、スケジュール管理や出張先のホテル予約・航空券の手配、会食場所やセミナー会場の予約などの業務がメインです。
「忙しすぎてスケジュール管理まで手が回らない」「ダブルブッキングを避けたい」という方にニーズがあります。
経理
オンライン秘書の中でも最近需要が高まっているのが、経理業務です。
請求書や見積書、注文書、決算書、事業計画書の作成のほか、仕訳入力や経費精算などの日常業務がメインです。
オンライン秘書サービスの中には、公認会計士や税理士などの資格保有者が在籍している会社もあります。決算業務まで丸投げできるなど、あらゆる経理業務を依頼可能です。
人事
人事業務は、主に採用活動に関するあらゆる業務を依頼できます。
また、社員育成のためのセミナーや研修などに対応するオンライン秘書も少なくありません。
採用活動は経費や労力が必要な業務ですから、オンライン秘書に依頼することで業務効率化と人件費削減を実現できます。
営業事務
営業事務では、顧客のアフターフォローやクロージング用の書類作成、アポ取りなど幅広い業務があります。
パワーポイントを使用した資料作成、電話対応、プレゼン資料の作成なども営業事務の仕事です。コミュニケーション能力と書類作成の正確性が求められる業務を、経験豊富なスタッフに依頼できます。
マーケティング系
マーケティングも、最近ニーズが高まっている業務です。
SNSアカウントの管理・運営、広告運用など主にWEBを利用したマーケティングがメイン。「認知度をあげたい」「SNSアカウントを育てたい」「投稿する時間がないから代行してほしい」といったニーズに対応します。
マーケティング会社よりも、安く気軽に依頼できるのでおすすめです。
WEB系
WEB系とは、WEB制作やECサイトのサポート・受注管理・バナー作成やLP制作などさまざまな業務があります。
最近ではチャットツールを使ったカスタマーサポートも人気です。画像修正やECサイトの商品ページ更新作業などは手間と時間がかかりますので、外注する方も増えています。
オンライン秘書のメリット
次にオンライン秘書を依頼するメリットを4つ紹介します。
自社のコア業務に注力できる
オンライン秘書を利用する一番のメリットは、コア業務に注力できることです。
起業したばかりの企業や人手不足の場合、事務作業や書類整理など、日々の雑多な業務に追われコア業務に集中できないことも少なくありません。常時人を雇うことになれば人件費が必要ですし、管理する手間もかかりますよね。
オンライン秘書なら必要な業務を必要な期間だけ、専門知識や経験豊富な人材に依頼でき、安心してコア業務に専念できます。人を雇うほどの規模ではない業務を外注するのに最適です。
人件費を最適化できる
人を雇うには、毎月の給料とは別に社会保険料なども必要です。また、採用・雇用・設備などのコストもかかりますよね。
オンライン秘書ならこれらの費用が必要なく、利用した分だけの料金が発生します。人件費を極限まで抑え最適化できますので、無駄がなくスマートです。
繁忙期だけ依頼すれば、業務効率化を図りながら人件費を必要最低限に抑えることができます。
採用や教育の手間を削減できる
オンライン秘書を利用すれば、自社で採用する手間や教育する労力を削減できます。
業務を誰かに任せる場合、相応の教育が必要です。しかしオンライン秘書は、大手に勤めていたり業務経験が豊富だったりと優秀な人材が揃っています。
その経験や専門スキルを低コストで自社の業務に活かせるところも大きなメリットです。さらに、業務内容の質に満足できない場合はスタッフの交代や解約もできます。
退職リスクを回避できる
せっかく自社で育てた社員も、さまざまな要因で退職する可能性があります。
抜けてしまった穴を埋めるには、採用・教育・育成が必要です。しかし、新しく採用したとしてもまたいつ退職するかわかりません。
このように人を雇う場合、常に退職リスクがあります。
一方でオンライン秘書ならチームで業務に取り組んでいることが多く、退職しても別のスタッフに引き継がれますので、業務を安定して回すことができます。
オンライン秘書のデメリット・注意点
さまざまな業務を必要な時に依頼できる便利なオンライン秘書ですが、デメリットや注意点もあります。利用する前に確認しておきましょう。
自社にノウハウを蓄積できない
オンライン秘書のデメリットは、自社にノウハウを蓄積できないことです。
外注すると、業務を効率化できる反面、社内の技術や知識・経験が向上しません。社員の育成や技術・ノウハウの蓄積ができないので、外注に頼ることになります。
とはいえ、煩雑な業務やデータ入力などは比較的誰でも取り組みやすいため、ノウハウを蓄積する必要性はないかもしれません。また、WEB制作などもプロに任せて社員はコア業務に専念する方が、生産性は高まりますよね。
そもそも自社に必要のないノウハウもありますので、一概にデメリットとは言えないでしょう。
コミュニケーションの齟齬にも注意
