日常の仕事に潜む問題点を解決する業務改善。効率アップやコスト削減など、さまざまなメリットがあり、企業としては定期的に取り組みたいところです。
しかし、間違った進め方では社員を混乱させたり、かえって非効率的になったりと、以前より状況を悪化させるかもしれません。したがって、業務改善の意味を正しく理解した上で、適切な方法をもって実践するのが大切です。
本記事では業務改善について、意味や効果、進め方などを紹介します。
業務改善とは？
業務改善とは、業務内の問題点を改善し、より高い価値を生み出すことをいいます。
業務改善するべき3つのポイントとして「ムリ」「ムダ」「ムラ」があります。
業務改善の要素：①ムリ
「ムリ」とは、達成が難しい業務を行い、かかる負荷が個人のキャパシティを超えている状態のこと。例えば、社員の能力以上の仕事量を与えてしまうと、「ムリ」が発生します。
業務改善の要素：②ムダ
「ムダ」とは、必要以上に業務を行う、余計な作業・仕事のこと。例えば、あなたの会社の商品が常に余っているのだとしたら、「ムダ」な状態と言えます。
業務改善の要素：③ムラ
「ムラ」は、適切な方法がマニュアル化されていないために、担当者によって仕事の質に差がある状態のことです。
業務改善の効果
業務改善の効果として、次の3つがあります。
・業務効率アップ
・コスト最適化
・労働環境改善
業務効率アップ
業務改善により、業務効率が格段にアップします。
例えば「Web会議により、わざわざ会社に行く手間が省ける」「適切な業務フローにすることで、余分なミスを減らす」などの効率化を図れます。
コスト最適化
業務改善により、コスト最適化が期待できます。
例えば「業務フローを改善することで、確認作業に必要な人材を減らす」など、余分な人材をカットしてコストを最適化します。
労働環境改善
業務改善により、労働環境改善もできるでしょう。
スケジュールに間に合わない仕事を社員がこなす場合、残業が増え、労働環境は悪化します。しかし、能力に見合った仕事を割り振って業務効率化を図れば、過度な残業はなくなるでしょう。
業務改善の手順
業務改善の手順は次の5ステップ。
1：業務内容をまとめる
2：改善点を洗い出す
3：改善目標と改善策を立てる
4：改善策を実行する
5：改善策を評価する
1：業務内容をまとめる
まずは、業務内容をまとめてみましょう。具体的には次のような業務内容を洗い出してみてください。
・各部署の業務内容
・部署間で連携している業務内容
・イレギュラーに発生する業務内容
2：改善点を洗い出す
次に、「ムリ、ムダ、ムラ」の観点から業務内容の改善点を洗い出してください。
例えば、能力以上の業務を新入社員が行っていた場合は「ムリ」なので、改善すべきです。
また、業務の方法を部署間で共有できていなかった場合は「ムラ」なので、早急に改善しましょう。
3：改善目標と改善策を立てる
改善点を見つけたら、改善目標・改善策を立てましょう。
例えば、以下のような例が挙げられます。
・能力以上の業務を新入社員が行っていた（ムリ）ベテランに業務を割り振る
・業務の方法を部署間で共有できていなかった（ムラ）→マニュアル作成
・月末の仕事量が多すぎる（ムリ）→月初めに仕事量を分散する
・在庫が常に余っている（ムダ）→無駄な商品製造はやめる
このように、1つ1つの問題に対して改善策を立ててみましょう。
4：改善策を実行する
改善策を実行しましょう。全部一度にやろうとすると、業務が滞るのでできることから実行してください。
5：改善策を評価する
実行した改善策を評価します。具体的には、次のような観点から評価しましょう。
・残業時間は減ったか
・社員の労働意欲は高まったか
・売上は上がったか
・仕事の質は均一か
業務改善の方法例
業務改善の方法例として、次の6つを紹介します。
・作業の分業化
・ペーパーレス化
・作業のマニュアル作成
・書類のテンプレート化
・ITツールの導入
・アウトソーシングの活用
作業の分業化
1つ目の業務改善方法は作業の分業化です。1人で全ての業務フローを行うよりも、何人かで行う方が作業が早く終わります。
ペーパーレス化
2つ目の業務改善方法は、ペーパーレス化。書類はWeb上、クラウド上でやり取りすれば、わざわざ会社に来なくても作業できます。
また、アナログよりもデジタルの方がミスも起きにくいです。
作業のマニュアル作成
作業のマニュアル作成も、業務効率化にとって重要です。
適切なマニュアルがないと、部署間で作業方法の共有ができず、ちぐはぐな仕事をすることになってしまいます。
仕事の質を均一に保つためにも、マニュアルは必須です。
書類のテンプレート化
書類のテンプレート化も業務効率化に役立ちます。
書類を作る際に、いちいち会社名・部署・役職・名前を書くのは面倒ですよね。あらかじめテンプレートを用意しておくことで、書類作成にかかる時間を大幅に減らせます。
ITツールの導入
ITツールを導入することで、業務効率化に繋がります。いちいちFAXや電話をとるよりも、メールやチャットツールでやり取りした方が時間を効率的に使えるでしょう。
アウトソーシングの活用
アウトソーシングを活用することで、業務効率化できます。アウトソーシングとは、業務の一部を外部へ委託することです。
「業務過多の場合は社内での業務効率化は難しい」というときに役立ちます。
アウトソーシングを使うメリットは「社内の人件費を削減できる」「業務の質があがる」「コア業務に集中できる」などです。
仕事の量・質ともに効率化できるので、アウトソーシングはおすすめです。
業務改善を成功させるポイント
業務改善を成功させるポイントは次の3つです。
・1度の改善で終わらせない
・現場の意見を理解する
・改善する業務を増やしすぎない
1度の改善で終わらせない
業務改善をする際は、一度の改善だけで終わってはいけません。
なぜなら、一度で完璧に業務改善できることはほぼないからです。成果がでるまでは何度もトライ＆エラーを繰り返しましょう。
現場の意見を理解する
業務改善のためには、現場の意見に耳を傾けることが何より重要です。
なぜなら、現場を一切見ずに業務効率化を図っても、成果はでないから。むしろ悪化して現場の反感を買い、さらに業務が滞ることになるでしょう。
業務改善を実行する前に、現場に足を運ぶのが大切です。
改善する業務を増やしすぎない
改善する業務を増やしすぎないことも大切です。
なぜなら、業務改善中＝不安定な状態だからです。業務改善をやりすぎると、どのように仕事をするべきかわからなくなり、ますます業務が滞ってしまうかもしれません。
業務改善は一度に行わず、現場に耳を傾けながら、できることから実行していきましょう。
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「業務が多すぎて社内だけでは業務効率化できない」
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まとめ
今回は、業務効率化の手順、成功のコツなどについてお伝えしました。
業務効率化は以下の手順で行いましょう。
1：業務内容をまとめる
2：改善点を洗い出す
3：改善目標と改善策を立てる
4：改善策を実行する
5：改善策を評価する
また、社内だけでは業務効率化できない場合は、アウトソーシングを利用するのも選択肢のひとつ。とくに「フジ子さん」は低コスト高品質なのでおすすめです。
今回紹介したことを参考にして、あなたの会社の業務効率化が成功すれば幸いです。
