「定常業務」という言葉、仕事で耳にする機会はよくありますよね。
定常（一定して変わらない）という言葉の通り、内容やタイミングの変化がない、日常的に行う仕事を指します。
業務の自動化や効率化を進めるうえで欠かせない概念ですが、「定型業務」や「通常業務」、「非定常業務」との違いが分かりづらいと感じるケースも少なくありません。
本記事ではチームの生産性を高める定常業務の効率化ポイントまで網羅してご紹介します。
目次
定常業務とは？
定常業務とは、業務内容や手順があらかじめ決まっており、日常的・継続的に発生する業務のことを指します。マニュアル化しやすく、担当者が変わっても一定の品質で遂行できるという特徴が挙げられます。
「日常業務」や「ルーティンワーク」とほぼ同じ意味で使われますが、厳密には以下のようなニュアンスの違いがあります。
日常業務：毎日発生する業務というニュアンスが強い(定常業務は必ずしも「毎日」とは限らず、週次・月次・年次の業務も含む)
ルーティンワーク：個人の作業習慣を指すことが多い
定常業務：組織・部署単位で「決まった手順で継続的に行う業務」を指すことが多い
定常業務の例
具体的に、どんな仕事が定常業務に分類されるのでしょうか。一例を見てみましょう。
| 部門 | 業務の例 |
|---|---|
| 秘書 | スケジュール管理、文書管理 |
| 経理 | 記帳、経費精算、給与計算、入金確認 |
| 総務 | 備品管理、各種申請のチェック、勤怠管理 |
| 営業 | 顧客管理、受注管理、営業データの集計 |
| 情シス | 社内システムのチェック、サーバーの稼働確認 |
会社によっては経理と総務の仕事が重なっているかもしれません。いずれにせよ、一定程度パターン化された仕事は定常業務に分類されます。
非定常業務の例
定常業務の逆で、内容や進め方が決まっておらず、発生タイミングも一定でない仕事を「非定常業務」といいます。
非定常業務の例
- 顧客からのクレーム対応
- ミスのあった書類の修正
- 急な欠員への対応
- 顧客への提案資料作成
- 保守点検作業
言葉の意味からすると、定常業務でない仕事はすべて非定常業務です。
多くの企業で「定常業務に時間を取られ、非定常業務に手が回らない」という課題があります。
だからこそ、定常業務をいかに効率化・自動化し、人的リソースを非定常業務にシフトできるかが、生産性向上のカギです。
定常業務と定型業務・通常業務の違い
定常業務と似た言葉に、定型業務・通常業務があります。それぞれ何が違うのか見ていきましょう。
定常業務と定型業務の違い
内容や進め方に変化がないという点では、定型業務も定常業務と同じです。ところが、発生タイミングに変化がないという意味合いは、定型業務には含まれていません。単に型が定まっているというだけの業務です。
とはいえ、実務や会話上では両者とも同じ意味合いで使われることもしばしばあります。厳密な違いは『発生周期の固定化（定常）』か『手順の標準化（定型）』かにあります。
定常業務と通常業務の違い
通常業務とは普段行っている業務全般のこと。定常業務とは違い、たまにしか発生しなくても内容や進め方が決まっている作業も含まれます。
そのため、通常業務を細分化すると定常業務や非定常業務に分けられます。
定常業務はなぜ生まれる？メリット・デメリット
定常業務は、特定の人や部署が意図的に作り出しているわけではありません。
会社が事業を継続し、安全かつ効率的に利益を上げ続けるための「仕組み化」の結果として、どのような組織にも必然的に生まれるものです。
業務量が増え、組織が大きくなるほど「誰が対応しても同じ品質を保てる状態」が必要です。その結果、手順やルールが標準化され、定常業務として定着していきます。
つまり定常業務は、企業が成長する過程で自然発生する「組織の土台」ともいえる存在です。
定常業務のメリット：安定的な業務運営が可能になる
業務を定常化することで得られる最大のメリットは、安定的な業務運営が可能になることです。
- ミスが発生しづらい:
手順があらかじめ決まっているため、判断のブレによるミスが起こりにくく、一定の品質を保てる - 属人化しにくい:
マニュアル化・ルール化されているため、担当者が異動・退職しても業務が滞りにくい