オンライン秘書を利用する上で注意したいのは、コミュニケーションの齟齬が生じることです。
オンライン秘書は自社の社員ではありませんので、意思疎通が取れないことも考えられます。コンセプトがうまく伝わらず、業務の進め方や成果物に認識の違いが生まれることもあるでしょう。
このような事態を防ぐため、認識違いが生じないよう、依頼時には密なコミュニケーションが必要です。
オンライン秘書の料金体系と相場
オンライン秘書サービスの料金には、月額制と従量制の2種類があります。
月額制
稼働時間に応じた固定の料金を毎月支払う方式です。シンプルでわかりやすい料金体系ですね。予定稼働時間をオーバーしてしまった時は、超過料金を別途支払えば業務を続けてもらえます。
月額制の料金相場は、月20時間稼働だと10万円前後が多いようです。契約期間やひと月の稼働時間が長いほど料金がリーズナブルになるケースもあるため、業務内容とボリュームを考慮してプランを選びましょう。
従量制
業務の内容や量に応じて月ごとの料金が変動します。無駄な費用が発生しにくいものの、料金の計算が煩雑になりがちです。分野によって料金が大きく変わるため、これといった相場はありません。
オンライン秘書サービスの費用については以下の記事でもご紹介しています。
オンライン秘書はいくらで頼める？費用相場を比較表で紹介！メリット・デメリットも詳しく解説します
おすすめのオンライン秘書サービス比較
ここからは、さまざまな特徴を持つオンライン秘書サービスを7社紹介します。比較検討時の参考にしてくださいね。
フジ子さん
出典：フジ子さん公式サイト
「フジ子さん」は、業界水準の半額ほどという価格設定が魅力です。しかも高い実務能力で継続率は96%。安いだけでないのがわかりますね。ハイレベルなアシスタントが在籍し、高品質なサービスが魅力です。
依頼できる業務は、一般事務・経理事務・秘書業務・WEBサイト運用・翻訳といったバックオフィス業務が中心です。
料金については稼働時間に応じた1ヶ月単位での契約となり、以下のようなプランがあります。
選べるプランが月20時間からあり、月の7日前後（月によって異なる）までなら翌月のプラン変更も可能です。
繁忙期は契約時間を増やし、閑散期は減らすなど、外注量の調整がしやすいでしょう。
1週間で2時間までの無料トライアルを契約前に無料で利用できるので、まずはそちらで実務能力のチェックをしてみるのがおすすめです。期間限定（1ヶ月単位）の利用も可能です。
HELP YOU
「HELP YOU」では、採用率1%の狭き門を突破した優秀なアシスタントが業務を担当します。契約した企業の平均継続利用率は98%と非常に高く、スキルの高さは折り紙付きです。
依頼できる業務は下記のように多岐にわたります。
・総務：出張手配、スケジュール調整など
・経理：入金管理、支払い業務など
・人事・採用：求人票の作成、セミナー研修会場の手配など
・営業サポート：提案書作成、各種書類作成など
・ECサイト：売上管理、サイト管理など
マーケティング：SNS投稿、メルマガ作成など
上記以外にも、海外進出サポートやオンラインイベント開催サポートなども依頼可能です。
料金は、依頼者の要望に合わせて稼働プランをカスタマイズする形なので、見積もりを立てる必要があります（月30時間・15万円〜）。
また、初月に限り使いきれなかった契約時間を、翌月に繰り越せるのが特徴です。「とりあえず依頼して様子を見てみよう」といった方にもおすすめできます。
CASTER BIZ
「CASTER BIZ(キャスタービズ)」は、オフライン業務を含むさまざまな業務を代行しています。導入企業は累計1,300社を突破しており、実力の高さが伺えます。
秘書や営業事務、人事、経理はもちろん、専門スキルを必要とするwebサイト更新やSNS運用サポートも依頼可能です。
英語や中国語、韓国語、スペイン語などにも対応可能で、グローバルな業務を依頼したい方にもおすすめです。
料金体系は以下のとおり。
・6ヶ月契約プラン：月30時間稼働 月額10.8万円(1時間あたり3,600円)
・12ヶ月契約プラン：月30時間稼働 月額9.6万円(1時間あたり3,200円)
これに加え、金額や時間を細かくカスタムできるプランもあります。
手数料500円を支払うと、契約時間の繰り越しや前借りができるため、繁忙期や閑散期に合わせた調整もある程度可能です。
ビズアシスタントオンライン
「ビズアシスタントオンライン」は、全国約320万人の豊富な人材でクライアントのニーズにあったアシスタントをマッチングするサービスです。
高い専門スキルを持った人材が在籍していますので、営業事務や経理などのバックオフィス業務のほか、広告運用やコーディングなどの業務も依頼できます。
定常業務をビズアシスタントオンラインに依頼することで、コア業務に集中し仕事の能率や生産性を向上できるでしょう。デザイン・広告運用業務は月30時間、その他の業務は月50時間分から依頼可能です。1人雇うほどではないちょっとした業務もサポートしてもらえます。
