経費精算システムはクラウド型がおすすめ!主要6製品を比較

従業員の業務に関する支出を払い戻す経費精算。領収書1通1通を手作業で処理するのは時間がかかりすぎるため、多くの企業でシステム化されています。

昨今ではクラウド型の経費精算システムも多く登場していて、これにより申請~承認をテレワークでも行えるようになりました。スマホで領収書を読み取れるのもポイントです。

もっとも、まだ使ったことのない企業にとっては「具体的なメリットは何?」「導入の注意点は?」「たくさんサービスがあってよく分からない」といった悩みもあるでしょう。

そこで今回はクラウド型経費精算システムについて、メリット、機能、注意点、おすすめ製品などを紹介していきます。

クラウド経費精算システムのメリット

はじめに、クラウド経費精算システムのメリットを4つ解説します。

導入・利用ともに簡単

クラウド型であればソフトをPCへインストールする必要がなく、導入も利用も簡単です。

ネット環境さえあれば、デバイスや場所を問わず使えるのも便利なところ。経費精算のために会社へ行く必要がなくなるため、コロナ禍におけるテレワークにも対応できます。

経費精算業務の効率化

2つめは業務効率化。

交通費や交際費、消耗品費など、さまざまな経費を紙やExcelで処理するのは大変ですよね。また、出張精算のように事前申請を行う場合もあり、作業が煩雑になりがちです。

経費精算のせいで他業務が圧迫されているのであれば、クラウド型システムはうってつけ。自動仕訳や定期区間対応、事前申請機能などのおかげで、従来よりも作業スピードと精度を大幅に高められます。

ミスや不正の防止

経費精算システムを使えば、ミスを大きく減らせます。

例えば、交通機関の経費精算をする際には、乗車駅と降車駅を入力するだけで運賃を自動で算出。適切な路線に乗車したかといった点も確認してくれるので、不正防止にも役立ちます。

ほかには交際費として認められるかも、システムが要件と照らし合わせて厳密に判断してくれます。

セキュリティ性

経費情報は税務や経営判断などに関わるため、決して外部に漏れてはいけません。しかし、紙の書類は社外へ容易に持ち出せる上にパスワードなどのセキュリティもないため、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。

クラウドシステムなら、金融機関並みの暗号化やリスクベース認証といった高度なセキュリティ環境を運営が整えてくれているので、情報をしっかり守ってくれます。改ざんができないのも利点ですね。

クラウド経費精算システムの主な機能

次に、クラウド経費精算システムの主な機能を紹介します。

経費の入力と精算申請

従来では経費精算の際に、日付や支払先、概要などを申請書に記入する必要があり、ここで多くの時間をとられていました。

しかし経費精算システムでは、ICカード読み取りで交通費を自動入力したり、クレジットカード明細を自動で取り込んだりと、さまざまな便利機能を使えます。そのため、経費の入力・申請作業を効率良く済ませられるのです。

ルート検索との連携

経費精算で面倒な作業の一つは、交通費精算ではないでしょうか。

クラウドシステムはルート検索と連携できます。そのため、出発駅と到着駅を入力すれば、交通費が自動で算出されるのです。

これにより計算の手間が省けて金額のミスがなくなり、不正防止にもなるというメリットがあります。

定期券対応

定期券対応も、クラウド型システムの便利な機能です。

従来であれば、運賃を算出した後に定期区間の交通費を差し引かなければなりませんでした。一方クラウドシステムに定期区間を登録しておけば、交通費から定期区間分の運賃を自動で差し引いてくれて手間が省けます。

ICカード読み込み

ICカードを読み取ってくれるの機能も便利です。一つずつデータを入力しなくても、経路と交通費を自動で算出してくれます。

ミスが減り作業効率も良くなるので、ぜひ活用してください。

クレジットカード連携

会社で使うクレジットカードとの連携も可能です。カードの使用履歴がそのまま申請画面に取り込まれるので、面倒な手入力を減らせます。

また、入力者が金額の改ざんや虚偽申請をできないため、不正防止にも繋がります。

レシートや領収書のスマホスキャン

レシートや領収書をスマホでスキャンするだけで、経費や日付などのデータが自動入力されます。入力の手間を省けるのはありがたいですね。

交際費・会議費精算

経費精算の際に問題になりやすいのが「この経費は交際費か会議費か?」ということ。クラウドシステムを使えば、金額や規模に応じて交際費と会議費を自動で振り分けてくれます。トラブルを避けられるという点でも優れた機能です。

