総務アウトソーシングの料金やメリット・デメリット、おすすめを紹介【中小企業にもおすすめ】

総務など直接利益に繋がらない業務に割く時間がない、あるいは人件費をかけたくないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。総務アウトソーシングサービスの活用は、このような悩みを解決するのに有効な方法です。

近年、人材不足やインターネット技術の発展といった社会の流れを受けて、総務アウトソーシングを活用し、総務業務の一部または大部分を外注している企業が増えてきています。本記事では総務アウトソーシングのメリット・デメリット、料金相場やおすすめの業者を紹介します。

総務アウトソーシングとは?

総務アウトソーシングとは、総務業務を外部の専門業者に委託することです。総務業務は企業によって内容は様々ですが、基本的に企業全体に関わる業務を行い、他部署が担当しない業務を担当します。総務業務は直接的な利益を生むことはありませんが、組織が円滑に動くためには欠かせません。

総務アウトソーシングの主な業務内容

まずは、総務アウトソーシングの主な業務内容について紹介します。総務業務は範囲が広く、企業によって業務内容が異なります。このため、総務アウトソーシングは他分野の仕事にまで、幅広く対応している場合が多くあります。

庶務業務

総務アウトソーシングで対応できる一般的な庶務業務は以下の通りです。

・事務用品や備品の管理、発注業務
・代表電話取り次ぎ
・受付業務
・郵便や宅配便の取り扱い
・文書管理
・請求書の作成、処理
・出張手配 など

労務業務

総務アウトソーシングで対応できる一般的な労務業務は以下の通りです。

・給与計算処理、年末調整
・社会・雇用保険手続
・福利厚生の加入手続
・勤怠管理
・退社手続業務
・従業員の健康診断管理 など

人事業務

総務アウトソーシングで対応できる一般的な人事業務は以下の通りです。

・採用計画の立案
・求人媒体の選定
・応募者へのメールや電話のやりとり
・面接日程の調整
・面接選考
・内定後フォロー
・研修の事前準備、運営 など

経理業務

総務アウトソーシングで対応できる一般的な経理業務は以下の通りです。

・記帳業務
・見積書、請求書の発行
・経費精算
・決算、申告業務
・掛金の管理
・資産管理
・税務申告 など

オフィス管理

総務アウトソーシングで対応できる一般的なオフィス管理業務は以下の通りです。

・社内美化(清掃)
・警備
・会議室、施設の管理
・点検
・固定資産管理 など

総務アウトソーシングのメリット

総務アウトソーシングを導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、総務アウトソーシングを導入する具体的なメリットについて3つ紹介します。

プロの力を活用できる

様々な総務業務を熟知したプロが代行してくれるので、自社業務の見直しができ、業務の効率化や品質自体をあげることが可能です。また、法律の改正や制度変更にも迅速に対応してくれます。

コア業務に集中できる

来客対応や備品管理などの直接利益に繋がらないノンコア業務を外部に委託することで、社員が優先度の高い業務やコア業務に集中できます。その結果、自社の売上や生産性の向上などに期待できるでしょう。

人件費を最適化できる

人件費を最適化できるというメリットがあります。社内で部門を設置して固定した人件費を払うよりも、必要な期間で必要な業務を外部に委託して変動費とした方がコストはかかりません。

また、総務アウトソーシングにより新たに人材を採用する、教育するといった必要がなくなるため、採用や教育にかかる時間や労力を抑えられ、全体的なコストの削減を見込めます。

総務アウトソーシングのデメリット

前章では総務アウトソーシングのメリットを紹介しました。総務アウトソーシングはコスト削減や業務効率・生産性の向上など魅力的なメリットがありますが、もちろんデメリットも存在します。この章では総務アウトソーシングを導入する際に注意しておきたい3つのデメリットを紹介します。

ノウハウを社内に蓄積できない

業務を外部に委託するので、業務ノウハウを社内に蓄積しにくくなります。委託先の倒産やサービスの撤退など、アウトソーシングができなくなるリスクを考慮して、業務内容や進行方法など、自社である程度の情報を把握しておきましょう。

社内情報を外部へ出すリスクがともなう

人事や経理の業務を外部に委託する場合は、企業機密や社員の個人情報を共有する必要があり、これらの情報が漏洩するリスクが高まる可能性があります。

多くの企業では高水準の情報セキュリティ体制を整えており、大切な情報は徹底的に管理されていますが、それでも情報が流出する可能性はゼロではありません。総務アウトソーシングを依頼する企業の選定は慎重に行うべきでしょう。

細かい連携が難しくなる可能性がある

総務アウトソーシングはあらかじめ定められた手順に沿って業務を遂行するため、業務範囲外の自社特有の事情や細かい指示には対応できない可能性があります。

また、業務に変更事項があったときは、先に連絡して情報を共有しなくてはならないため、対応に時間がかかってしまいます。委託する業務範囲を明確に定めておき、イレギュラーが発生した場合は社内で対応しましょう。