定常業務が増えることは組織運営における「守り」の強さと言い換えられます。定常業務がしっかり機能している会社ほど、日々のオペレーションが崩れにくく、事業の土台が安定します。
定常業務のデメリット
一方で、定常業務には見過ごされがちなデメリットもあります。
- モチベーションが低下しやすい:
ルーティンワークばかりが続くと、スタッフの仕事へのやりがいが薄れていく。離職につながる可能性も。 - 変化への抵抗感が強くなる:
同じやり方を繰り返すことに慣れると、新しいツールや業務フローへの切り替えに心理的な抵抗が生まれやすい。 - 見えない機会損失:
人件費の高い社員が定常業務を抱え続けると、付加価値の高い業務にリソースが十分まわらない。
見過ごせないのが、定常業務を人件費の高い社員が抱え続けることによる「見えない機会損失」です。
本来であれば、経験や専門知識を持つ社員には、企画立案や課題解決といった「非定常業務」、つまり付加価値の高い仕事に時間を使ってほしいはずです。
しかし定常業務に多くの時間を取られてしまうと、その社員の人件費に見合うだけのアウトプットが生まれず、結果として組織全体の生産性を押し下げてしまいます。
加えて、離職リスクも無視できません。裁量の少ない反復業務が続くことで「この会社にいても成長できない」と感じた優秀な人材ほど、より裁量の大きい環境を求めて転職を検討しやすくなります。
採用・育成にかけたコストを考えれば、モチベーション低下による離職は、企業にとって決して小さくない損失です。
定常業務の効率化は生産性向上のカギ
定常業務を効率化できれば、コア業務へ割くリソースを日常的に増やせるようになります。1日あたりはわずかであっても、半期～1年の周期で見ると生産性に大きな差が生まれます。
灯台下暗しというように、普段から行っている仕事だからこそ、見えていないムダがあるかもしれません。業務フローを洗い出し、ミスや遅れの多い箇所、テンプレート化できる箇所などはないか探してみましょう。
業務フローの見直し手順
いきなりツール導入やアウトソーシングに飛びつくのは危険です。まずは自社の業務フローを正しく見直すことが、失敗しない効率化の第一歩です。
基本となるのは「可視化→課題整理→検討・策定→実行→検証」という5つのステップです。
1.可視化：業務の「見える化」(棚卸し)
まずは、部署やチーム内でどのような定常業務が、誰によって、どのくらいの頻度・時間で行われているかを洗い出します。
エクセルやスプレッドシートに「業務名・担当者・頻度・所要時間・使用ツール」を一覧化するだけでも、これまで見えていなかった業務の全体像が明らかになります。
2.整理：課題の洗い出しと必要性の検証
洗い出した業務1つひとつに対して、「時間がかかりすぎていないか」「ミスが起きやすい工程はないか」といった課題を整理します。
課題整理と同時に重要なのが、「この業務は本当に必要か?」という視点です。長年続けているだけで、実は誰も使っていない資料の作成や、形骸化した承認プロセスが見つかることも珍しくありません。
効率化する前に、そもそも「やめられる業務」がないかを検証することが、最も費用対効果の高い改善につながります。
3.検討・策定：解決方法の検討と改善案の策定
洗い出した課題に対して、具体的な解決方法を検討します。
手順の簡略化、テンプレート・マニュアルの整備、ツールによる自動化、他部署・外部への業務移管など、選択肢は複数あります。
ここで重要なのは、コスト・導入のしやすさ・効果の大きさを比較し、優先順位をつけて改善案を策定することです。
すべてを一度に変えようとすると現場の負担が大きくなるため、まずは効果が出やすい業務から着手しましょう。
4.実行：策定した改善案の実行
策定した改善案を、実際の業務に落とし込みます。
新しいツールの導入であれば、対象者への説明会やマニュアル整備を行い、現場が迷わず運用できる状態を整えることが成功のポイントです。
小規模なチームやフローでまず試験導入し、問題がなければ対象範囲を広げていく「スモールスタート」の進め方も、現場の抵抗感を減らすうえで有効です。
5.検証：効率化の効果測定
実行して終わりにせず、「本当に効率化が実現できたか」を必ず検証します。
