名刺管理でおすすめの方法は?適切に整理して営業効率アップ!!

名刺管理はビジネスのチャンスを増やすためにも大切です。名刺交換をきっかけに商談に持ち込むのはもちろん、名刺は取引先を見込み客に育てられるようにアプローチするための大事な情報にもなります。

しかし、営業担当者など、他社と関わる機会が多い人だと、名刺の量が膨大になってしまい、管理が大変ですよね。大変とは言え、名刺の管理はビジネスチャンスを逃さないためにもやらなければいけないもの。

そこで今回は、世の中の人たちはどのように名刺を管理しているのか、アナログ・デジタルでの名刺管理のメリット・デメリットに加え、おすすめの名刺管理サービスについても解説します。

名刺管理方法、世間ではどうしてる?

出典:sansan/【Eightビジネストレンド調査2019】〜ビジネスシーンの実態とビジネスパーソンの意識を名刺からひもとく〜

名刺管理サービスEightを運営するsansan株式会社が、ビジネスパーソン500名を対象に実施した、名刺の管理方法に関するアンケート結果が上記のグラフです。

名刺の管理方法は名刺ボックスや名刺ファイルを使ったアナログな方法を採用している人が59.4%で半数以上という結果になっています。それに対してエクセルなどでデジタル管理をしている人は22.8%とアナログの半分以下で意外と少ないです。

グラフを見る限りデジタル化が進んだ現代でも、名刺管理はアナログが主流なことがわかりました。しかし、管理の部分ではアナログの方が便利ですが、名刺の情報を活用するところまで考えるとデジタルの方が便利と言えます。このようにアナログ名刺管理とデジタル名刺管理は一長一短。

それでは、アナログ・デジタルそれぞれの方法のメリット・デメリットを見ていきましょう。

アナログ名刺管理の方法とメリット・デメリット

まずアナログ名刺管理の方法は基本的に手作業で名刺を自分が使いやすい順番に並び替えていくのが一般的。それでは、具体的にどんな方法があるか見ていきましょう。

アナログ名刺管理方法の例

・名刺ホルダー/名刺ファイル
・名刺ボックス
・ノートに貼り付ける

アナログ名刺管理の方法は名刺ファイルや仕切りの付いている名刺ボックスを使って管理するのが一般的。管理方法は50音順に並べ替えている人もいますが、50音順だと定期的に名刺の並び替え作業が必要になってしまいます。そのため、時系列で古いものから順にファイリングしていく人も少なくありません。

また、名刺をファイリングするだけでなく、自分で必要な情報を名刺の横にメモしておきたいなどといった人だと、ノートに名刺を貼り付け、空きスペースにメモをする人もいます。

アナログ名刺管理のメリット

アナログ名刺管理のメリットは、コストの安さでしょう。今では100円均一が普及しており、名刺ファイル・ボックスも100円で手に入ります。

また、名刺を受け取る場面が少ない人の場合は、よく使う名刺だけすぐに出せる位置にファイリングしておけば、パッと名刺を見つけて取引先に連絡が取れるでしょう。

アナログ名刺管理のデメリット

アナログ名刺管理のデメリットは、管理の面倒臭さが挙げられます。名刺の枚数が少ない場合はそれほど負担になりませんが、枚数が多いと管理が苦痛になり、管理方法が雑になってしまう人も少なくありません。

まず、受け取った時系列順に並べる場合は問題ありませんが、50音順など並び方にこだわりがある場合、定期的に名刺の並び替えをしなければいけません。並び替えの度に名刺をファイルから出して並び替えて、またファイルに入れる作業をするのは面倒ですよね。

それに、名刺の枚数が多い場合、紛失しても気づきにくいです。名刺を紛失すればビジネスチャンスを逃すことに繋がるかもしれません。しかも、枚数が多いと名刺ファイルが重くなってしまい、持ち運びも大変でしょう。

加えて現代では、マーケティングのために受け取った名刺を社内で共有する企業も増えています。しかし、アナログだと一部の人しか見ないなど、社内共有が進みにくいというデメリットもあります。

デジタル名刺管理の方法とメリット・デメリット

アナログの方法に対し、デジタルではどのような管理方法ができ、それによってどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。次はデジタル名刺管理について解説していきます。

デジタル名刺管理方法の例

デジタルだと、アプリやソフトウェアを使って管理するのが一般的。手入力する方法もありますが、画像をスキャンして画像として保存するだけでなく、撮影した画像の文字を認識してデータとして保存してくれるものも。それでは、名刺の管理ツールの例を見ていきましょう。

エクセル

昔からある定番の名刺管理の方法がエクセルです。この場合は、名刺に記載されている名前や企業名を手作業で入力していくこととなります。

これまではエクセル管理だと、パソコンからしかデータを見られないのが難点でしたが、スマホが普及して、エクセルやスプレッドシートのスマホ用アプリが出たことで、出先でも名刺を確認できるようになりました。

