業務改善とは?進め方や具体例、成功に導くポイントも解説!

生産性の向上や業務の効率化など、業務改善は企業の成長に欠かせません。コロナ禍を経て、企業活動を継続するため、働き方の見直しや人員不足を補うための労働生産性の改善は、多くの企業でこれまで以上に重要な課題になっています。

しかし、一口に業務改善といっても「どこから手を付けていいかわからない」「日々の業務を行いながらではなかなか進まない」といったお悩みも多いのではないでしょうか。

本記事では、業務改善の進め方、具体例から、成功のためのポイントまで具体例を交えて解説しています。業務改善を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

業務改善とは?

業務改善とは、すでにある工程や作業のプロセスを維持した状態で、よりよい業務が行えるよう工夫していくことをいいます。

業務の中に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて、より効率的に業務を遂行できるよう作業や工程を見直し、生産性の向上を図ります。

業務改善はなぜ必要性?

業務改善が必要な理由は、「働き方の多様化」や「労働人口の減少」など社会的な背景や、日本企業において長年問題になっている「長時間労働」を是正するためなどが挙げられます。

正規雇用で定年まで働く終身雇用は現代においては崩れつつあり、働く場所や時間、雇用形態も多様化しています。

コロナ禍ではリモートワークの導入で、これまでのように一か所に全員が集合して業務を行う働き方から大きく変化しました。

そのような中で改めてこれまでの業務を見直したとき、多くの人が「業務のムダ」や「ムリやムラ」について考えるきっかけになったのではないでしょうか。

テレワークやリモートワークなどリスクマネジメントの強化が必要となり、業務改善の必要性も高まっています。

人口の減少に伴って、生産年齢人口も落ち込むことが予想されています。少ない人数でいかに効率よく、これまで以上の業務を遂行できるかが求められるため、少人数で成果を上げる仕組みづくりや効率化を推進する業務改善が欠かせないといえるでしょう。

また、日本企業で長年問題となっている長時間労働の是正も、業務改善が必要だといわれる大きな理由の1つです。長時間労働が常習化している場合、心身の不調などにより従業員が離職したり欠勤が増えたりと、企業は生産性の向上の真逆を進むことになります。

長時間労働の一因となっているのがムダな業務です。簡素化したりまとめたりすることで、作業量が削減され従業員の負担が軽減されます。業務改善を行うことで長時間かかっていた業務が短時間で終わり、結果的に生産性の向上につながります。

業務改善の効果とメリット

業務改善を行うと、次のようなメリットがあります。

 業務効率がアップする

業務改善を行うと、手順の見直しや自動化などによって業務効率がアップします。同じ業務を行っていても、限られた人数で成果を上げることができ、生産性が向上するでしょう。

 コストを最適化できる

業務改善のメリットでもあり、企業にとっても必要なことはコストの削減です。人件費やエネルギーコストなどは、業務の見直しによって最適化できます。

例えば、1つの業務を見直したことで残業が減り人件費や光熱費を削減できる、ペーパーレス化の推進で用紙代やインク代といった備品のコストを抑えられるなど、不必要なコストを削減できます。

 労働環境が改善する

これまでのムダが改善されれば、何時間もかかっていた日常の業務に追われることなく、時間的な余裕が生まれるでしょう。従業員は限られた時間の中で新しい仕事にチャレンジしたり、スキルアップのための時間を使ったりできます。その結果、企業全体の成長につながり、働く人にとっても企業にとってもよい効果をもたらします。

業務改善の考え方 使えるフレームワーク4選

業務改善を行うにあたって、考えなければいけないことがたくさんありすぎて何から手を付ければいいのかわからない・・・。

そんなお悩みを解決してくれる、業務改善に使えるフレームワークを4つご紹介します。

ECRS

ECRS(イクルス)とは、Eliminate(排除)、Combine(結合と分離)、Rearrange(入替えと代替)、Simplify(簡素化)の頭文字をとった言葉です。

1つの業務についてE→C→R→Sの順番で改善を検討実施する考え方で、「業務改善の4原則」ともいわれます。

具体例を挙げると、

E:必要以上に多い報告書や会議の見直し
C:社内の連絡方法をメールからグループチャットに変える
R:チェックするタイミングを前の工程に変える
S:集計作業を自動化する

