「営業担当者の業務が多く、肝心の営業活動が伸び悩んでいる」
「事務作業が多く、顧客とのコミュニケーションが減っている」
このような営業担当者が抱える負担を軽減し、業務効率化を目指すのが営業支援です。
本記事では、営業支援とは何か、や方法を解説し、便利な営業支援ツールの例を紹介します。
目次
営業支援とは？
営業支援とは、その名のとおり営業担当者の業務や活動を支援することを指します。営業担当者が営業のコア業務に専念できるよう、ノンコア業務の負担を減らすことを目的としています。
営業のノンコア業務とは、例えば下記のような業務を指します。
- 請求書や見積もりの作成
- 提案書の作成
- 顧客名簿の作成
- 見込み客のリスト作成
- テレアポ
- パンフレットの準備
- クロージング資料の作成
etc.
営業担当者がこれらの業務を自分で行っているケースも多いのではないでしょうか。
しかし、営業のコア業務は、顧客とコミュニケーションを取ることです。コア業務に集中できると、その分営業活動の業務効率がアップし、より多くの成果が期待できます。営業支援の役割
営業支援にはどのような役割があるのでしょうか。大きく以下の2つに分けて解説します。
- 営業活動を効率化する
- 営業担当者の負担を軽減する
営業活動を効率化する
まずは、営業活動の効率化です。
営業活動はただ顧客に会うだけではありません。顧客を見つけてアポを取り、契約を結ぶまでのさまざまな業務が含まれています。
例えば、新規顧客の獲得には見込み客のリストアップや、顧客にアプローチするための魅力的な資料・提案書の準備が必要です。
さらに、契約に至るまでのやり取りや問い合わせ対応、契約後のアフターフォローなど、営業には非常に多くの業務工程があります。
これらの業務の一部を他の人員に分担したり、ツールを活用したりすることにより、営業担当者がコア業務に専念することができ、売り上げアップにつながります。
営業担当者の負担を軽減する
上述したように営業支援を行えば、営業担当者の業務負担は軽減します。
企業によっては人手不足の影響から、そもそも営業とは無関係の業務も営業担当者が担っていることが少なくありません。
それでは日常業務に追われ、営業活動で思ったような効果を得られないでしょう。営業支援により、営業担当者の負担を減らすことで、モチベーションの向上にもつながる可能性があります。
営業支援の方法と手順
営業支援のための施策として、以下のようなものが考えられます。
- 営業支援ツールの導入
- 営業支援スタッフの増強
どのようなサービスを導入すべきか、どんなスキルを持ったスタッフを増強すべきか、などを決めるための手順を解説します。
①自社の営業プロセスを可視化する
営業活動にはさまざまな業務が存在するため、まずは営業プロセスを可視化することが重要です。
あまりに多くの業務を担っている場合、担当者自身も営業プロセスを理解できていません。これでは、せっかく営業支援が入っても重複や無駄が発生し、逆に業務効率を下げてしまいかねません。
そこで、まずは営業が抱える業務プロセスを可視化し、営業部全体で共有しましょう。
②課題を洗い出す
次に現状抱えている課題を洗い出しましょう。
「一人の担当に業務負担が集中している」「資料作成に時間がかかりすぎている」「請求書や見積書の作成効率が悪い」など、課題が見つかればそれを解決するために分析できます。
また、これらの課題について部署間を超えて解決する必要がある場合は、会社全体での共有も必要です。
③課題の原因を突き止める
続いて、「なぜそのような課題が発生しているのか」原因を追求しましょう。
問題の原因が複数含まれると思われる場合は、全て洗い出します。単純な課題ではない場合は、複数の原因が見つかることも珍しくありません。抜けのないよう、しっかり見極めましょう。
④課題解決に向けた支援内容を検討する
原因がはっきりしたら、課題解決に向けた営業支援の内容を検討します。
例１）
課題：資料作成に時間がかかっている
原因：決まったフォーマットがない。営業担当者が資料作成に取り組むまとまった時間が取れないが、社内リソースは不足している。
営業支援の施策：フォーマットの作成。資料作成を事務代行サービスなどに外注する。
例２）
課題：顧客管理に労力を費やしている。
原因：顧客管理が一元化されていない。営業担当がルール通りに入力をしていない。
