稟議や申請業務を効率化するワークフローシステム。これから導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
しかし「そもそもどんなシステムなのかわからない」「本当に導入するメリットがあるか不安」と悩む方もいるでしょう。
そこで本記事では、ワークフローシステムの機能や特徴を解説し、おすすめ製品をいくつかご紹介します。
目次
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、紙の稟議書や申請書、伝票を電子化して承認・回覧することができるシステムです。社内決裁を電子上で完結できるため、離れた場所にいる上司の承認もスムーズに得られるなど業務を効率化できます。
ワークフローシステムの「ワークフロー」とは、英語でWorkflow Management System (WFMS)と言い、「ある業務の一連の流れ」を意味します。
そもそも「ワークフロー」は製造業の作業工程を効率化するために活用される言葉でした。しかし最近では、主に企業の稟議や申請の手続きの書類の流れを指すことが多くなっています。
ワークフローシステムの基本的な機能
ワークフローシステムの基本機能は下記のようなものです。
- 申請フォームの設計・作成機能（テンプレートを用いた作成や既存の申請書をスキャンして取り込む、エクセルデータを変換するなどさまざまな方法がある）
- ワークフローの定義機能（申請・承認の順番を設定できる）
- 代理での申請・承認に対応する機能
- スマホで申請・承認機能
- 差し戻しや再申請機能
- 申請書の検索機能
- チャットツール
- 他システムとの連携
- 運用管理機能（申請工程の参照や変更の権限設定が可能）
製品によりさまざまな機能があるため、現場で無理なく活用できるものを選びましょう。
ワークフローシステム導入のメリット
業務効率化に便利なワークフローシステムですが、導入すると下記のようなメリットがあります。
- 稟議にかかる時間や手間を省ける
- 書類の準備ミスを防げる
- コンプライアンスを強化できる
それぞれ詳しく解説します。
稟議にかかる時間や手間を省ける
1つめは、稟議にかかる時間や手間を省けることです。
企業では一般的に、作業のフェーズごとにさまざまな部署が連携し業務を遂行しています。業務を行うごとに依頼、実施、チェック、申請、報告、承認、再申請などのワークフローが実施されている状態であることが多いでしょう。
紙の稟議書や申請書を使用している場合、承認申請業務のために社内に戻ったり、上司が出張中であれば承認が一時保留になったりと手間と時間がかかります。特に稟議書は複数の関係者や部署に合議を取る必要があるため、回付に時間が必要です。
もし回付先が分散していたり、社内便を利用しなければならなかったりすると、起票した人が書類のある場所を把握できない状態となります。
このようなことになれば、「誰で止まっているのかわからない」「どういう状態なのか把握できない」と困ることも多いでしょう。
しかしワークフローシステムを導入すればネット上で完結できるため、誰の承認が下りていないのか、誰が確認していないのかといった状況を把握しやすくなります。
またネット環境が整っていれば確認と承認ができるので、出張中や出先でも上司に決裁してもらうことが可能です。
申請書や稟議書の経路が可視化できるほか、場所を問わず業務を遂行できるので、申請・承認のスピードアップを実現できます。
書類の準備ミスを防げる
次に、書類の準備ミスを防げることも大きなメリットです。
ワークフローシステムでは書類が全てペーパーレスなので、印刷したりファイリングしたりする必要がありません。外出先でもすぐに準備でき、オンラインで承認可能です。
書類はテンプレートであらかじめ準備されているので、ミスを防げます。また書類紛失の心配もなく管理も楽です。
コンプライアンスを強化できる
上述したように、ワークシステムの導入で書類は全てペーパーレスになります。証跡や決裁情報の可視化が可能なので、コンプライアンスを強化できる点もメリットです。
ワークフローシステムは正しい手順で進めなければ、承認されないシステムです。そのため、不正の発生リスクを軽減できます。
ワークフローシステム導入のデメリット・注意点
さまざまな場面で便利なワークフローシステムですが、デメリットもあります。ここからは導入に際して注意点などもお伝えしていきます。
電子化できない書類もある
ワークフローシステムは、全ての書類を電子化できるわけではありません。対応できない書類もあるため注意が必要です。
例えば、下記の書類は法律により書面での契約が必須です。
- 定期借地・定期建物賃貸借契約
- 宅地建物売買等媒介契約
- 訪問販売等特定商取引における交付書面
- 訪問販売等特定商取引における交付書面
このように不動産関係の契約書類については、電子化の契約が認められていません。
業務フローが変わる可能性がある
ワークフローを導入すると、これまでの業務フローとは異なるため、慣れるまでは現場が混乱する恐れがあります。
また人事異動や組織が変更するごとに更新する必要があるため、業務が停滞してしまうことも。業務の進め方が大きく変わると担当社員の負担が増え、業務効率が悪化することも考えられます。
