オンライン秘書サービスとは?導入のメリットとおすすめサービス5選

働き方改革の推進により、自由な働き方や働きやすさが重視されるようになりました。これに伴い、社員それぞれの業務効率化が行われています。

そして、その手段の一つとして「オンライン秘書サービス」を導入する企業が増加中です。ただ、比較的最近登場したサービスなので、「オンライン秘書サービスって何だろう?」という方も少なくないのでは。

そこで今回は、オンライン秘書サービスの概要やメリット・デメリット、料金体系、おすすめ業者などを紹介していきます。

オンライン秘書サービスとは?

オンライン秘書サービスとは、オンラインでのやり取りを通じて業務を代行するサービスのこと。オンラインアシスタントとも呼ばれます。

企業とオンライン秘書は、ChatworkやSlackなどのツール上で仕事の依頼やデータの納品を行います。荷物発送のオフライン業務などを除いて、業務のほとんどはオンラインで完了するのが普通の代行との大きな違いです。

ただし最近では、書類のスキャンや郵送といったオフライン業務にも対応する業者が出てきています。

オンライン秘書サービスに依頼できる業務

オンライン秘書サービスでは、主にバックオフィス業務を請け負います。具体例は以下のとおり。

  • 秘書業務:電話・メールへの対応、スケジュール調整、店舗予約、リサーチなど
  • 経理業務:振込・支払、経費精算、給与計算、年末調整など
  • 人事業務:勤怠管理、人事評価、人材育成、採用面接など
  • Webサイト運用:Webページ編集、SNS・ECサイトの運用など
  • その他:翻訳、記事作成、データ入力、文字起こし(テープ起こし)など

実際に対応可能な仕事は業者によって異なります。比較検討時に細かく聞いてみるのがよいでしょう。

オンライン秘書サービスのメリット・デメリット


ここでは、オンライン秘書サービスを導入するにあたって起こりうるメリット・デメリットを紹介します。

メリット

メリットは以下の4点。

  1. ルーチンワーク削減により社員がコア業務に専念できる
  2. 必要なときに必要なスキルを持った人材を手配できる
  3. 採用・教育にまつわるコストを削減できる
  4. 自社にないノウハウを活用できる

これらにより、社員個人はもちろん企業全体の負担軽減と業務効率化につながります。

デメリット

メリットがある一方で、以下のようなデメリットも。

  1. 対面でない分コミュニケーションミスが起こりやすい
  2. 業務に対して即時対応ができない可能性がある
  3. オフライン業務に対応できない可能性がある
  4. 自社に業務ノウハウを蓄積できない

コミュニケーションについては、やり取りに慣れていけばリスクが減っていくはずです。基本的にチャットでの連絡になりますから、文字で必要なことを過不足なく、分かりやすく伝えられるようにしましょう。

オンライン秘書サービスの料金体系・料金相場


オンライン秘書サービスの料金には、月額制と従量制の2種類があります。

【月額制】
稼働時間に応じた固定の料金を毎月支払う方式です。シンプルで分かりやすい料金体系ですね。予定稼働時間をオーバーしてしまったときは、超過料金を別途支払えば業務を続けてもらえます。

月額制の料金相場は、月20時間稼働だと10万円前後が多いようです。契約期間やひと月の稼働時間が長いほど料金がリーズナブルになるケースもあるため、業務内容とボリュームを考慮してプランを選びましょう。

【従量制】
業務の内容や量に応じて月ごとの料金が変動。ムダな費用が発生しにくいものの、料金の計算が煩雑になりがちです。分野によって料金が大きく変わるため、これといった相場はありません。

オンライン秘書サービスのおすすめ5選

ここからは、さまざまな特徴を持つオンライン秘書サービスを5社紹介します。比較検討時の参考にしてくださいね。

フジ子さん


画像:フジ子さん公式サイトから

フジ子さん」は、業界水準の半額ほどという価格設定が魅力です。しかも契約した企業の1年間継続率は90%を超えており、安いだけでないのが分かりますね。

依頼できる業務は、一般事務・経理事務・秘書業務・Webサイト運用・翻訳といったバックオフィス業務が中心です。

料金については稼働時間に応じた1ヶ月単位での契約となり、

  • 月20時間:月額4.7万円(1時間あたり2,350円)
  • 月30時間:月額6.9万円(1時間あたり2,300円)
  • 月50時間:月額9.9万円(1時間あたり1,980円)