営業支援の施策：顧客管理のためのCRMを導入する。名刺管理を効率化する。ツールへの入力は営業担当以外の営業支援スタッフが行う。
営業支援の方法①ツールの導入
営業の業務負担を軽減できる便利なツールは数多くあります。
例えば、営業活動に欠かせない顧客リスト管理や案件管理などをクラウド上で行うことで、情報共有が簡単になります。営業部門だけでなく、他部門との連携もスムーズになるでしょう。
また、名刺管理など目的に特化したツールであれば、使い方もシンプルなので複雑なシステムに比べて活用率が高まるかもしれません。
ここでは営業支援ツールの例を紹介します。
SFA（営業支援システム）
SFAとは、英語の「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業支援システムと呼ばれています。
商談情報や案件管理を効率よく行えるだけではなく、GPS情報を利用して営業の行動を把握したり、日報や週報の自動作成などの機能も搭載。営業活動の見える化に効果的です。
各営業マンの行動や成果をリアルタイムで把握できるため、無駄がありません。他にも、サービスによりさまざまな機能が備わっています。
CRM（顧客管理システム）
CRMとは、「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略で、「顧客管理システム」や「顧客関係管理」と呼ばれています。
主に顧客の管理を得意とし、顧客の氏名・年齢などの属性の他にも購買履歴や好みなど、顧客の情報を一元管理できるツールです。
CRMを活用すれば顧客の嗜好の把握が容易に可能です。好みに合った商品の提案やサービスの提供をすることで、顧客との信頼関係を構築できます。
CRMの顧客情報は、マーケティングやカスタマーサポートの部門でも活用されます。営業のためだけのツールではなく、マーケティングなど他部門でも活用できる点が、SFAとの違いです。
MA（マーケティングオートメーション）
MAは、見込み顧客の発見から獲得、昇段までのプロセスを効率化し、商談獲得数を向上させるツールです。活用すれば、膨大な見込み客リストをシステム上で管理し、一斉メールなどのアプローチも手軽に行えます。
また、見込み度合いの把握にも優れており、商談確率が高まっている顧客を可視化することも可能です。
その名の通り、マーケティング活動のサポートを主にしていますが、マーケティング部門と営業部門の情報共有をスムーズにするメリットがあります。
名刺管理ツール
名刺管理ツールには、もらった名刺をデータ化して取り込み社内で共有したり、営業リストや顧客リストを作成したりと、さまざまなメリットがあります。
イベントなどで交換した名刺は、数が膨大になるため管理が煩雑になりがちです。名刺の中には、将来優良顧客となりそうな企業も含まれているはずです。しかし、営業担当だけでは活用・把握できていないことのほうが多いのではないでしょうか。
名刺管理ツールを活用すれば、顧客管理の効率化を実現し、見込み顧客へのアプローチ精度を高めることができます。
また、クラウド上で共有すれば、いつでも誰でも顧客の情報を確認できる点もメリットです。名刺を会社に置き忘れ、「あの企業の担当者の連絡先がわからない」「いますぐ名刺を探して欲しい」といった無駄な工程も発生しません。
問い合わせ管理ツール
問い合わせ管理ツールとは、顧客から来た問い合わせを一元管理し、迅速に対応するためのツールです。
最近では、メールや電話だけではなくSNSやWEBフォーム、LINEなど、問い合わせに対応するチャネルが増加しています。
しかし、営業担当の業務負担が増え、「対応が間に合わない」「把握しきれない」などの課題を抱える企業も少なくありません。レスポンスの遅さは、売り上げや顧客満足度低下につながる重要な問題です。
問い合わせ管理ツールなら、問い合わせ内容に合わせた担当者の振り分けや、返信テンプレートの活用によって業務負担の軽減を実現できます。
また、返信遅れや対応漏れ、二重対応の発生を防げますので、顧客満足度の向上が期待できます。
営業支援の方法②代行サービスでリソース不足解消
SFAのような便利な営業支援ツールを導入したとしても、必ずしも有効活用できるとは限りません。
導入しただけで使い方のルールが策定されていなかったり、入力の手間がかかるために活用されなかったりするためです。