総務アウトソーシングの料金相場

総務アウトソーシングの料金は、依頼先の企業によって異なりますが、主に以下の2つの料金パターンで費用が決定されます。

・時間単位の料金設定
毎月決まった料金を支払う場合、1時間あたり2,000円~4,000円程度が相場です。料金を把握しやすく、業務内容に決まりがないので様々な業務を依頼できます。

・業務別の料金設定
業務別の料金の大まかな相場を下記の表にまとめました。業務内容だけでなく、企業規模によって料金が異なるため、あくまでも参考程度に留めてください。

業務 料金相場
労務管理サポート 2~5万円程度
給与計算 2~20万円程度
領収書や請求書の整理 3万円程度
記帳代行(10仕分け) 1,000円程度
秘書業務 1万~10万円程度
記帳、売掛金・買掛金管理 5~20万円程度
決算処理代行 5~20万円程度

総務アウトソーシングのおすすめ業者4選

この章ではおすすめの総務アウトソーシング会社を厳選して4つご紹介します。それぞれのサービスごとに特徴があるので、自社に最適な会社を見つけましょう。

フジ子さん

出典:フジ子さん | オンラインアシスタント 月額5.17万円~ 1ヶ月利用も可 (fujiko-san.com)

フジ子さんは、業界最安値で知られているオンラインアシスタントサービスです。フジ子さんの業務範囲は広く、総務業務全般はもちろんのこと、人事・WEB運用・記事作成など、各業務のスペシャリストがチームで業務を遂行します。

フジ子さんには3つの料金プランがあります。毎月のご契約プラン変更締切日までに連絡すれば、翌月から変更が可能なため、業務量に応じて柔軟にプランを選択できます。

1ヶ月間だけの利用が可能なので、短期間だけ手伝ってほしい仕事が発生した場合でも安心です。初回に限り、1週間の無料トライアルプランで実際のサービスを体験できます。

ビズアシスタントオンライン

出典:ビズアシスタントオンライン (bizasst.jp)

ビズアシスタントオンラインは、国内最大級のクラウドソーシングサービス「クラウドワークス」が提供するオンラインアシスタントサービスです。クラウドワークスの豊富なデータベースを保有しており、400万人の中から経験やスキルが最適な人材を紹介してくれます。

営業事務や人事労務、経理などの業務以外にも、資料作成やデータ入力など幅広い業務に対応しており、1人のアシスタントに複数の業務をまとめて依頼することも可能です。ビズアシスタントオンラインの利用料金は業務内容によって異なります。それぞれの業務の時間単価は公式サイトのダウンロード資料から確認しましょう。

また、ビズアシスタントオンラインはマッチングの精度の高さに定評があり、契約前にアシスタント候補と事務局スタッフを交えた三者面談などを通してミスマッチを防止しています。契約後のサポートも充実しており、稼働開始時のオンボーディングや担当者によるフォロー体制があります。

NOC総務アウトソーシング

出典:総務アウトソーシング・総務代行サービス | NOC (noc-net.co.jp)

NOC総務アウトソーシングは、30年の歴史を持つ国内有数の常駐型アウトソーシングサービスです。NOCでは人事総務や経理、会計、労務などといった管理部門向けのアウトソーシングサービスのほかに、カスタマーサポートやキャンペーン事務局などのバックオフィス業務のアウトソーシングサービスを提供しています。

これまでに培った実績と経験から、様々な業種に合わせた幅広い業務内容へ対応でき、部署間をまたいだ業務の組合せなども依頼可能なため、業務範囲が不明確な場合でも安心です。利用料金は業務内容によって異なり、希望をしっかりヒアリングした上で、最適な価格が提案されます。

またNOCでは、専門知識や業務内容を文書化し、依頼した企業と共有してくれるので、ノウハウを社内に蓄積することが容易です。情報漏洩リスクを最小限に抑えるために、各種法令に準じて適正に保護し、ISMSやプライバシーマークなどあらゆる資格を取得しています。

コスモスモア

出典:株式会社コスモスモア (cosmosmore.co.jp)

コスモスモアは、総務アウトソーシングサービスを提供しています。30年以上オフィス構築を手掛けてきた経験から働く環境を構築する知見が豊富です。

総務事務、庶務、受付など350項目を超えるサービスから希望に合わせてカスタマイズでき、常駐型からフルリモートまで柔軟に対応できます。単純な作業の委託だけではなく、企業の課題と目標を共有し、問題解決に向けて、フロー整備やフォーム変更等、業務の効率化・品質向上への業務改善を提案してくれます。

コスモスモアの利用料金は業務内容によって異なるため、依頼を検討している方は問い合わせが必要です。

まとめ

本記事では総務アウトソーシングのメリットやデメリット、おすすめの総務アウトソーシングサービスについて紹介しました。総務アウトソーシングの活用はコスト削減や業務効率・生産性の向上など魅力的なメリットがあります。

総務アウトソーシングサービスは数多くありますが、自社の状況によって利用するサービスを使い分けることが重要です。本記事を参考に自社に合った方法で業務効率化を目指しましょう。