ルーチンワークの意味とは?メリット・デメリットと効率化する方法を解説

「社員は足りているはずなのに、業務の進捗状況が芳しくない…」

その原因、もしかするとルーチンワークにあるかもしれません。

決まり決まった内容を毎日繰り返すうちに、ムダな作業も日常の中に組み込まれてしまっている可能性があるのです。それが部署〜会社全体で積もり積もって、業務の効率を落としている…。

そこで一度、ルーチンワークを見直してみましょう。本記事ではルーチンワークについて、まず定義やメリット・デメリットを改めて確認しておきます。その後、効率化の方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ルーチンワークとは?どんな意味・定義?


ルーチンワークとは、仕事における日常的かつ定型的な業務を意味します。
多くの人が、誰に言われるでもなく、当たり前のように書類チェックなどのルーチンワークをこなしているのではないでしょうか?
その具体的な内容と例をみていきましょう。

よくあるルーチンワークの内容・例

ルーチンワークには、個人の仕事も社員・部署全体で行う作業もあります。職種により内容は異なるため、定義と言うには少し難しいですが、一般的に会社で行われるのはこちらです。

  • 前日の終業時までに部下が提出した資料に目を通す
  • 資料のデータ入力、ファイリング
  • 朝一に全社員で行う会社内の清掃

ほかに普段何気なくしている業務も、ルーチンワークの1つかもしれません。
もしルーチンワークに不満や改善点があるなら、見直しをして効率化する必要がありそうです。

ルーチンワークに取り組むメリット


ここでは、ルーチンワークの具体的なメリットを解説します。

スケジュールを管理しやすい

1つめはスケジュールを管理しやすいこと。ルーチンワークは、業務内容やおおよその時間を把握しているため、ほかの作業の重要度や緊急度と比較でき、業務の優先順位をつけられるのです
また、同僚や他社とのスケジュール調整もしやすくなり、1日の業務の見通しも立つでしょう
業務とともに時間を効率化できれば、そのぶんほか業務にも手を回せます。

集中しやすい

単純で同じ作業を行うルーチンワークでは、集中力をキープしやすく生産性をアップさせやすいです
毎日、各社員が別々の仕事をしていると、作業に時間がかかったり、別の人に教えてもらったりと、集中力・効率の低下の原因になるでしょう。
これを防ぐためには、例えば資料作成業務でAさんには○○の仕事、Bさんには△△の仕事などと振り分けてルーチン化すれば、業務に集中できるため時間短縮につながります。
仕事を振り分けるのは小さなことですが、集中しやすい環境作りには効果的で、効率アップに大きな影響を与えるでしょう。

別の人へ引き継ぎやすい

ルーチンワークはマニュアル化しやすいため、新入社員や別担当者に引き継ぎする際にスムーズにできます
業務の引き継ぎでは、教える人と引き継ぐ人がお互いの時間を消費するため、思うように自分の仕事が進まず残業をする…といったケースも少なくありません
ルーチンワークは単純作業であり、誰でも作業ができる状態にしておけば、時間をかけず引き継ぎが完了するでしょう。

ルーチンワークが作業効率を悪くする!?


業務の効率化を求めてルーチンワークを導入したにも関わらず、残業時間は減らず人手不足をカバーできていないことがあります。これだと現状維持どころか悪化です。
では具体的に、どのような点でルーチンワークが作業効率を悪くしているのでしょうか?

不必要な作業が定型化されている可能性

効率化できるという想定のうえで導入されたルーチンワークでも、不必要な作業が組み込まれ、非効率的になってているかもしれません。

会社内に昔からある風習が効率化を妨げている場合もありますね。灯台もと暗しで、気付きにくいものです。
定期的に業務フローを洗い直し、ルーチンワークをブラッシュアップていきましょう。

単純作業に飽きてしまうのも

単純作業ばかり続けていると、仕事に飽きてしまったりモチベーションが低下してしまったりする社員がいます。
社内には、同じ作業を黙々とするのが好きな人もいれば、自発的に行動したい人や自由さを求める人もいるはずです。後者のモチベーションを低下させてしまうと、気持ちのメリハリがつかず、場合によっては優秀な人材を失ってしまう…といったことになりかねません。
社員ひとりひとりの特性や状況をみながら、ルーチンワークの配分が偏り過ぎないように配慮するのが重要です。

ルーチンワークを効率化する方法


ルーチンワークを構築したあとは、いかに効率化していくかが重要となります。ここでは、その方法を3つ紹介します。

レポートや報告書などのテンプレート化

報告書・議事録・日報は、テンプレート化しておくと作業効率がアップします。
人によって書き方が違うと、内容の整理や共有がしにくいですよね。なので、各書類で書き込む事柄や場所を統一しておくのです。
テンプレートは、WordやExcelで作成できる簡易的なものでも、十分効率化が期待できます。

ノンコア業務の外注化

誰にでもできる業務であっても、手間や時間がかかり社員の負担となっている場合は、外注化すると自社社員の生産性を高められるでしょう。

当ブログを運営する「フジ子さん」では、単純作業であるデータ入力やリサーチ業務、経理作業などに対応しており、自社社員の負担軽減が期待できます。
月額4.7万円~とコストを抑えながら、各業務に長けたアシスタントが対応します。
無料トライアルもありますので、外注化を検討する方は、ぜひフジ子さんにご相談ください。

データ管理や経理にITツール導入

データ管理や経理業務にITツールを利用すると、各部署はもちろん社内全体の効率化が期待できます。
例えば、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」を使えば、スキャンした名刺を社員のパソコンやスマホアプリで共有できます。
いちいち紙の名刺を取り出して、住所や電話番号を確認する手間がかからなくなるのです。名刺に記載されている電話・メールアドレスなどの情報はデータ化されるため、案内送信や営業力向上にも繋がります。

また、クラウド会計ソフト「Freee」では、記帳作業の自動化や請求書発行、支払い・入金管理の一元化などができるため、経理業務を大幅に効率化できるでしょう。
ITツールは、初期費用や月額料金がかかりますが、慣れてしまえば不必要な作業を省け、人手不足のカバーが期待できるといったプラスの面もあります。

まとめ

ルーチンワークを効率化すれば、仕事がしやすい環境が作れて、さらに会社全体としての利益を得られるでしょう。
個々が自分の受け持つ業務を見直して、不要であるものを取り除いていけば、無駄を改善できるかもしれません。毎日の業務を10分短縮するだけでも、1週間、1ヶ月単位でみればとても大きな効率化になります。
社内でルーチンワークの効率化ができないときは、アウトソーシングの利用や新たなツールの導入で解決していきましょう。
いずれにせよ、1人だけではうまくできないので、部署や社内全体で連携を取りながら進めるのが重要です。