作業時間がどれだけ短縮されたか、ミスの発生件数が減ったか、担当者の負担感がどう変化したかなどを、可能な範囲で数値化して振り返ります。
効果が不十分であれば、②〜④のステップに戻って改善案を見直します。この検証のプロセスがあることで、単発の改善で終わらず、継続的に業務フローをブラッシュアップできる組織になっていきます。
効率化の手法
定常業務の効率化を検討する際、代表的な手法は大きく3つに分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の課題に合った方法を選びましょう。
不要な業務・手順を無くす
最もコストをかけずに着手できるのが、業務や手順自体をなくすという選択肢です。
「昔からの慣習で続けているが、実際には誰も見ていない報告書」
「二重チェックになっている承認フロー」
など、削減・簡略化できるものが見つかることがあります。
まず「本当に必要な業務か」を見直すことで、コストをかけずに効率化できます。
自動化ツールを導入する
人手で行う必要のない作業には、ツールによる自動化が有効です。
勤怠管理や経費精算にはクラウド型の管理システム、定型的なデータ入力や転記作業にはRPA(Robotic Process Automation)、社内の問い合わせ対応にはチャットボットなど、業務内容に応じたツールが数多く存在します。
自動化ツールは初期設定の手間がかかるものの、一度仕組みを整えれば継続的に工数削減効果を発揮する点が大きなメリットです。
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定常業務をアウトソーシングする
社内で対応するには工数・人件費がかかりすぎる業務や、専門知識が必要な業務は、外部のサービスに委託するという選択肢もあります。
経理代行、人事労務のアウトソーシング、コールセンター業務の委託などが代表例です。
これら3つの手法は、どれか1つを選ぶというより、業務ごとに組み合わせて使うのが実践的です。「なくせる業務はなくし、残った業務のうち定型化できるものは自動化、専門性が高いものはアウトソーシング」という順番で検討すると、無理なく効率化を進められます。
定常業務をアウトソーシングする
社内で対応するには工数・人件費がかかりすぎる業務や、専門知識が必要な業務は、外部のサービスに委託するという選択肢もあります。
経理代行、人事労務のアウトソーシング、コールセンター業務の委託などが代表例です。
これら3つの手法は、どれか1つを選ぶというより、業務ごとに組み合わせて使うのが実践的です。「なくせる業務はなくし、残った業務のうち定型化できるものは自動化、専門性が高いものはアウトソーシング」という順番で検討すると、無理なく効率化を進められます。
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フジ子さんではバックオフィス業務の代行を通じて定常業務の効率化をサポートしています
本ブログを運営するオンラインアシスタント®「フジ子さん」では、バックオフィス業務の代行を通じて、クライアントの定常業務の効率化をサポートしています。※『オンラインアシスタント』はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。
対応可能な業務は、経理・秘書・総務・人事・一般事務・営業事務・Web系・リサーチなど。Web上のやり取りで依頼から納品まで完結するため、必要な時にすぐ利用できます。
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まとめ
今回は定常業務について、その意味や仕事の例、定型業務・通常業務との違いなどを解説しました。
ルーティン化した仕事だからこそ、ムダもルーティン化している可能性があります。定期的に振り返る機会を作り、効率化できる定常業務を探ってみるのがよいでしょう。
業務効率化については、以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひお読みください。
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