せっかく導入してもマイナス面が大きい場合は、元のやり方に戻すことになるかもしれません。そのような事態に陥らないためにも、どの範囲で導入すべきか製品をしっかり検討し、自社に合うものを選びましょう。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムには、大きく分けて2つの種類があります。
パッケージ（オンプレミス）型
パッケージ型とは、自社のサーバーにインストールして使うタイプのものです。パッケージ型のメリットは、手間なく導入できることです。市販されているものをインストールするだけで利用できます。
一方でカスタマイズができない点がデメリットです。自社用に細かくカスタマイズしたい企業には向いていません。また、ソフト購入費が高額になることがあるので、予算面も含めて慎重に検討しましょう。
クラウド型
クラウド型は、インストールする必要なくオンライン上で利用できるシステムです。サーバーも必要なく、低コストで導入・運用できます。ネット環境さえあればどこからでもアクセス可能なため、リモートワークや出張中に最適です。
万が一システムに問題が発生しても、自社で対処する必要はありません。アップデートなどは、製品提供元の会社が無償で行うため安心です。
インストールなども必要なく、契約後はシステムにログインするだけなので、すぐに利用開始できる点もメリットです。
ワークフローシステムのおすすめ製品比較：①小～中規模でも導入しやすい
ここからは、ワークフローシステムのおすすめ製品をご紹介します。まずは小〜中規模の会社に適した製品3つを解説していきます。
Styleflow
画像：Styleflow公式サイト
「Styleflow」は、TDCソフト株式会社が提供しているシステムで、大企業から中小企業まで幅広い企業に利用されています。ほとんどの企業が活用しているExcelやWordの申請書を取り込み可能で、簡単に入力ホームを作成できます。
承認ルートも手軽に設定でき、決裁額により承認ルートを分岐させることもできます。スマホやタブレットなど、モバイルワークに適した使いやすさも魅力です。
利用料金は1ユーザーにつき月額300円（税抜）と、料金設定がわかりやすく初期費用は無料です。ユーザー権限ごとの料金差はないため、導入コストを抑えられます。
| 社名 | ＴＤＣソフト株式会社 |
| 所在地 | 東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金プラン | 初期費用0円月額300円（1ユーザー）無料トライアルあり |
ジョブカンワークフロー
画像：ジョブカンワークフロー公式サイト
「ジョブカンワークフロー」は、シリーズ累計導入実績が15万社を越える人気のワークフローシステム。ファンケルやアシックス、エイベックスなど国内有数の企業が導入していることでも有名です。
申請書のテンプレートが約50種類用意されていて、マウスのクリック＆ドラッグだけで作成できる操作性の良さが魅力です。さらに、テンプレートはカスタマイズ可能。クリックのみの操作で、自社にあった承認経路を設定できます。
300円/ユーザーと安価な価格設定で、導入コストも抑えられます。
また、スマホでの操作も可能で、簡単に申請・承認を行えます。他にもスマホで撮影した画像を書類に添付できるなど、便利な機能が多数備わっています。
| 社名 | 株式会社DONUTS |
| 所在地 | 東京本社〒151-0053 東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8F |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金プラン（一部） | 初期費用0円月額300円（1ユーザー）無料トライアルあり |
※最低利用料金は月額5,000円
Dugong
画像：Dugong公式サイト
「Dugong」は株式会社電算が提供するワークフローシステムです。紙の申請書と同じレイアウトで簡単に作成できます。作成も承認もマウスのクリックだけでOK。一括承認、代理承認等機能も豊富です。
申請書フォームも自由にカスタマイズできるため、自社のスタイルに合わせることができます。自動計算機能を搭載しており、入力ミスや計算ミスを防げます。
会計システムや人事システムなど、他の社内システムと連携が可能です。テレワークや外出先からいつでも申請・承認ができるよう、マルチデバイスに対応しています。
| 社名 | 株式会社電算 |
| 所在地 | 長野県長野市鶴賀七瀬中町276-6 |
| 提供形態 | クラウド |
| 料金プラン（一部） | サイトに記載なし無料トライアルあり |
ワークフローシステムのおすすめ製品比較：②大規模向け
次に、大規模向けの製品を紹介します。
楽々WorkflowII
画像：楽々WorkflowII公式サイト
「楽々WorkflowII」は、住友電工情報システムが提供するワークフローシステムです。クラウドとパッケージ型から選べる点が大きな特徴です。
マウス操作のみでレイアウト設計が可能で、特別なツールを使うことなく作成できます。誰でも簡単に利用できる操作性の良さが人気です。多くの部門にまたがるワークフローや複雑な経路でも、維持コストを最小限に抑えて運用可能です。
バックアップやセキュリティ対策も万全なので、安心して利用できます。大規模、長期運用の方におすすめです。
| 社名 | 住友電工情報システム株式会社 |
| 所在地 | 532-0003 大阪市淀川区宮原3-4-30 |
