会社が取り組むべき「効率化」とは?目的や具体的な手法を解説します

働き方改革による労働環境の変化に伴って、業務の効率化が必要だと感じている企業は多いのではないでしょうか。

効率化と言っても、会社の規模や事業内容、オフィスの環境などにより、その方法や効果は異なります。とはいえ、効率化によって会社の生産性を高めるという目的は同じです。これを達成するために、どの企業にも共通する考え方や取り組み方があります。

本記事では、効率化の概要と目的を解説した後に、具体的な効率化の手法やその内容、ポイントをご紹介していきます。

会社が取り組むべき「効率化」とは?


会社は収益を上げなければいけないのは言うまでもありません。

とはいえ、時間や人材、資金などリソースは限られています。そのなかで、会社がより大きな収益を生み出すためにすべきことは何か。それは業務効率化です。

業務効率化とは、文字通り業務を効率的に遂行できるよう、作業内容やプロセスなどを変えていくことです。日々の業務のなかで「ムリ・ムダ・ムラ」なものを取り除けば、効率良い仕事ができて生産性も上がると考えられます。

仕事を進めていくなかで、以下のようなムリ・ムダ・ムラがないか確認してみてください。

【ムリ】
業務のなかで能力的に、あるいは時間的にムリということはありませんか?キャパシティを超えて仕事をすれば、成長に繋がるかもしれません。しかし、身体的・精神的に大きな負担となれば、本来の業務の精度も落ちてしまいます。

【ムダ】
「これって本当に必要なのかな」と感じるものはありませんか?定例的に行われる会議や、ルーティーン化された作業、資料作成など、昔から引き継がれてきただけで実はあまり必要がないという場合もあるでしょう。

【ムラ】
業務の量や使用ツール・ルールなどは社内で平準化されていますか?部署や人によって業務量に偏りがあると効率が悪く、不満も生じるでしょう。また、繁忙で別の部署にヘルプで行ったものの、使用しているツールが異なるため作業が進まないなんてことも考えられます。

このように、自社の現状をみて問題点を見つけだし、効率良く業務を遂行できるよう改善していくことが、会社が取り組むべき「効率化」です。

業務効率化の目的


業務効率化は、ただムリ・ムダ・ムラを削るだけでなく、目的を意識して取り組むべきです。具体的にどういう目的をもって進めていくべきか。効率化の事例で頻出するものをあげていきます。

コスト削減

1つめはコスト削減。

会社でかかるコストにはいろいろな種類がありますが、業務効率化で削減できるコストは人件費です。人件費には給与・賞与、残業手当、採用コスト、育成コストなどが含まれます。

たとえば、定期的に発生する膨大な作業のために2人の人手が必要だとします。そこで作業を見直しムダな部分を省き、新たな人手が不要となれば、必要だったはずの2人分の人件費を削除できますよね。

ムダな作業が省けてコストも抑えられるので、業務効率化は必須です。

労働環境改善

2つめは労働環境改善です。

従業員にとって職場が「働きやすいか」は、仕事に対するモチベーションや成果に大きく影響します。たとえば、このようなことはありませんか?

・パーテーションで区切りすぎて閉鎖的でコミュニケーションが取りづらい
・レイアウト上、空調が効かないところと効きすぎるところがある
・頻繁に行き来するプリンターまでの導線が狭く歩きにくい
・特定の部署や人に業務が偏り不平不満が生じている
・有休が取りやすい部署とそうでない部署がある

少しの不満やストレスでも、それが積み上がれば従業員の仕事効率を下げてしまいます。レイアウトの変更やスムーズな導線の確保など目に見えるものだけでなく、有休取得しやすい雰囲気づくりや相談しやすいフォロー体制の整備など、働く人の気持ちも意識した労働環境をつくりましょう。

従業員の満足度が上がれば仕事の効率はアップし、職場定着率も上がるので、新たな人材確保にかかるコスト削減にも繋がります。

生産性向上

3つめは生産性向上。

業務効率化と生産性向上は混同されやすい言葉ですが、意味は異なります。業務を効率化することで生産性を向上させる、つまり生産性向上の手段の1つとして業務効率化があるのです。

効率良く業務を行えれば、少ないリソースで多くの成果を得られますよね。これが「生産性が高い」状態であり、高収益を望むのであれば、効率化からの生産性向上は企業にとって避けて通れない課題となります。

