オフィスの備品を管理・整理するコツとは?業務効率アップやコスト削減に役立てよう

ペンやハサミなどの文房具、デスクやPC、什器、作業着など、会社にはいろいろな備品がありますよね。これらの使用状況や保管状況は細かく把握しておかないといけません。ムダな出費が増えたり、会社の情報が外部へ漏れたりする恐れがあるからです。

とはいえ、備品は種類も数も多いため、効率的な管理・整理方法に悩む方は多いのでは。

本記事ではオフィスの備品管理について、必要性や手順、コツなどを解説します。

備品管理の必要性~メリットは何?~

そもそも、なぜ備品管理が必要なのか?冒頭でも述べましたが、ここでは詳しく見ていきましょう。

業務効率化

1つめは業務効率化です。

どの備品がどこにあって、今誰に使われているのか。これらを把握しておくと、必要な時に探し回る必要がなくなり、時間を節約できます。故障や紛失の際にも素早く対応できますね。

結果、業務のムダが減り、効率がアップするわけです。

コスト削減

2つめはコスト削減。

備品の状態や数が分からないと、本来は不要なのに購入してしまう恐れがあります。特に、文房具や小物といった事務用品にありがちです。

ムダな出費を減らすためにも、備品管理はこまめに行うべきといえます。

備品管理の手順

備品管理の必要性を確認した上で、ここから具体的な手順を見ていきましょう。

1:備品管理台帳を作る

はじめに、備品管理台帳を作ります。備品管理台帳とは、読んで字の如く、備品管理に必要な情報を記した書類のこと。

<備品管理台帳に記載すべき項目>
・管理番号
・物品名
・物品のカテゴリ
・数量
・保管場所
・利用状況
・登録日、登録者
・更新日、更新者

備品と台帳を照合するために、管理番号はシールにプリントして備品側にも貼り付けておきましょう。

台帳はエクセルや備品管理ソフトを使うのがおすすめです(詳しくは後述)。

2:備品をカテゴリ分けする

次に、備品をカテゴリ分けします。

<例>
・ペンやハサミ:文房具
・PCや複合機:IT機器
・湯呑やグラス:什器

「IT機器」の大カテゴリに続けて「PC本体」という小カテゴリを作ると、台帳で検索しやすくなります。

分類に決まりはありません。従業員にとって分かりやすいようにしましょう。

3:備品の保管場所を決める

次に、備品の保管場所を決めます。いざ使う時や棚卸しの時に「どこにあるか分からない」という事態を避けるためです。

保管用のケースや棚も導入できると、より管理しやすくなります。

4:棚卸しする

棚卸しとは、商品や材料、備品などの数量と評価額を確認すること。備品管理においては、台帳の内容と実際の状況に乖離がないかチェックします。

その際、紛失があれば行方を調べ、故障や破損があれば修理に出しましょう。不要な備品は廃棄します。もちろん、台帳の更新も忘れずに。

適切な現状把握のために、最低でも年1回は棚卸しをしてください。

6:備品使用のルールを作り、従業員に周知する

備品使用のルール作りと社員への周知も重要です。

<ルールの例>
・台帳の使い方
・備品の置き場所
・備品の返却方法
・使用許可の有無
・発注フロー
・故障や破損、紛失が起きたときの対応
・ルールを守らない人への対応

備品管理は担当者だけの役割ではありません。会社全体で取り組まなければ混乱を招くので、経営者も従業員も、ポジションに関係なくルールを守りましょう。

効率的な備品管理のコツ

ここからは、備品管理を効率的に行うコツを解説します。

表計算ソフトで管理する

前述の通り、備品管理台帳のおすすめの1つが、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトです。

大抵の企業はすでに導入しているはずなので、今すぐ作成できますし、初期費用も抑えられます。カテゴリごとにシートを分けたり、関数やマクロで自動化したりすれば、管理の手間を大幅に削減できるでしょう。

備品管理システムを使う

もう1つのおすすめが、備品管理システムです。備品管理に特化しているだけあって、以下のようなさまざまなメリットがあります。

・備品情報を一元管理できる
・バーコードをスキャンするだけで棚卸し完了
・ICタグを使えば備品のある場所を探せる
・マニュアルや備品画像などを添付できる
・備品の返却期限を知らせてくれる
・既存の会計システム等と連携できる

エクセルやスプレッドシートは導入が楽ですが、こうした便利機能が使えません。備品が数百点もある、事業所が複数ある、リース・レンタルの備品も管理したいといった企業であれば、備品管理システムによって効率を大幅に高められます。

<備品管理システムの例>
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外注する

人員が少なく、備品管理に割くリソースがない場合、外注がおすすめです。

日々の台帳管理はもちろん、ラベル作成や棚卸し、資産調査も外注可能。業務に精通した人材が業務にあたるので、新たにスタッフを雇うより費用を大幅に抑えられるのもメリットです。

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まとめ

本記事では備品管理について、必要性や手順、コツなどを解説してきました。

各備品の状況が把握できれば、業務中に探し回ったり、不必要な購入をしたりといったムダをなくせます。一気にやるのが難しい場合、使用頻度が高いもの・重要度の高いものから始めてみてください。

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