「生産性向上」とは何か?その必要性や具体的な施策例も紹介します!

「生産性向上」は、企業が利益を伸ばし、将来性を高めるための必須テーマです。

残念ながら、日本の生産性は主要7か国中最下位。少子化による将来の人口減を考えると、少ない労働力でも大きな成果を出し、国際競争力を高めるには、現状の改善が不可欠です。

本記事では生産性向上の基本的な概念や結果を出すためのポイントに加え、オンラインアシスタントやITツール活用等の具体的な施策例を紹介します。

生産性向上とは何か?意味と概要を解説


生産性向上について考える前に、そもそも生産性とは何かを確認しておきましょう。

生産性とは、企業が投入した経営資源(インプット)に対して、どのくらいの成果(アウトプット)が出せたかという効率の程度のこと。生産性は下記の式で定義できます。

「生産性=生み出された成果(アウトプット)÷投入した資源(インプット)」

  • 生み出された成果…売上額、利益、生産数量など
  • 投入した資源…社員数、人件費、労働時間など

そして、この生産性を向上させるのが、読んで字のごとく生産性向上というわけです。より少ないインプットでより大きなアウトプットができれば、「生産性が向上した」と考えます。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化は混同されがちですが、両者は異なる概念です。

業務効率化とは、業務のプロセスからムリ・ムダ・ムラを省き、限られた生産資源を効率的に活用することです。例として、マニュアルの整備やITツール導入などがあります。

業務効率化によりムダなコストを削減できれば、事業への投入資金(インプット)が小さくなり、その分成果(アウトプット)は大きくなります。よって業務効率化は、生産性向上における一手段といえるのです

両者をごちゃまぜにすると手段が目的化したりして、実際に行う施策がちぐはぐになってしまうので気をつけましょう。

データから見る生産性向上の必要性

生産性向上は、現代の日本企業が抱える課題をクリアする上で非常に重要な鍵になります。具体的なデータとともに、その必要性を詳しく見てみましょう。

日本の生産性は先進国で最下位

公益財団法人日本生産性本部によれば、日本の時間当たりの労働生産性は、主要7か国中最下位です(*)。この状況が長年続いており、国際競争力向上への足かせとなっています。
長時間のムダな会議や煩雑な業務等が、その原因の最たるもの。国際競争の激しさが増し、グローバル化が進む現代において、生産性向上は重要な課題といえます

*:参照データ元:公益財団法人日本生産性本部労働生産性の国際比較

将来の人口減に対処しなければならない

帝国データバンクの調査によると、「正社員が不足している」と回答した企業は全体で49.5%となっており、人手不足は企業にとって身近な課題です(*)。
少子高齢化により日本の人口はすでに減少に転じていますが、それは労働人口の減少でもあります。少ない労働力で競争を生き抜くには、生産性向上が不可欠なのです。