営業支援サービスへの入力などの、営業担当者のサポートには人手が必要な場合もあるでしょう。社内リソースが十分でなかったり、人件費に十分予算をさけない場合におすすめなのが、営業事務代行サービスのような営業支援サービスです。
- 営業事務代行
- コール代行
営業事務代行
営業事務の代行サービスを利用すれば、システムへの入力や見積書作成、スケジュール調整などを外注できます。メール対応や出張手配など、細々とした業務を任せられるので、営業担当者は営業に集中できます。
例えばオンラインアシスタント フジ子さんの場合、月20時間で6.27万円（税込）でご依頼いただけます。
月20時間分の事務作業を外注できると、営業担当者の負担は軽くなるのではないでしょうか？
【関連記事】
営業事務代行のおすすめ業者5選！業者選びのポイントも解説
コール代行
新規開拓のため、電話で商談のアポイントメントを取ることもあるでしょう。
しかし、テレアポの成功率は平均2％程度だそうです。
アポイントメントにつながるまで、営業担当者自身が電話を100件かけるよりもコール代行に任せる企業が増えています。
成果につながる可能性が高い場合にだけ営業担当者自身が電話をすることができるので、営業リソースを有効利用できます。
【関連記事】
コールセンター代行サービスとは？料金やおすすめ業者10選を紹介
営業支援の注意点
営業支援を行うにあたって注意すべき点は、それが本当に「現場の担当者の業務効率化や負担軽減につながっているか」です。
営業支援は、営業担当者の負担を減らし営業のコア業務に専念することで、生産性向上を目指すものです。営業支援を行うために、ツールへの入力などの事務処理が増加すれば、本末転倒でしょう。
また、上層部や担当部署の利便性向上が第一になると、現場の業務がかえって煩雑になりかねません。さらに営業支援の内容が、行動把握や時間管理などマネジメント業務に重きを置いたものになると、反発が起こりやすくなるでしょう。
そのため、現場を知らない人物が机上の空論で決断するのではなく、実務担当者が支持する営業支援を取り入れることが大切です。
フジ子さんではバックオフィス代行で営業支援を行っています！
画像：フジ子さん
本ブログを運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」では、営業支援業務を代行しています。
【フジ子さんの対応業務の一例】
- リサーチ
- アポイントメント依頼対応
- データ入力
- 議事録作成
- 営業提案資料の作成
- チラシ、パンフレット作成
その他、翻訳やWEB関連業務、SNS運営のサポートなどもチームで対応しています。
フジ子さんでは、事務作業などを通じて、営業担当者のコア業務に集中していただくサポートが可能です。
ユーザーの皆様からは以下のような声をいただいています。
「生産性の高い業務に専念できる」
「コア業務に専念できる時間が30～40時間増えた」
フジ子さんの大きな特徴は、料金が業界水準の半額ほどというリーズナブルさ。
例えば月20時間稼働のプランだと、業界水準が10万円前後なのに対し、フジ子さんは6.27万円です。
月10時間のプランは、3万円台でご利用可能です。
もちろん、ただ安いだけではありません。フジ子さんには専門性の高い優秀なスタッフが揃っており、彼/彼女らによる高品質な業務によって、クライアントの継続利用率は96％となっています。
コール業務専門チームもあり、ひとつの契約で事務代行もコール代行も利用できます。
フジ子さんに依頼の多い業務について資料をご用意していますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。
まとめ
営業支援は、営業担当者の負担軽減と業務効率化を実現するために有効な対策です。しかし、営業担当者の課題解決を重視したものではなく、上層部がマネジメントと売上管理のために取り入れる営業支援は、本来の目的とは異なります。
営業支援を成功させるためには、実務担当者の意向を取り入れたものであるべきです。
自社の営業プロセスを可視化し、問題と原因を明確化した上で、現場の課題を解決できる営業支援を目指しましょう。
営業支援ツール選定のためのリサーチ、ツール導入後の運用に人手が必要な際には、フジ子さんにお任せください。