| 提供形態 | クラウド / パッケージソフト / オンプレミス |
| 料金プラン（一部） | 初期費用50,000円月額500円（1ユーザー） 基本料金 10,000円 / 月無料トライアルあり |
SmartDB
画像：SmartDB公式サイト
「SmartDB（スマートデービー）」は、三菱UFJ銀行や大和ハウス工業など大企業市場シェア44.7％、50万名が活用中の業務デジタル化クラウドサービスです。
複雑な稟議・決裁などの承認ルートも、ノーコード・ローコードで、誰もが簡単に実現可能。テンプレートも豊富に用意されています。
また、承認や実行が行われると、関係者へ通知が届く機能が備わっているため、導入すれば状況把握もしやすくなるでしょう。
さらにアクセス権限設定や、ログの記録が可能な監査ログなど、高いセキュリティ機能も備えています。他のシステムのデータベースと連携可能、マルチデバイス対応、PDFやWord形式のファイルのインポートなど、機能も充実しています。
| 社名 | 株式会社ドリーム・アーツ |
| 所在地 | 東京本社東京都渋谷区恵比寿4-20-3 恵比寿ガーデンプレイスタワー29Ｆ |
| 提供形態 | クラウド / パッケージソフト / SaaS |
| 料金プラン（一部） | 別途お問い合わせ |
ActionPassport
画像：ActionPassport公式サイト
「ActionPassport」は、多くの中堅企業に支持されているワークフローシステムです。稟議書などの作成は入力事項に必要な情報を入れるだけで完成。業務効率化や承認業務の可視化、コンプライアンスの強化などを手軽に実現できます。
1アカウント500円から利用できるリーズナブルな料金ですが、多機能、万全のセキュリティ、サポート体制が手厚いなど、サービス面も充実しています。
クラウド型とパッケージ型の2種類が用意されているので、予算や目的に合わせて選べます。
| 社名 | 株式会社イーネットソリューションズ |
| 所在地 | 920-0869 石川県金沢市上堤町1-12 金沢南町ビルディング８階 |
| 提供形態 | クラウド / パッケージソフト / オンプレミス / SaaS / ASP |
| 料金プラン（一部） | ・クラウド版：初期費用：0円 月額500円（1ユーザー）・パッケージ版：基本ライセンス価格50ユーザーあたり600,000円サポート費用90,000円 |
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムは、上述したようにさまざまな製品があります。料金や特徴などを比べても、豊富な種類からどれを選んだらいいか迷う方も多いでしょう。
ここではワークフローシステムの選び方を解説します。
必要な機能が揃っているか
まずは自社に必要な機能が揃っているか確認しましょう。そのためには、必要な機能は何か、製品を検討する前に今一度整理し、優先度をつけておくことも大切です。必要な機能が明確になれば、その条件を満たしたものから選べばいいため、導入する目的を見失うこともありません。
どんなにコスパが良くていい製品でも、必要な機能が備わってなければ使い物にならないので、必ずチェックしましょう。
操作性に優れているか
操作性に優れているかも大切なポイントです。
操作性が悪く使いづらい製品は、業務が滞る恐れがあります。効率性を目的に導入したにもかかわらず、社内に定着しなければ意味がありませんよね。どの社員でも使いやすく、直感的に扱えるような製品がおすすめです。
また、スマホやタブレットからアクセスしやすいかどうかもチェックしておきましょう。出張先や出先の社員は、パソコンからアクセスするとは限りません。パソコン以外のデバイスからのアクセスの利便性も確認が必要です。
自社の既存システムと連携可能か
次に、自社の既存システムと連携可能かどうか確認しましょう。
すでに自社で導入している外部システムと連携できれば、既存データを活用でき一元管理もスムーズに行えます。その場合、データ移行に手間がかからないので、入力ミスなども防ぐことができるでしょう。
しかしもし連携できない場合は、移行する手間や連携に時間がかかり非効率になります。より便利にワークフローシステムを導入するためにも、連携できるかどうかは重要なチェックポイントです。
サポートは充実しているか
最後に、サポートの充実度も忘れずにチェックしておきましょう。
ワークフローシステムは導入して終わりではありません。むしろ導入して実際に運用を開始してからの方が、さまざまな問題に直面します。その際にすぐに対応してくれるような業者であれば安心ですよね。
サポートに期間があったり、電話がなかなか繋がらなかったりすると、業務に支障をきたす恐れがあります。
契約後どのようなサポートがあるのか、どの範囲まで対応してくれるのかはしっかり確認しておくべき項目です。
まとめ
本記事では、ワークフローシステムの意味や概要、導入メリットを解説し、おすすめの製品を紹介しました。
電子化やテレワークが進む企業では、ワークフローシステムは欠かせないツールです。導入すれば、稟議にかかる時間や手間を大幅に削減でき、業務効率化を実現できます。
ワークフローシステムにはさまざまな製品があるため、自社に必要な機能が備わっているかどうか特徴や操作性をチェックして慎重に選びましょう。
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