などがあり、合理的かつ効率的に業務改善を進められます。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、事業活動における「価値の連鎖(Value Chain」を洗い出し、自社の強みを把握してどの工程で付加価値が生み出されているのかを分析するマーケティング手法の1つです。

価値が生み出されている工程を把握できるとともに、どの工程に問題があるのかも把握できる点が特徴です。同じように自社の強みとともに弱みも明確にできます。

コストについても、どの工程に多くかかっているのか、また他の工程にどのような影響があるのかも調べることができます。各工程のコストを見直すことで全体の効率的なコスト削減が期待できます。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」を繰り返し回して業務の改善を図る方法です。

営業での具体例を挙げてみましょう。

P:今月は成約を10件とる。そのために提案書は2日以内に提出する。
D:計画を実行する。
C:提案書の提出に平均4日かかった。成約できたのは6件だった。
A:内容によっては2日では難しい場合があり、中途半端な提案では成約が取れない。来月は提出期限を3日に設定し、1件1件の確約をとれるようにする

このように、計画した内容を実行してみた結果、よかった点と改善点を洗い出し、少しずつ目標を達成していきます。

上手くいかない場合は、そもそも目標値の設定が厳しい、実行できない計画を立ててしまったなど原因を突き詰め、次回以降の計画に反映させるようにします。

KPT

KPTは「Keep(成果があり継続して行うこと)」「Problem(問題があり解決すべき課題)」を洗い出し「Try(取り組むこと)」を検討するフレームワークです。仕事やプロジェクトを対象にした振り返りのフレームワークと呼ばれます。

具体的な方法は次のとおりです。

まずはホワイトボードなど大きな場所に上図のようなフォーマットを用意します。そして、改善したい業務に携わっているメンバー一人ひとりが「うまくいっていること・継続すること」を書き出してKeepに置いていきます。

同様に「問題点や不満な点」となる点を書きだしてProblemに貼ります。

ここまで出来たら、KeepとProblemの内容を掘り下げて、なぜそうなのか理由を明確にします。

ほとんどの人に問題ではないと思っていたことが、あるメンバーには問題点として認識しているなど、認識の違いや細かい問題点が洗い出されます。Problemの内容を中心に全員で話し合いを行いましょう。

話し合いができたらTryの検討です。Tryを検討するとき大切なことは、できるだけ具体的な内容を書き出すことです。「〇〇を頑張る」「〇〇に気を付ける」では、だれがどう頑張るのかわからないので、数値化したり具体的な日程などを決めたりするといいでしょう。

KPTを使って業務改善を進める際には、「人」ではなく「行動や事柄」について改善点や問題点を洗い出すようにします。発言しづらい雰囲気になると洗い出しが上手くいかず、改善点が見えてこないからです。

 

 5ステップでできる!業務改善の進め方

業務改善はやみくもに進めてもうまくいきません。ここでうまくいく業務改善の進め方を5ステップに分けて解説します。

 1.業務内容をまとめる

まずは業務内容をまとめてみましょう。

  • 各部署の業務内容
  • 複数の部門にわたっている業務や部門間で連携している業務内容
  • イレギュラーに発生する業務内容

など、業務の棚卸をします。

 2.改善点を洗い出す

次に改善点を洗い出します。この作業は「ムリ・ムダ・ムラ」を意識して行うとよいでしょう。

具体的には、

  • ムリ:能力以上の業務を新人が負担している
  • ムダ:同じ内容の複数の書類が存在する
  • ムラ:業務の方法が各部門によって異なる

など、偏った業務や重複している業務がないか等を今一度見直します。

 3.改善目標と改善策を立てる

改善点の洗い出しができたら、改善目標と改善策を立てます。

先ほどの例でいうと

  • 新人が担当していた能力以上の業務をベテランに振り分ける
  • 重複していた書類を一本化する
  • 部署によって異なる業務の方法をまとめ、マニュアルやワークフローを作成する

