業務改善とは?正しい意味や業務改善を成功へ導く6つのポイント

「作業効率を上げるために業務を簡略化できないだろうか」
「不便なこの作業をなんとか解消したい」

このように、日常業務の中で見られる問題点を解決に導くのが業務改善です。

業務改善をすることで、生産性アップや無駄なコストの削減など様々なメリットがあります。そのため、より企業を成長させるために常日頃業務改善を検討している方もいるでしょう。

しかし、間違った業務改善の進め方では、社員を混乱させたり非効率的になったりなどのリスクを高めてしまいます。以前より状況を悪化させる恐れすらあるので、業務改善の意味を正しく理解し、適切な方法で実践するのが大切です。

そこで本記事では、業務改善の正しい意味や内容を解説し、具体的な業務改善のポイントと進め方を紹介します。

業務改善とは?意味と内容


業務改善とは、業務内の問題点を改善し、より高い価値を生み出すことです。

つまりはどういうことなのか、1つ例を見てみましょう。

【A社営業マンのバックオフィス業務】
<業務改善前>
見積書・納品書の作成やメール、書類のプリントなど手作業が多かったため、見積書発行から会計ソフトへの記帳までの業務が煩雑だったA社の営業部。
バックオフィス業務に時間を取られ、本来の営業活動の効率が低下していた。
<業務改善後>
会計ソフトを使用したことで、見積書から納品書への転換や請求書の発行依頼などがワンクリックで済むように。
工数が大幅に減少し、営業活動に集中する余裕ができたことから売上もアップした。

このように、社内の業務を改善させることで高いパフォーマンスが実現し、企業の生産性アップにつながります

まれに、業務改善を経費削減と混同する方がいますが、この2つはやり方も効果も異なります。同じものと勘違いしていると期待した効果が得られない可能性があるため、2つの違いをしっかり理解しておきましょう。

概要 効果
経費削減 家賃、水道光熱費、消耗品費などの
経費を削減し企業のコスト負担を軽減させる
コスト面の節約ができるが削減には
限界がある
業務改善 業務そのものを見直し
結果的に会社の利益につなげる
コスト、社員の労力、生産性アップなど
多方面でメリットを得られるため、
企業の体質そのものを変化させられる

「余計な買い物をしない」などの節約を実践すれば、経費削減は100%成功します。しかし、必要最低限の備品は買わなければなりませんし、節約のためと水道光熱費を0円にはできません。

つまり、経費削減は成功確率が高いものの限界もあるのです。

一方、業務改善は業務の仕組みから見直すことで、結果的にコストや社員の労力、生産性など多方面にわたり、社内環境の改善が見込めます。この波及効果から「業務改善の効果は無限」と言われており、企業そのものの体質を変化させるのが特徴です。

業務改善に取り掛かる前に!ポイントと進め方


業務の改善ポイントは企業によって様々です。そのため、業務改善の成功例を参考にしても、自社でどのように応用すれば良いか分からない方もいるでしょう。

そこでここからは、業務改善に欠かせない6つのポイントを順番に解説します。

①可視化


業務改善をするなら、まずは既存問題の可視化をし、改善点を明確にしなくてはなりません。

ビジネスプロセスは、複数の業務が連なることで成り立っているため、1つのプロセスを変更するだけで改善されます。

具体的にどのような問題があるかを知るためにも、分析ツールを利用したり紙に書き出したりしてビジネスプロセスを可視化しましょう。

②定量化

ビジネスプロセスを可視化して改善点を洗い出せたら、今度は業務改善による分析評価をします。

【例】
手作業をやめてビジネスツールを利用する

10人での作業が2人でできるようになる

8人を別の業務に回せるため、生産性が〇%アップする

このように、業務改善による効果を具体的な数字にすると目指す方針がはっきりします。さらに、複数の改善点に優先順位をつけやすくなるので、改善点ごとに定量的に考えて業務改善の目的・目標を明確にしましょう。

③課題化


目標達成のために必要なタスクを考えます。

タスクを洗い出す際は、できるだけ細かく設定する方が良いでしょう。

例えば、1ヶ月で業務効率を10%アップ、2ヶ月で30%アップ、3ヶ月で50%アップを目標にしているとします。

1ヶ月目は目標を達成できたとしても、2ヶ月目に目標未達成となればタスクに問題があると言えるでしょう。そうした場合にタスクが細かければすぐに見直し・修正できます。

このように、傷が浅いうちに軌道修正できるので、業務改善の成功に確実に近づけるでしょう

④実践化

洗い出した課題に優先順位をつけ実践していきます。その際、タスクを終えるごとに評価をしましょう。

実践によりどれほどの効果が得られているか、予定通りに結果を出せているかを確認します。結果を数値化し評価した記録を残しておけば、問題発生時の修正もしやすいでしょう。