など、160時間稼働までのプランがあります。前月10日までなら翌月のプラン変更も可能で、繁忙期・閑散期の外注量の調整がしやすいでしょう。

1週間で2時間稼働の無料トライアルがあり、まずはこちらで実務能力のチェックをしてみるのがおすすめです。

フジ子さん公式サイトはこちら

Genny


画像:Genny公式サイトから

Genny(ジェニー)」のオンライン秘書サービスでは、どれだけ業務の依頼をしても料金が変わりません。「今月はあとどれくらい依頼できるか?」といったことを考える必要がないわけですね。

対応可能な時間帯は限られますが、できるだけたくさんの仕事を依頼したいと考えている方におすすめです。月200時間稼働した実績も。

いずれの料金プランも、対応は平日9:00~18:30の間となっています。月額料金は以下のとおり。

  • 2ヶ月契約のStandardプラン:月額10.5万円
  • 12ヶ月契約の12mounthsプラン:月額9.8万円
  • 18ヶ月契約の18mounthsプラン:月額9.5万円

長期契約するほどお得になるのが魅力です。

また、1時間60円で利用できる2週間のTrialプランがあります。完全無料ではありませんが、非常にリーズナブルな料金でお試しができるのは嬉しいですね。

Gennyの公式サイトはこちら

HELP YOU


画像:HELP YOU公式サイトから

「HELP YOU」では、採用率1%の狭き門を突破した優秀なアシスタントが業務を担当します。契約した企業の平均継続利用率は98%と非常に高く、スキルの高さは折り紙付きです。

依頼者の要望に合わせて稼働プランをカスタマイズする形となり、料金については見積もりが必要です(月30時間・15万円〜)。

また、初月に限り使いきれなかった契約時間を翌月に繰り越せます。「とりあえず依頼して様子を見てみよう」といった方にもおすすめです。

HELP YOUの公式サイトはこちら

キャスタービズ


画像:CASTER BIZ公式サイトから

CASTER BIZ(キャスタービズ)」は、オフライン業務を含むさまざまな業務を代行しています。導入企業は累計1,300社を突破しており、実力の高さが伺えます。

英語や中国語、韓国語、スペイン語などにも対応可能で、グローバルな業務を依頼したい方にもおすすめです。

料金体系は以下のとおり。

  • 6ヶ月契約プラン:月30時間稼働 月額10.8万円(1時間あたり3,600円)
  • 12ヶ月契約プラン:月30時間稼働 月額9.6万円(1時間あたり3,200円)

これに加え、金額や時間を細かくカスタムできるプランもあります。

手数料500円を支払うと、契約時間の繰り越しや前借りができるため、繁忙期や閑散期に合わせた調整もある程度可能です。

CASTER BIZ公式サイトはこちら

nene


画像:nene公式サイトから

nene」の特徴は、運営会社である株式会社neneのオフィス内でスタッフが業務にあたること。スタッフ同士の連携がとりやすい、情報流出のリスクを抑えられるといったメリットがあります。

最低3ヶ月契約からで、料金体系は

  • スタートアップまたは個人事業主向けプラン:月額15万円~
  • 中小企業または拡大中のベンチャー企業向けプラン:月額20万円~
  • 大手企業または大量発注希望者向けプラン:月額30万円~

となっていますが、プランは自社に合わせて細かくカスタマイズ可能です。

稼働時間を超過する場合は、相談すれば柔軟に対応してもらえます。

nene公式サイトはこちら

まとめ

今回はオンライン秘書サービスについて、依頼できる業務やメリット・デメリット、料金体系、おすすめ業者などを解説しました。

適材適所で活用すれば、業務効率化を実現できるでしょう。ただし、サービスの内容や特徴は業者によって千差万別。相談だけでなく、できるなら無料トライアルも利用して自社に合ったところを見つけてください。