コスト削減とは?その必要性や手順・方法、具体策などを分かりやすく解説

「こうも人件費が高いと利益が出ないな…」
「できるだけコストを削減するにはどうしたら良いのだろうか…」

……など、コスト削減について頭を抱えている経営者は少なくありません。

利益を上げるためには、売上だけではなくコストにも注目しなければいけないでしょう。限られた資金をどこでどう使うかが重要です。

そこで本記事では、コスト削減の必要性や方法、具体策などを解説していきます。経営の合理化を目指すうえで参考にしてみてください。

コスト削減とは?意味と目的


まず、コスト削減とは何か。意味をハッキリさせておきましょう。

もそもコストとは、企業活動にかかる費用のことです。お金に換算できるものとして、人件費・家賃・水道光熱費・通信費・印刷費などがあります。その他にも、時間や工数といった観点も忘れてはいけません。

そしてコスト削減とは、無駄なコストを削減して利益を上げるための取り組みを言います。日々の事業活動のなかに無駄がないか探して改善しましょう。

コスト削減によって、利益が上がってその分を投資に回したり、従業員にボーナスを与えたりできるわけです。

コスト削減の必要性

コスト削減からは以下のような効果を期待でき、コロナ禍や少子化といった不安要素がたくさんあるこのご時勢において、多くの企業にとって必要な取り組みだと言えます。

  • 無駄を省くので業務効率化を図れる
  • 効率良く作業できるので社員の労働生産性が上がる
  • ボーナスといった形のリターンが見込めるので、社員のモチベーションアップにつながる

コスト削減と聞くと経営者側のメリットが目立ちますが、無駄が省かれ作業効率が上がった結果、残業をしなくて済むといった社員側のメリットもあります。さらに、浮いた費用を社員へ還元すれば、社員のモチベーションも上がるでしょう。

コスト削減をするためには、経営者の意識改革だけでなく社員の協力が必要不可欠となります。社員一人ひとりにコスト削減の必要性を理解してもらい、協力してもらうことが大切です。

コスト削減の方法と手順


「実際にコスト削減をするには、どうしたら良いのだろう?」

こう悩む方は多いはず。そこで、コスト削減の方法と手順を解説します。5つのステップを順に行っていきましょう。

①どこにどれだけコストがかかっているのかを洗い出す

まずは、どこにどれだけコストがかかっているか洗い出す必要があります。「コスト」と一口に言っても、マーケティングにかかるものや事務業務にかかるもの、採用にかかるもの、オフィスの設備維持にかかるものなど、細かく分類できます。
意外なところでコストの比重が大きくなっていることがあるので、定期的に見直しをするのが好ましいです

②課題を見つける

かかっているコストを洗い出したら、それは改善できるものなのか判断しましょう。現状で抱えている課題を見つけるのです。

具体的には、据え置くコストと減らしたいコストに仕分けて、改善に着手する優先順位を決めていきます。例えば作業コストであれば、ノンコア業務を中心にコストを削減する方向で考えていくと良いでしょう。

③コスト削減プランを立てて共有する

コスト削減する方法を具体的なプランまで落とし込めると、効率的に進められます。やり方については、後ほど具体策の一例をご紹介しますね。

そして、そのコスト削減プランを社員と共有し、実行してもらう準備をしましょう。

共有することによって、初めて明るみになる課題もあるかもしれません。また、実際にコスト削減にあたる社員の意思をくみ取れないと、円滑に話を進められないでしょう。

何のためにコストを削減するのか、どんなメリットを期待しているのかを明確にする必要があります。心から納得して社員に協力してもらうために、理解を得られる説明に努めてください。

④コスト削減プランを実施して効果を分析・検証する

コスト削減プランを実行したら、効果の分析や検証をしましょう。1カ月、3カ月、6カ月などの期間を決めて定期的に行い、進展具合を比較検討するのも大事です。

また、「これだけ効果が出ている」ということが明確になったら、社員と共有してモチベーションを維持させましょう。「なぜ、不自由さを感じてでも作業工程を変えなくてはいけないのだろう」という疑問を払拭するためです。「社長が言うから」で片付けてしまうと、いつしか不満がたまっていってしまいます。

⑤改善する

効果の分析・検証を行った後は、その結果をもとに改善をしましょう。改善案は少人数チームで考える方法もありますが、社員全員からアイデアを募集するのも良いですね。

改善によって、さらなるコスト削減につなげられることもあります。無駄なことは削減して、利益率の高い経営を目指しましょう。

コスト削減の具体策


「コスト削減プランと言っても、良いアイデアが浮かばない」という経営者のために、着手しやすいコスト削減の具体策を3つご紹介します。

ノンコア業務をアウトソーシングする

利益を生むための直接的な業務ではないノンコア業務をアウトソーシングするのは、有効な手段です。スケジュール調整や経理、秘書業務などは定型化できることが多いので、アウトソーシングしやすいと言えます

「アウトソーシングに切り替えるのが面倒だ」という声があるかもしれませんが、一度取り組むと継続するのは容易です。

社員がノンコア業務を行う場合、その社員が退職してしまうと一から教育しなくてはなりません。その度にコストがかかるので、アウトソーシングで安定的に業務を行ってもらうメリットがあります。

ノー残業デーを設ける

残業代というコストは非常に大きいので、週に1回でもノー残業デーを設けると良いでしょう。これにより、「他の社員がいるので帰りにくい」という状況をなくせます。残業代の他、光熱費も抑えられますよ。

社員にとっても、多少強制感があっても定時で帰れる日があるとメリハリが出てきます。水曜日をノー残業デーにしている企業が多いです。

在宅勤務にして通勤コストを削減する

在宅勤務やテレワークに切り替えて、通勤コストを削減する方法もあります。企業は交通費の削減が図られ、社員は通勤ストレスの軽減が実現します。

Web会議システムやチャットツール、勤怠管理ツールなどを活用すると在宅勤務やテレワークは難しくありません。育児や介護などがあっても短時間なら在宅勤務で働けるので、社員が退職せざるを得ない状況を減らせます。

アウトソーシングするならオンラインアシスタントのフジ子さん


コスト削減の3つの具体策を挙げましたが、そのなかでも着手しやすいのが「ノンコア業務をアウトソーシングする」ということではないでしょうか。

アウトソーシングするなら、オンラインアシスタントの「フジ子さん」がおすすめです。実務経験の豊富なスタッフが多数在籍しており、経理・秘書・営業・人事などにおける事務作業や翻訳、Webサイト運用といった幅広い業務を代行できます。

1カ月20時間で4.7万円、1時間あたり2,350円という安さも魅力です。採用コストや福利厚生などを考慮すると、大きなコスト削減になります。
お試しで実力をチェックできる2時間の無料トライアルがあるので、検討のためにぜひ活用してみてください。

【フジ子さんのサービス詳細はこちらから】