「営業担当者の業務が多く、肝心の営業活動ができない」
「事務作業ばかりで、顧客とのコミュニケーションが減っている」
営業支援は、このような営業担当者が抱える負担を軽減し、業務効率化を目指すものです。
「営業支援」は営業の現場ではよく耳にする言葉ですが、意味や役割、具体的な方法や業務内容をいまいち理解できていない方もいるでしょう。本記事では、営業支援の意味や方法を解説し、便利な営業支援ツールの例を紹介します。
目次
営業支援とは？
営業支援とは、その名のとおり営業担当者の業務や活動を支援することを指します。営業担当者が営業のコア業務に専念できるよう、ノンコア業務をサポートする役割です。
例えば下記のような業務を支援します。
- 請求書や見積もりの作成
- 提案書の作成
- 顧客名簿の作成
- 見込み客のリスト作成
- テレアポ
- パンフレットの準備
- クロージング資料の作成
etc.
営業のコア業務は、顧客と直接会ってコミュニケーションを取ることです。それ以外の業務はノンコア業務となりますので、営業支援がサポートします。
営業支援の役割
営業支援にはどのような役割があるのでしょうか。大きく2つに分けて解説します。
営業活動を効率化する
まずは、営業活動の効率化です。
営業活動はただ顧客に会うだけではありません。顧客を見つけてアポを取り、契約を結ぶまでのさまざまな業務を担います。
例えば、新規顧客の獲得には見込み客のリストアップや、顧客にアプローチするための魅力的な資料・提案書の準備が必要です。さらに、会ってから契約に至るまでの連絡や問い合わせ対応、契約後のアフターフォローなど、営業には非常に多くの業務工程があります。
これらの業務の一部を営業支援が行うことで、営業がコア業務に専念することができ売り上げアップにつながります。
営業担当者の負担を軽減する
上述したように営業支援を行えば、営業担当者の業務負担は軽減します。
企業によっては人手不足の影響から、そもそも営業が行う必要のない業務も営業担当者が担っていることが少なくありません。
これでは日常業務に追われ、営業活動で思ったような効果を得られないため、営業支援の力が必要です。
営業支援の方法と手順
続いて営業支援の方法と手順を解説します。
①自社の営業プロセスを可視化する
営業活動にはさまざまな業務が存在するため、まずは営業プロセスを可視化することが重要です。
あまりに多くの業務を担う場合、担当者も営業プロセスを理解できていません。これでは、せっかく営業支援が入っても重複や無駄が発生し、逆に業務効率を下げてしまいます。
そこで、まずは営業が抱える全ての業務プロセスを可視化し、営業部全体で共有しましょう。
②課題を洗い出す
次の手順では、現状抱えている課題を洗い出しましょう。
「一人の担当に業務負担が集中している」「資料作成に時間がかかりすぎている」「請求書や見積書の作成効率が悪い」など、課題が見つかればそれを解決するために分析できます。
また、これらの課題について部署間を超えて解決する必要がある場合は、会社全体での共有も必要です。
③課題の原因を突き止める
続いて、「なぜそのような課題が発生しているのか」原因を追求しましょう。
問題の原因が複数含まれると思われる場合は、全て洗い出します。単純な課題ではない場合は、複数の原因が見つかることも珍しくありません。抜けのないよう、しっかり見極めましょう。
④課題解決に向けた支援内容を検討する
最後に、課題解決に向けた営業支援の内容を検討します。
例えば、資料作成に時間がかかっている場合は外注を考える、顧客管理に労力を費やしているケースでは営業支援ツールを導入し、名刺管理を効率化するなどです。
最近は、優秀な営業支援ツールもさまざま登場していますので、自社に合うものがあれば積極的に導入を検討し活用しましょう。
営業支援ツールの例
営業支援ツールは、営業の業務負担を軽減できる便利なシステムです。
例えば、営業活動に欠かせない顧客リスト管理や案件管理など、営業のノンコア業務を自動化、効率化することができます。
営業担当の事務作業が多く、肝心の営業活動に支障をきたしたり、業務効率が落ちていたりする場合に有効です。
ここからは、営業支援ツールの例を紹介します。
SFA（営業支援システム）
SFAとは、英語の「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業支援システムと呼ばれています。