などの方法があるでしょう。

洗い出した1つ1つの問題点について、具体的にできる改善方法を検討し計画を立てましょう。

 4.改善策を実行する

計画した改善策を実行します。この時一度にすべて行おうとすると日常の業務が滞ってしまいます。優先順位をつけて少しずつ進めていきましょう。

 5.改善策を評価する

実行した改善策をチェックし評価します。

ポイントは改善策を取り入れたことで残業が減る、社員の労働意欲が高まる、売り上げがアップするなど、業務改善で得られる効果やメリットを感じられる結果になっているかどうかです。さらなる改善点が出てくれば繰り返し行い、少しずつ業務改善を進めていきましょう。

これらのステップを行う際に、すでにご紹介したフレームワークを使ってみると効率的に進められるでしょう。業務内容や課題に合わせて使ってみてくださいね。

業務改善の方法 具体例5

現在行っている業務は「これまでそのように行ってきたから」「先輩にそう教えられたから」という理由でムリやムダに目をつむって行っているかもしれません。ここでは業務改善方法の具体例を5つご紹介します。

分業化する

膨大な注文書の処理を1人で担当し、毎日残業していた。

→分業できる体制を作り、複数の担当者で作業を行う。その結果、部署全体の残業が減り、担当者の労働環境が改善した。

 

ペーパーレス化を進める

複数の確認印もらうため、書類が担当者に戻ってくるまで業務が滞っていた。

→ペーパーレス化し、確認した人からチェックを行えるようにした。確認がまだの担当者へ直接確認依頼をすることができたり、書類の所在が不明になったりすることがなくなり、業務を進めるスピードが上がった。

マニュアルを作成する

営業部と企画部で経費の申請方法が異なり、経理部の仕事が煩雑になっていた

→申請方法をマニュアル化し、ワークフローを作成。申請方法を統一することで経理部の確認作業が減り作業効率が上がった。

テンプレート化して効率を上げる

メール送信時に送信者の情報が間違っていたり、抜けがあったりして確認作業が多い。

→メール送信時に行っていた署名をテンプレート化し、社内で統一。電話番号や休日の記載ミスや漏れがなくなった。

 ITツールを導入する

支社から本社への報告書類を毎週郵便で送付していた。

→ビジネスチャットやクラウドを取り入れ、オンライン上でやり取りする。書類のやり取りにかかる時間と郵送コストを削減できた。

 

アウトソーシングを活用する

一日何本もかかってくる外部からの電話をとるため、社員の日常的な業務が滞る。

→電話応対をアウトソーシングすることで、社員がコア業務へ注力できるようになった。

 

分業化やマニュアル化、テンプレート化は現場の声が必要です。業務改善の担当者などが勝手に進めず、関わっているメンバー全員が一丸となって改善に取り組む必要があるでしょう。

また、ITツールやアウトソーシングの活用は費用もかかり、なかなか導入しづらい部分もあるかもしれません。

しかし長い目で見たときに、雑務に時間をとられずコア業務へ注力できる体制を整えることは、業務改善を今一歩進めるためにも導入を検討する価値があるでしょう。

業務改善を成功させる3つのポイント

最後に、業務改善を成功させるためのポイントを3つ確認しておきましょう。

 1度の改善で終わらせない

業務改善には時間がかかります。1度目は成果が見えにくいかもしれません。

しかし2度、3度と繰り返していくとブラッシュアップされ、さらに問題点や改善点が明確になるでしょう。1度の改善で終わらせず、何度も繰り返し行いましょう。

 現場の意見を理解する

業務改善のためには、現場の声に耳を傾けることが重要です。

業務改善を行った結果、現場のスタッフが働きづらくなったり、逆に生産性がさがったりするようでは効果的ではありません。実際に働いている従業員の声を聞き、改善策に反映させましょう。

 改善する業務を増やしすぎない

業務改善に取り組む際に、あれもこれもと増やしすぎないことも大切です。

日常業務を行いながら改善策に取り組むのであれば、やり方や手順が一気に変わると日々の業務が滞る可能性があるからです。

一度にすべて行おうとせず、できることから少しずつ実行していきましょう。

 

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まとめ

業務改善の手順や成功のポイントについて解説しました。

企業の成長には、日々の小さな業務の積み重ねと、常によりよく改善していく姿勢が欠かせません。業務改善で生産性を上げ、労働環境の改善を行うことが企業全体の成長につながるでしょう。

今回の記事が、御社の業務改善を進める参考になれば幸いです。