一般事務とはどんな仕事?業務内容や求められるスキル、効率化のポイントなどを解説

「事務」と一口に言っても、経理事務や営業事務、貿易事務などいくつか種類がありますよね。一般事務もそのうちの一つで、業務にはすべての事務の基本が詰まっています。

では具体的に、一般事務とはどんな仕事で、どんな業務があるのか?

本記事ではこれらのほか、企業が悩みやすいポイントや業務を効率よく進めるコツなどを解説していきます。

一般事務とはとんな仕事?

一般事務を一言で言うと「社内のサポート役」です。会社によって業務内容は異なりますが、受付や電話対応、資料作成、郵便物の仕分けといった事務仕事全般を行います。

経理事務や営業事務などは、一般事務に各部署特有の業務がプラスされるイメージでOK。つまり、一般事務はすべての事務の基本なのです。

担当者に特殊なスキルは必要ありませんが、縁の下の力持ちとして、事業を円滑に回すには欠かせない役割を担っています。

一般事務とOA事務の違いは?

一般事務とOA事務は、現在では同じ意味合いで使われることが多くなっています。

もともとは区別されていて、一般事務が手作業中心、OA事務はPC作業中心でした。PC=OA機器*が普及する前は、それらを扱うスキルが特別視されていたのです。

しかし、どの職場にもPCがある今、PCスキルは当たり前に求められます。これにより両者の違いはほぼなくなりました。ただし、高度なPCスキルを要する場合にはOA事務と呼ぶことがあります。

*OA機器:OAはOffice Automationの略で、OA機器はPCやコピー機など、オフィスの諸業務を自動化するための電子機器を指す

一般事務の主な業務内容

一般事務の主な業務内容は以下のとおり。

・データ入力
・書類作成
・ファイリング
・コピー
・電話、メール対応
・スケジュール調整
・郵便物の仕分け
・来客対応
etc.

デスクワークだけでなく、荷物運びや買い出しとしった力仕事をすることも。

加えて、配属された部署の専門的な事務仕事を担当します。規模の小さな会社であれば、各部署の事務を兼任するのが一般的です。

一般事務に求められるスキル

一般事務では、すべての事務における基本のスキルが要求されます。

PCスキル

現在の一般事務の仕事には、データ入力や書類作成、メール対応などPCを使う作業が多くあります。ExcelやWord、Gmail、Slackといったアプリを使えないと、サポート役としての役目は果たせません。

高度なPCスキルは必ずしも必要ありませんが、最低限は持っておきましょう。

コミュニケーションスキル

一般事務では社内外の人と連絡を取り合う機会が多くあるため、相手の希望をきっちり理解し、それに応えられるコミュニケーションスキルが求められます。また、TPOに即したビジネスマナーも必要です。

会社の各部署への理解

職場のサポート役であるには、社内の各部署への理解が欠かせません。業務内容はもちろん、業務フローや進捗に応じた事務仕事が求められます。

企業が抱えやすい一般事務の悩み

次に、企業が抱えやすい一般事務の悩みを紹介します。これらを解決するのがデキる事務育成のポイントです。

社内外の人間との意思疎通

1つめは、社内外の人間との意思疎通。

事務担当にコミュニケーションスキルがあったとしても、実際の連絡に不備があったり、相手の事務への理解が不足していたりすると、お互いの認識に齟齬が生まれ、生産性は上がりません。例えば、外回りの多い営業がアポに集中していて、事務とのやり取りが後回しになるなど。

相手の気配りももちろん必要ですが、事務が仕事をしやすくなるよう、

・タスク管理ツールを導入して進捗管理を社内全体で共有する
・チャットツールを導入し、従業員のコミュニケーションを可視化する

といった工夫を取り入れましょう。

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繁忙期のリソース確保

繁忙期には仕事の量が多くなり、事務のための人員や時間を確保できないことも。働き方改革が叫ばれる昨今、残業続きなんてことはなるべく避けたいですよね。

リソースが足りないのであれば、次項で解説する効率化の方法を実践してみてください。

一般事務を効率化するには?

定型業務の多い一般事務は効率化しやすい分野です。具体的にどんな方法があるのか、ここでは3つ解説します。

作業の優先順位を明確にする

まずは、作業の優先順位を明確にしましょう。リソースには限りがありますから、事前に必ずやっておかなければなりません。

重要度も緊急度も高く、さらに時間がかかる作業は真っ先に終わらせるべきです。このような作業を後回しにすると、期限に間に合わなくなる可能性が出てきます。

加えて、作業の中のムダも発見できれば効率は一層アップします。

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ITツールを導入する

ITツールを導入すると、手作業に比べて作業スピードが大幅にアップしますし、業務全体の管理もしやすくなります。

タスク管理ツールやチャットツールのほか、クラウドストレージや会計ソフト、備品管理ソフトなどもおすすめ。費用対効果との相談になりますが、作業によっては自動化もできるので、ぜひ検討してみてください。

アウトソーシングする

人員が足りないのであれば、アウトソーシングするのもおすすめです。事務に精通したプロをすぐ活用できるため、スピーディかつ正確な作業を実現可能。

本ブログを運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」でも、一般事務のアウトソーシングを承っています。業界相場の半額ほどというリーズナブルさと、経験豊富なスタッフによるきめ細かい業務が魅力で、クライアントの継続利用率は90%以上。

事務全般を代行できますので「こんな依頼はできるのかな」と興味を持っていただいた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。2時間の無料トライアルも実施しています。

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まとめ

今回は一般事務について、業務内容や企業の悩み、効率化のポイントなどを解説しました。

一昔前は雑用のように捉えられることもありましたが、実際の一般事務は事業を円滑に回す上で欠かせない重要なポジションです。事務担当者はもちろん、それ以外の従業員も、事務への理解を深めてお互い連携を取り、会社全体の生産性アップを一丸で狙っていきましょう。