経費精算の承認

承認者はシステムからの通知を見れば、承認依頼をすぐに把握できます。また、従来のようにハンコを押すなどの面倒くさい作業も必要なく、ボタンひとつで承認可能です。

証憑書類の保存・管理

領収書や請求書など、取引を証明する証憑書類の保存もできます。

電子帳簿保存法により、これらは7年間の保存が義務付けられています。その際に自社でストレージを用意することなく、クラウド上で管理できるのは非常に便利です。

外部サービス連携

外部サービスとの連携も可能です。

例えば会計ソフトへ経費情報を自動で送り、記帳まで完結させられるなど。2つのソフトを同時に起動して、それぞれに入力する手間を省けます。

クラウド経費精算システムの注意点

次に、クラウド型システムの注意点を3つ紹介します。

自動化できるとはいえ経費の知識は必須

業務を自動化できるとはいえ、最低限の経費の知識は持っておきましょう。

例外的な経費は手入力で精算しなければいけませんし、システムに不具合があった場合、記入から承認まで自力で行わなければいけません。

また、経理担当者は知識がないと他部署からの質問に答えられないので、経費精算の一連の流れは把握して実行できるようにしておくべきです。

【関連記事】
経費精算とは何か?意味や経費の対象、業務の進め方を解説

導入後のサポートも要確認

導入後のサポートの充実度も重要なポイントです。

特に紙からクラウドシステムに変える場合、サポートが少ないと切り替えが困難です。実際に担当者がシステムの使い方を教えてくれるのが理想的なサポートだといえます。

導入前にどのようなサポートがあるのか、しっかり確認しておきましょう。

申請等のルール整備と周知を徹底しよう

紙やExcelの場合も同様ですが、経費精算のルールをきちんと整備しておく必要があります。

申請期限、申請書のフォーマット、領収書撮影の方法などを社内で共通化させておかないと、せっかくシステムを導入しても作業の煩雑さが解消されないかもしれません。不正防止にもなりますし、運用前に規則を定めておきましょう。

クラウド経費精算システムの主要製品6つを比較

ここからは、クラウド経費精算システムの主要製品を6つ紹介します。

マネーフォワード クラウド経費

画像:マネーフォワード クラウド経費公式サイト

「マネーフォワードクラウド経費」は、入力の効率化や経費の可視化、基幹システムとの連携など、企業が抱えるさまざまな課題を解決できるクラウドシステムです。

マネーフォワードクラウド経費は、経費精算に必要な基本的な機能を全て兼ね備えています。例えば、領収書画像の自動取得、経費明細の自動取得、ICカードの交通費入力、アプリで完結する申請・承認などです。

しかも、これらの操作は難しくないので簡単に経費精算業務ができます。ITreviewカテゴリーレポートの調査によると、大企業の満足度では一位を獲得していて、多くの企業が利用しているソフトです。

料金は従業員の規模によって異なります。まずは公式サイトをチェックしてみましょう。

【マネーフォワード クラウド経費はこちらから】

ジョブカン経費精算

画像:ジョブカン経費精算公式サイト

「ジョブカン経費精算」は、とにかく作業の効率化に重点をおいていて、経費精算業務を従来の10分の1にまで減らせます。

例えば、複雑な承認経路を簡単に作成できます。5万円以下は課長の承認、5万円以上は部長の承認というように、条件を設定すれば承認経路を自動で分岐できるのです。

シンプルで見やすいUIなので、使い勝手も良いですよ。さらに業界最安クラスで、中小企業規模であれば1ユーザー月400円で利用できます。詳細は公式サイトをチェックしてみてください。

【ジョブカン経費精算はこちらから】

会計freee

画像:会計freee公式サイト

「会計freee」は、主に個人事業主や中小企業に広く利用されているクラウド会計ソフトです。

複雑な経理の知識を持っていない方でも簡単に使えるのが魅力。丁寧なガイド付きなので、今まで紙面上で精算をしていた方でも使えます。

また、電話やチャットのサポートも充実しているため、わからない箇所があってもすぐに解決できるでしょう。サポート体制が充実していて操作も簡単で初心者向きのソフトだと思います。

【会計freeeはこちらから】

楽楽精算

画像:楽楽精算公式サイト

「楽楽精算」は国内導入者数ナンバーワンの経費精算システムです。

会計ソフト連携・自動仕訳などの便利な機能が揃っており、業務の効率化に繋がるでしょう。

また、自由な承認経路の設定や自動仕訳などの精算に必要な機能はもちろんのこと、「段階的にペーパーレス化に取り組みたい」というニーズに応えられるように、データを紙で出力する機能も備わっています。

料金は月額30,000円からです。公式サイトで料金シミュレーションができるので、一度見てみてください。

【楽楽精算はこちらから】

Concur Expense

画像:Concur Expense公式サイト

「Concur Expense」は、国内売上7年連続 No.1の、世界中で使われている経費精算システムです。

このソフトは、経費精算にかかる時間を短縮することに重点をおいています。ホテル手配、タクシー配車など多くの外部サービスと連携可能で、経費明細は自動でシステムに取り込まれます。こうした自動化により、経費精算にかかる時間は大きく短縮されるのです。

中小企業向け、大企業向けでそれぞれ料金が分けられています。気になった方は一度公式サイトをチェックしてみましょう。

【Concur Expenseはこちらから】

jinjer経費

画像:jinjer経費公式サイト

「jinjer経費」は、申請から経理処理までの時間を大幅に節約することを目的とした経費精算システムです。申請書の電子化やスマートフォン対応など、効率化のための要点をしっかり押さえています。

経費精算だけでなく、従業員情報の一括管理、勤怠管理の効率化、雇用契約のオンライン化、テレワーク対応など、さまざまな機能をもっています。気になった方は一度公式サイトを見てみましょう。

【 jinjer経費はこちらから】

まとめ

今回は経費精算システムについて、機能や選び方、おすすめサービスなどを紹介しました。

クラウド上で経費精算を行うと、作業を効率化でき、ミスや不正も減らせます。セキュリティ性もアップするので、情報の外部漏洩防止にもなります。

ただし、システムで自動化できるとはいえ、基本的な経理の知識は持っておきましょう。導入後のサポートも、事前に確認しておいてください。

ぜひ本記事を参考に、自社に合ったシステムを選んでいただければと思います。