*:参照データ元:帝国データバンク人手不足に対する企業の動向調査

生産性向上を成功させるポイント


生産性向上を成功させるポイントは、

  • 生産性向上の目的を明確にする
  • 目的達成のために改善すべき課題を整理する
  • 課題解決につながる施策を見極める
  • 施策の結果を数値で評価する

の4つです。これらを押さえることが、生産性向上の可否につながります。

生産性向上の目的を明確にする

まずは、生産性向上の目的を明確にしましょう。何のためにやるのかがハッキリしていないと、何をどうやるか判断しようがないからです。

例えば、新規顧客獲得とリピーター獲得、それぞれ異なる目的ですから、打つべき施策も変わってきますよね。

また、進む方向が分からない中では、従業員同士の連携がとれません。結果、グダグダな取り組みになって失敗に終わるのはよくあること。

最終的な着地点である目的は最重要ポイントですので、生産性向上を目指すなら真っ先に設定し、社内で共有してください。

目的達成のために改善すべき課題を整理する

次は、目的達成のための課題整理です。これにより、「誰が」「何を」すべきかがハッキリします。

その課題が個人の業務管理や個々のスキルによるものなのか、組織内の業務プロセスや設備・人材配置によるものなのか、確認することが肝要です。

課題解決につながる施策を見極める

次に、整理した課題の解決につながる施策を見極めましょう。例えば、組織の業務プロセスの課題であるならば、業務プロセスに直接アプローチする施策を打つ必要があります。

施策の結果を数値で評価する

施策の結果は数値で評価し、パフォーマンスを客観的に振り返りましょう。感覚による主観的かつ定性的な評価だと、次以降の取り組みも感覚的なものになってしまいますし、周りの同意も得られません。

また、数値管理はゴールだけでなく、道中においても用いましょう。いわゆるKPI(Key Performance Indicator、重要業績評価指標)というやつですね。これにより、状況確認と改善を要所要所で細かく進めていけるようになります。

生産性向上の具体的な施策例


ここからは、生産性向上に有効な施策例をご紹介していきます。

オンラインアシスタントを利用する

1つ目はオンラインアシスタント。事務作業やWebサイトの保守運営などを外注し、自社社員をコア業務へ集中させるのです。

オンラインアシスタントサービスの「フジ子さん」は、月額4.7万円~と、業界水準の半額ほどで利用できます。さらに実務経験豊富なスタッフが多数在籍しており、コスパは抜群です。

事務やライティング、Webサイト運営などに課題があるのであれば、ぜひ利用を検討してみてください。無料トライアルで実務能力をチェックしてみてから本導入ができます。

フジ子さん公式サイトはこちらから

ITツールを導入する

ITツールの活用で、より効率的に仕事を進め、ムダな業務を省くことができます。手軽で直感的に操作できるものも多く重宝します。

例えば、ビジネス用チャットツール「チャットワーク」。メッセージのやりとりはもちろん、ビデオ通話やファイル共有など、仕事上のコミュニケーションが円滑に行えるとあって、幅広い企業で利用されています。社内外の誰とでも容易につながることができる他、タスク管理もチャットから紐づけでき、短時間で効率的に業務を進められます。

チャットワーク公式サイトはこちらから

従業員のワークライフバランスを改善する

昨今の働き方改革にも見られるように、ワークライフバランスの見直しも生産性向上に重要です。

厚生労働省は、企業の売上高について、ワークライフバランスに関する表彰・認定経験の有無で比較を行いました。その結果、表彰・認定経験のある企業のうち「売上高が増加」した企業は52.6%で、表彰等のない企業の49.3%よりも上回っていたのです。

離職率も同様に比較すると、表彰等のある企業のほうが、全体的に低い数値となりました。

以上から、ワークライフバランスへの取り組みを推進し、労働時間を短くするほうが労働生産性が高まると、同省は結論付けています。

*:参照データ元:厚生労働省 平成29年版 労働経済の分析 -イノベーションの促進とワーク・ライフ・バランスの実現に向けた課題- 第II部 第2章 第2節

自治体の補助金を有効活用しよう

IT導入や子育て環境の整備といった目的に応じて、企業の生産性向上をサポートする多様な補助金制度を、各自治体や厚生労働省が創設しています。これもぜひ活用したいところ。

なお、受給するには一定の要件や計画書の提出等が求められます。詳細は各自治体等の担当部局の情報をご確認ください。

各都道府県の中小企業担当課はこちら→中小企業庁:都道府県中小企業担当課
独立行政法人 中小企業基盤整備機構(中小機構)の情報はこちら→中小企業生産性革命推進事業
まとめ
今回は生産性向上について、その概要や成功ポイント、具体的な施策などを紹介しました。

生産性向上へのアプローチは、今回ご紹介した企業全体で取り組むものはもちろん、個人レベルで実施可能なものまで、大小存在します。どのような施策にせよ、本記事で述べた4つの成功ポイントを押さえられるかが重要です。

まずは目的の明確化からスタートし、手軽にできる導入できる施策を試してみてください。