商談情報や案件管理を効率よく行えるだけではなく、GPS情報を利用して営業の行動を把握したり、日報や週報の自動作成などの機能も搭載。営業活動の見える化に効果的です。
各営業マンの行動や成果をリアルタイムで把握できるため、無駄がありません。他にも、サービスによりさまざまな機能が備わっています。
CRM（顧客管理システム）
CRMとは、「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略で、「顧客管理システム」や「顧客関係管理」と呼ばれています。
主に顧客の管理を得意とし、顧客の氏名・年齢などの属性の他にも購買履歴や好みなど、顧客の情報を一元管理できるツールです。
CRMを活用すれば顧客の嗜好の把握が容易に可能です。好みに合った商品の提案やサービスの提供をすることで、顧客との信頼関係を構築できます。
MA（マーケティングオートメーション）
MAは、見込み顧客の発見から獲得、昇段までのプロセスを効率化し、商談獲得数を向上させるツールです。活用すれば、膨大な見込み客リストをシステム上で管理し、一斉メールなどのアプローチも手軽に行えます。
また、見込み度合いの把握にも優れており、商談確率が高まっている顧客を可視化することも可能です。
MAの活用により、マーケティング業務の負担を大幅に削減できます。
名刺管理ツール
名刺管理ツールには、もらった名刺をデータ化して取り込み社内で共有したり、営業リストや顧客リストを作成したりと、さまざまなメリットがあります。
イベントなどで交換した名刺は、数が膨大になるため管理が煩雑になりがちです。名刺の中には、将来優良顧客となりそうな企業も含まれているはずです。しかし、営業担当だけでは活用・把握できていないことのほうが多いのではないでしょうか。
名刺管理ツールを活用すれば、顧客管理の効率化を実現し、見込み顧客へのアプローチ精度を高めることができます。
また、クラウド上で共有すれば、いつでも誰でも顧客の情報を確認できる点もメリットです。名刺を会社に置き忘れ、「あの企業の担当者の連絡先がわからない」「いますぐ名刺を探して欲しい」といった無駄な工程も発生しません。
問い合わせ管理ツール
問い合わせ管理ツールとは、顧客から来た問い合わせを一元管理し、迅速に対応するためのツールです。
最近では、メールや電話だけではなくSNSやWEBフォーム、LINEなど、問い合わせに対応するチャネルが増加しています。
しかし、営業担当の業務負担が増え、「対応が間に合わない」「把握しきれない」などの課題を抱える企業も少なくありません。レスポンスの遅さは、売り上げや顧客満足度低下につながる重要な問題です。
問い合わせ管理ツールなら、問い合わせ内容に合わせた担当者の振り分けや、返信テンプレートの活用によって業務負担の軽減を実現できます。
また、返信遅れや対応漏れ、二重対応の発生を防げますので、顧客満足度の向上が期待できます。
営業支援の注意点
営業支援を行うにあたって注意すべき点は、それが本当に「現場の担当者の業務効率化や負担軽減につながっているか」を重要視することです。
営業支援は、営業担当者の負担を減らし営業のコア業務に専念することで、生産性向上を目指すものです。営業支援を行うために、会議・ミーティングの回数が増えたり、事務処理や資料作成が増加したりすれば、本末転倒でしょう。
また、上層部や担当部署の利便性向上が第一になると、現場の業務がかえって煩雑になりかねません。さらに営業支援の内容が、行動把握や時間管理などマネジメント業務に重きを置いたものになると、反発が起こりやすくなるでしょう。
そのため、現場を知らない人物が机上の空論で決断するのではなく、実務担当者が支持する営業支援を取り入れることが大切です。
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まとめ
営業支援は、営業担当者の負担軽減と業務効率化を実現するために有効な対策です。しかし、営業担当者の課題解決を重視したものではなく、上層部がマネジメントと売上管理のために取り入れる営業支援は、本来の目的とは異なります。
営業支援を成功させるためには、実務担当者の意向を取り入れたものであるべきです。
自社の営業プロセスを可視化し、問題と原因を明確化した上で、現場の課題を解決できる営業支援を目指しましょう。