支払うのは時間単価のみ。最低時間単価1,500円と低コストなのも魅力です。
nene Biz
「nene Biz」は、専門教育を受けた優秀な秘書が幅広い業務をサポートしてくれます。
本来の業務に集中したい経営者、業務効率改善を目指す企業に最適。メール、chatWork、SLackなど好きなツールで依頼が可能です。
料金は以下のようなプランが用意されていますが、カスタマイズで柔軟に対応してもらえます。
・ライトプラン ￥100,000/月 25時間/月
・ミドルプラン ￥150,000/月 50時間/月
エンタープライズプラン カスタマイズ可能
バックオフィス業務のほかにも「完全成果報酬型の有人チャットサービス」や「電話をチャットに誘導するDXサービス」などカスタマーサポートのコストを削減したい企業のニーズにも対応できます。
i-STAFF
出典：i-STAFF公式サイト
「i-STAFF」の特徴は、採用率1％という狭き門を突破した優秀な秘書が業務にあたることです。業務遂行にあたり高品質はもちろん、スピードと確実性も重視しています。
専門スキルを持つ経験者が豊富に在籍し、秘書業務だけでなく「経理」「人事」「WEB運用サポート」など幅広い業務に対応可能です。
また、クライアントの要望に合わせて「こんな業務を依頼したい」という声にも柔軟に対応しています。しかも、オフライン業務も依頼可能です。
オフィスに溜まった領収書・名刺・書類の整理やファイリングも依頼できます。
料金プランは下記の4つです。
・ライトプラン（3ヶ月契約）：税込102,300円
・ベーシックプラン（6ヶ月契約）：税込89,100円
・プレミアムプラン（12ヶ月契約）：税込79,200円
・カスタマイズプラン
業界唯一の「返金保証付き」サービスや2週間のお試しプランも付いています。実際にサービスを体験してみて契約するか決められるところも便利です。
Fammオンラインアシスタント
「Fammオンラインアシスタント」は、業界最安値の月4万円からお試しできるオンラインアシスタントです。大企業勤務経験、多彩なスキルを持つ人材が多数在籍しています。
事務作業からWEB制作まで依頼可能で、高いスキルを持つアシスタントが対応します。コーディングや動画編集など、専門スキルが必要な業務も一般的なWEB制作会社よりも安く依頼できるのがポイントです。
利用料金は1時間あたり2,350円。料金プランは下記の3つが用意されています。
・3ヶ月：73,500円
・6ヶ月：70,500円
・12ヶ月：70,000円
上記以外にもクライアントのニーズに合わせて、最適なプランを提案してくれます。
オンライン秘書サービスの選び方
最後にオンライン秘書サービスの選び方を紹介します。
業務内容や契約期間は自社のニーズに合っているか
オンライン秘書はサービスを提供する会社によって、業務内容や契約期間が異なります。
また、「繁忙期だけ利用したい」「長時間さまざまな業務に対応してほしい」など、企業ニーズもさまざまです。まずは、自社の優先すべき条件を明確にし、それに合ったサービスを選ぶようにしましょう。
無料期間を設けている会社もありますので、実際にサービスを利用してみて契約する方が安心です。
ただし中には、最低契約期間を定めている会社もあり、途中解約できない契約もあるので気を付けましょう。
時間外業務や緊急案件にどの程度対応してくれるか
営業職や接客業など業種によっては、土日や夜間など時間外に対応しなければならないこともありますよね。
オンライン秘書を選ぶ際には、時間外業務への対応、追加料金などもよく確認しておきましょう。また、緊急案件にどの程度対応してくれるか、どこに連絡すればいいかなども重要なチェック項目です。
時間外業務が多くなりそうなケースでは、業務に支障をきたさないために、柔軟に対応できる会社を選ぶと安心です。
セキュリティ体制は万全か
オンライン秘書を選ぶ際には、セキュリティ体制が万全で人為的な流出防止策を徹底しているかどうかも重要です。
オンライン秘書に依頼する業務の中には、秘密保持契約を締結したり個人情報や企業機密情報を取り扱ったりすることもあります。
万が一情報が漏洩すれば、会社に大きなダメージと損失をもたらします。中小企業の場合は、大きな負担になりかねません。
必ずセキュリティ体制の整った会社を選ぶようにしましょう。
まとめ
今回はオンライン秘書サービスについて、依頼できる業務やメリット・デメリット、料金体系、おすすめ業者などを解説しました。
適材適所で活用すれば、業務効率化を実現できるでしょう。ただし、サービスの内容や特徴は業者によって千差万別。相談だけでなく、できるなら無料トライアルも利用して自社に合ったところを見つけてください。
フジ子さんなら、2時間の無料トライアルでお試しできます。
ぜひ一度お問い合わせください。