⑤定着化

タスク完了後に良い結果を得られた場合は、改善した内容を現場に定着させていきます。改善案が現場に馴染むことで一時的な改善ではなく長期的な改善となるため、安定した業務の遂行が可能です

万が一、タスクの実践によって逆効果となってしまった場合は、定着させない方針にします。

どんな改善内容を採用するかで企業の体質が変わるので、定着化させる内容はしっかり評価を見ながら吟味することが大切です。

⑥サイクル化

最後のポイントは、①~⑤までのポイントを継続して実施するサイクル化です。業務改善は1回で終わるものではありません。

より企業を成長させるためには、「業務改善に成功したから」とやめるのではなく、小まめに業務改善を検討する必要があります。こうしたサイクルを大切にすることが、企業を長く存続させる秘訣の1つです。

業務改善の具体的な方法と対策


業務改善は、ベースとなる6つのポイントを順番に進めていくことで、明確な方針を決められるようになります。

参考に、業務改善の具体的な方法・対策をいくつか紹介します。

BPMNを使用する

BPMNとは、業務プロセスを図にして分かりやすく図式化してまとめたものです。業務の開始から完了までを可視化できるため、どこに改善点があるかを見つけられます。

日々の業務の中で、「この作業の手間を省けたらいいのに」と気づくこともありますよね。しかし、「作業の手間を簡略化させる」という目標だけに目を向けていると、何を改善すべきなのか、分からなくなってしまいます。

BPMNで業務プロセスを可視化することで、何が作業の手間となっているのかを明確にできますよ

さらに、問題を実際に改善させればどのような結果となるかの予測もつきやすくなるので、業務改善を進める上でBPMNの使用は欠かせません。

最近は簡単に業務プロセスを可視化できるBPMN作成ツールもあります。「自作が難しい」「作る暇がない」という方は、ぜひBPMN作成ツールを利用してみてください。

使用ツールを最小限にまとめる

業務の効率を良くするために利用されるビジネスツール。ものによってはワンクリックでいくつもの作業を終わらせられる利便性が高いものもあるので、利用している方も多いでしょう。

しかし、便利だからとあれもこれもと利用していると、余計に工数が増える恐れもあり本末転倒です。また、現代では情報のデジタル化に伴い日々最新ツールが提供されているため、より便利なツールが登場している可能性もあります。

そのため、現在使用中のツールが本当に役立っているかを定期的に見直し、使用数を最小限にまとめましょう。

業務をアウトソーシングする

業務をアウトソーシングし、業務量そのものを減らすのも改善方法の1つ。

アウトソーシングできる業務の種類は、経理や人事、秘書など多岐にわたります。幅広い仕事を任せられるにもかかわらず、社員を雇うより安く利用できるため、業務効率化や人件費の削減などが可能です

さらに、業務を一部アウトソーシングすることで、社員の負担を軽減させられたりコア業務に専念できたりなど、様々なメリットがあります

「自社でいろいろ工夫をしたけどうまく改善できない」など、社内での改善が難しい場合はアウトソーシングが特におすすめです。

おすすめのオンラインアシスタント

アウトソーシングで社内の業務量を減らすと、社員への負担軽減や業務効率化など様々なメリットを得られます。そのため、「どうしても社内でなければできない仕事以外はすべてアウトソーシングしている」という企業も少なくありません。

しかし、アウトソーシング会社はたくさんあるので、どこに依頼したら良いか分からないという方もいるでしょう。そこでここからは、人気のアウトソーシング会社を紹介します。

フジ子さん


引用:フジ子さん | オンラインアシスタント 月額4.7万円~ 1ヶ月利用も可

フジ子さんは、フジア株式会社が運営するオンラインアシスタントサービスです。

フジ子さんには、実務経験を持つ優秀なアシスタントが多数在籍しており、経理や秘書、人事など様々な業務を代行してくれます。人材採用のように一から社員を育てる必要がないので、人材育成にかかる手間や費用を削減できますよ

また、ユーザーのニーズに合わせて月20〜160時間まで幅広くプランが用意されています。前月10日までなら業務量に合わせてプラン変更も可能で、閑散期・繁忙期など時期ごとに忙しさが変わる場合にも柔軟に対応してもらえて便利です

無料トライアルがあるので、まずはお試しで利用してみてはいかがでしょうか。

「フジ子さん」公式サイトはこちら

まとめ

業務改善は、社員のモチベーションを上げたり売上を上げたりなど良い効果をもたらします。企業の体質そのものを変化させることも可能なので、さらなる企業成長を狙えるだけでなく、業績が落ち込んでいる企業の立て直しも期待できるでしょう。

しかし、業績改善を成功させるためにはコツがあります。今回は、業績改善を進めるために知っておくべきポイントを6つ紹介しました。

現状を可視化させて理解し、具体的にどのように改善させていくのかを検討・実践すれば、企業を良い方向へと導けます。業務改善を検討中の方は、まず上記のポイント6つを理解し、実際に行動に移して業務改善成功を目指しましょう。