ノートアプリ

ノートアプリの中には、「Evernote」のように、紙の文書の写真を撮るだけでそれをスキャンして取り込んでくれる機能が搭載されているものも多く存在します。

ノートアプリでの名刺管理は自由度の高さが魅力。スキャンして取り込んだ名刺の周りに手書きのメモを自由に書き込むこともできます。

名刺管理ツール

名刺管理は名刺管理専用ツールで行うのも一つの手です。おすすめなのは、Eight」「CardMinder」「wantedly people」など。名刺管理に特化しているサービスで、オンライン上で名刺交換ができるなどの機能が搭載されているものも多いです。

名刺管理ツールの便利なところは、名刺の画像を撮影するだけで文字を認識してデータを登録してくれるところでしょう。そのため、名刺の検索もスムーズに進みやすいです。

デジタル名刺管理のメリット

アナログ名刺管理と比べて、デジタル名刺管理は整理が楽です。エクセルや名刺管理ツールで名刺を管理していれば、登録順だけでなく、名前の50音順、役職順など自由に順番を並び替えられます。そのため、アナログのように名刺が増える度に一旦ファイルから名刺を出して並び替える作業も必要ありません。

名刺が大量にある状態の場合も、名前などをツール上で検索するだけですぐに見つけられます。

また、先ほど解説したように、現代ではビジネスチャンスを逃さないために、名刺の社内共有をする企業が進んでいます。デジタル管理だとツールにもよりますが、権限次第で誰でも名刺データにアクセスできるので、社内共有もスムーズに進められます。

デジタル名刺管理のデメリット

デジタル名刺管理の中でも、特に画像を撮影して文字を認識するツールの場合、雑だったり癖のある字体だったりする場合に読み取れずに結局手入力で登録しなければいけない場合があります。

また、アナログだと管理作業は名刺をファイルに入れるだけですが、デジタルだとデータを手作業で入力したり、名刺を撮影したりという手間もかかります。この作業が億劫で、名刺が溜まったまま放置されてしまうことも少なくありません。

<h2名刺管理方法でお悩みなら外注化も!>

これまで、アナログ・デジタルそれぞれの名刺管理方法やメリット・デメリットを紹介しましたが、どちらにしろ管理作業が面倒に感じる人もいるかもしれません。そんなときは、外注を視野に入れるのもおすすめです。

外注の場合は基本的に名刺を名刺管理ツールなどに登録してもらうのが一般的。面倒な登録作業さえ他の人にやってもらえれば、後は自分で必要なときに名刺を検索すればよいだけなので、デジタル名刺管理のデメリットも解決できます。

依頼先はオンラインアシスタントや、名刺登録専門業者がおすすめ。ここでは中でもおすすめの業者2社を紹介します。

フジ子さん

画像:フジ子さん公式サイト

オンラインアシスタントの中でも特に料金が安くておすすめなのが「フジ子さん」。1時間あたり1,980円で、派遣社員に業務を依頼するときとさほど変わらない金額で業務を依頼できます。

オンラインアシスタントだと、名刺の管理方法が心配かもしれませんが、フジ子さんでは、名刺など紙の書類を取り扱うような業務は基本的に東京にある本社にて作業を行っています。そのため、情報流出の心配もいりません。

フジ子さんは時間契約制。名刺整理はそれほど時間がかからないことが多いですが、そこで時間が余った場合、書類整理や経理・事務などの業務も依頼できます。したがって、フジ子さんを利用するは名刺整理以外にも、人手が足りない作業が無いかを洗い出してから依頼するのがおすすめです。

【料金】

プラン名 契約期間 アシスタントの稼働時間 月額料金
トライアル 1週間 2時間 無料
PLAN20 1ヶ月 月20時間 4.7万円
PLAN30 1ヶ月 月30時間 6.9万円
PLAN50 1ヶ月 月50時間 9.9万円

*ほかにも80〜160時間稼働のプランもあり(料金は要相談)

【フジ子さんのサービス詳細はこちらから】

スキャンマン

画像:スキャンマン公式サイト

スキャンマン」では、名刺をスキャンマン側に送付し、それをスキャンして先ほど紹介した名刺管理アプリEightに登録してくれます。スマホにも対応しているので、出先でも気軽に名刺を確認できるのが便利ですね。

ちなみにEightは基本無料で利用できるものの、有料プランを契約すれば、登録した名刺をテキスト形式でダウンロードできる機能が追加されます。名刺データを紙の書類にしたいといった場合は有料プランも検討してみるとよいでしょう。

【料金】

プラン名 納期 料金
通常プラン 10営業日以内 500枚まで3,000円、501枚以上から50枚毎に300円(50枚以下の端数は繰り上げ計算)
特急プラン 5営業日以内 500枚まで5,000円、501枚以上から50枚毎に500円(50枚以下の端数は繰り上げ計算)

【スキャンマンのサービス詳細はこちらから】

まとめ

これまで名刺のアナログ・デジタル管理の方法を紹介しましたが、やはり、必要なときに必要な名刺を見つけやすいことを考えると、アナログよりもデジタル管理の方が便利です。

しかし、デジタル管理は名刺を登録する作業が面倒なのが難点。この部分は外注してしまえば問題ないでしょう。

見込み客を洗い出す、商談に持ち込むなど様々な場面で名刺の活用が必要になります。そこで、名刺管理ツールを使って名刺を整理し、ビジネスチャンスを確実につかみ取りましょう。