コア業務への注力

4つめはコア業務への注力です。

業務のムダを削減して労働時間を確保できれば、その分コア業務へ注力できます。収益に直接繋がる業務へリソースを集中させるのは、会社の目指すべき形ではないでしょうか。

業務効率化には何が有効?方法・内容の例


つぎに、業務効率化に有効な方法や内容について解説していきます。

①業務のムダを省く

まずは業務のムダを省きましょう。日常業務のなかで、「ムダな作業だな」「意味あるのかな」と感じるものはありませんか?たとえば……

【会議】
定期的に行われる会議は本当に必要か見直しましょう。週1の会議は月1開催ではいけないのか、そもそもメールやチャット報告で完結する内容ではないのか。

また、会議で使用する資料は作成・コピー・ホッチキス留めの一連の作業が発生します。会議参加者全員がPC上で資料を見られれば、省略できる作業ですよね。

【事務作業】
前任者から引き継いだ事務作業は本当に必要か見直しましょう。閲覧している人を見たことがない書類のファイリングは、不要な作業ではないでしょうか。事務処理のなかで省略できる工程はありませんか?

恒常化している業務の中には、そもそも不要なもの、また法令改正やシステムの進化によって削れるようになったものがあるかもしれません。意識して業務を行ってみると、案外ムダは見つかります。

②ITツールの導入

ITツールを導入するのも手です。

ビジネスで活用できるITツールには、スケジュール管理やタスク管理、コミュニケーション、ファイル共有など、用途に応じてさまざまな種類が存在します。

たとえばタスク管理ツールでは、やるべきことや期限、進捗状況などを把握できます。チームで利用すれば、遅延や作業漏れを防ぐことが可能です。また、チーム全体の状況が一目瞭然なので、特定の人に偏らないよう仕事を割り振れます。

ツールは、自社の業務に合うもので、使いやすいものを選びましょう。せっかく導入しても、使いこなせなければムダになってしまいます。ただITツールを導入するだけでなく、実際に活用できるかまでを意識するのが大切です。

③外注の活用

外注の活用も有効です。メリットは以下のとおり。

【コア業務に集中できる】
人事・総務・経理・営業などでのバックオフィス業務を外注すれば、自社の人材をコア業務に割り当てられます。

【業務の質が向上する】
外注の企業は、専門性の高い人材を確保しています。彼らに代行してもらうことで、業務の質が向上するでしょう。

【人件費を抑える】
繁忙期に合わせて人材確保をすれば、閑散期には不要な人件費がかかることになりますよね。また、繁忙期の都度採用活動を行うと、採用コストがかかってしまいます。ところが、外注では繁閑に応じて依頼量を調整できるため、自社で労働力をもて余したり不足したりする事態を避けられるのです。

外注はコストが大きい印象がありますが、自社で新たに人材を雇用するのと比較すれば、経験やスキルを考慮するとコストパフォーマンスは高いでしょう。

効率化の評価方法


効率化を実施したら、その効果を評価しなければなりません。もちろん曖昧な基準ではなく、きっちりと定量的な数字に基づいた評価です。

たとえば、コスト削減なら「どんなコストを何%減らせたか」「それによって利益率はどう変化したか」など。生産性向上なら「投入したリソースに対する成果量はどのくらい増えたか」などですね。

従業員満足度では、長期でみた離職率もあれば、アンケートによる定性的な調査も考えられます。

いずれにせよ、「何を評価基準にして、何の数値を評価するか」を明確にしておきましょう。

効率化のポイントや注意点


ここからは、効率化を行ううえでのポイントや注意点を解説していきます。

目的を明確にする

まずは効率化する目的を明確にしましょう。

目的が定まっていなければ、何の業務の・どんなプロセスを・どう効率化すべきかが見極められません。どこに行くか(=目的地)を決めないまま旅行プランを立てるようなものです。これでは予算や施策、スケジュールなどを決められませんよね。

業務効率化の目的には、コスト削減・労働環境改善・生産性向上・コア業務への注力があると前述しました。大抵は、これらのうちどれかになるでしょう。

ただし、効率化は手段であることを忘れないでください。効率化が目的になっては意味がありません。

効率化の目的やフローをみんなで共有する

効率化の目的やフローを、部署やチームのみんなで共有しておきましょう。

直接その業務に関係のない人でも、業務の効率化により間接的な影響を受ける可能性もあります。また、彼らから意外なアイデアが生まれることもあるでしょう。

効率化するという事実だけでなく、なぜ行い、何をどのように改善していくのかを必ずオープンにしてください。

まとめ

本記事では、業務効率化の概要や方法、目的などを解説してきました。

毎日の仕事が忙しいと、効率化のための時間・労力ともに捻出するのが難しい場合もあるでしょう。そうであれば、まずは改善しやすいものから進めてみてはいかがでしょうか。

なかでも外注の活用は取り組みやすいのでは。空いた労働力をコア業務へ費やせたり、専門的なスタッフがスピーディーかつ確実な成果を出してくれたりといったメリットがあります。

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