「大事な打ち合わせがあるのに、見やすい資料ができていない…。」
「自分で作った資料がどことなく見にくいので改善していきたい。」
自社に資料作成が得意な人材がいない場合には、意外と時間を使ってしまう業務。
大事な商談の成功を左右する大きな要因であるにも関わらず、本当に見やすい資料を作るのは難しいものです。
「資料作りが間に合わない！」
「見やすい資料が作れない！」
という悩みを解決できるのが、この記事で紹介したい「書類作成代行」です。
「書類作成代行サービス」はプレゼンに必要な資料を、あなたの代わりに作成してくれるサービスです。
実は多くの会社では、非効率な資料作成や会議が多く、残業する会社員が後を絶たないという事実があります。それを資料作成代行に外注に依頼することで「大幅なコスト削減」と「生産性」を手に入れることができるわけです。
本記事では、書類作成サービスが行ってくれる業務内容や、書類作成を代行する場合のメリット・デメリット、また活用方法を含めて徹底解説します。
実際の業務内容によって費用は変わるとは言え、書類作成代行にかかる費用の目安を見ることができるので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
書類作成代行とは？
書類作成代行とは、クライアントの代わりに書類作成を代行して、納品してくれる業者のことです。
「書類」に関わることであれば、何でも作成してもらうことができます。
例えば、作成してもらう書類には、総務に関わる社内の資料だけでなく、商談の際に必要になるパワーポイントなどの資料も含まれます。
他にも、マニュアルなどの専門的な分野でも、書類作成を代行している業者もあるので、必要に合わせて業者選びができるでしょう。
クライアントになるのは企業だけでなく、個人でも自治体の資料や個人事業での資料作成なども依頼することができます。
時間がかかる資料の作成を代行してもらえるので、別のことに時間を使うことができるのです。
書類作成代行が請け負ってくれる業務・仕事内容
書類作成代行が行ってくれる業務や仕事内容を見ていきましょう。
Wordファイルの作成や文字起こし、他にもデータ入力などの業務を代行してくれます。
どのような依頼ができるのか、さらに見ていきましょう。
ファイルの作成
書類作成代行と聞いて、1番に思いつくのはファイルの作成でしょう。
作成することができるファイルには、Wordファイルやエクセルのファイルなどがあります。
大量の文字があると、それを資料にまとめるのは時間がかかります。
何をプレゼンするのか、どのように話を進めていくのか考えられていない状態の場合、「資料を作成する時間なんてない」と、なってしまいます。そんなとき、書類作成代行を依頼すると、資料にまとめておいて欲しい内容をファイルにデータとして作成してもらうことができます。
もちろん作成してくれるのは、資料作成経験豊富な人材です。
どのような構成にすると見やすくなるのか、デザインのブラッシュアップの仕方を把握しているので、自分で作成する資料よりも見やすいものが仕上がります。
決まった書式で作成しないといけないので、面倒だという場合も、書類作成代行サービスに依頼してしまうとストレスなく資料が仕上がってきます。
ファイルを作成するのを、そのまま業者に代行してもらうことがサービスの1つです。
文字起こし
別の業務内容は、文字起こしです。
文字起こしは、映像や音声にある内容を、文字に起こしていくサービスのことです。
インタビューや会話を録音しているデータを、業者に渡すだけで、資料となって返ってきます。
文字起こしは、映像や音声を聞きながら文字を打ち込みしていく必要があるので、時間がかかります。
慣れていないと、打ち間違いや言い間違いの修正に時間がかかってしまうでしょう。
他にも、手書きで書かれているものを文字にするのも、手間がかかります。
書類代行サービスでは、どのようなレイアウトに直して欲しいのかイメージを伝えておくと、きれいな資料に直してくれます。
書類代行で文字起こしを依頼してしまえば、待っているだけで資料になるのです。
データ入力
エクセルにデータを入力していくのは面倒なものです。
書類作成代行サービスで依頼できるのは、データ入力も含まれます。
データの元となるものを渡して依頼することで、元データの情報が正確に入力された表を作成してもらえます。
データが手元になくても、欲しい情報を伝えるだけで、調査してから表にまとめてくれることもあります。
データ入力という単純でありながら時間がかかる作業を、書類作成代行として依頼できるのです。
書類作成代行サービスに委託、外注するメリット
書類作成代行に、資料作成を外注することにはたくさんのメリットがあります。
- リソースを他業務に集中
- 必要な時のみ依頼
- 資料の質の向上
主なメリットを挙げると、上記の3つのポイントがあるでしょう。
では、3つのメリットがどのようにビジネスを加速させることが可能なのか見ていきましょう。
リソースを他業務に集中できる
最初のメリットは、リソースを他業務に集中できることです。
書類作成なんて、誰にでもできることではないか？と思いがちかもしれません。
しかしこの「誰にでもできること」に、時間がとられることが非常に非効率なのです。
例えば、2016年のデータになりますが、日本経済新聞が読者にアンケートをとった結果で、残業が減らない原因が「非効率な会議や資料作成」が約3割になりました。
残業になってしまうのは、資料作成だけでなく、仕事量が多すぎることも24％あります。
誰でもできる作業ならば、その作業を外注してしまって、もっと重要な業務に時間を割く方が効率的です。
効率よく仕事をするためにも、資料作成という過程を外注してしまうのは、ビジネスを進めるのに有効な方法なのです。
参考：残業減らない要因、「非効率な会議や資料作成」3割 | 日本経済新聞
必要な時に依頼できる
書類作成代行を利用する別のメリットは、必要な時に必要なだけ依頼することができる点です。
もし書類作成をしたいために、社員やアルバイトを雇うとすると、繁忙期だけでなく閑散期でも仕事をしてもらう必要があります。
しかし書類作成代行の場合には、必要な時に必要なだけ作業を依頼することができるのです。
例えば、繁忙期の場合にはフルタイムで作業をしてもらうのと同じように1日8時間で週に5日間仕事をしてもらうことができます。
月間にすると、160時間分を依頼できるのです。
しかし閑散期になると、書類作成にかかる時間は、1か月に50時間かもしれません。
書類作成代行では、このような時間の変化にも融通を利かせることができるので、必要な分だけを依頼できるのです。
もしアルバイトや社員を雇っていると、このような変化に対応することはできないので、大きなメリットとなるでしょう。
資料の品質が高いので見やすい資料になる
作成された資料の品質が高いので、見やすい資料になるのも、大きなメリットです。
実は社員が作成した資料は、社員自身も自信なく作成していることが多いことがデータから明らかです。
少し前のデータになりますが、2014年にNTTコムリサーチとプレジデントが共同企画調査した「ビジネスマンの資料作成に関する調査」で面白いデータがあります。
自分の作成した資料に自信があるかという質問では、自信があると答えた人は全体の56％でした。
自信があると答えた人の割合が多いのですが、このデータを役職別に見てみるとさらに面白いことが分かります。
経営者や役員で、自分の作成した資料に自信があると答えた人は79％なのに対して、一般社員では自分の作成した資料に自信がある人はたったの45％なのです。
つまり残りの54％の人は、自分が作成した資料に自信がないまま提出しているのです。
同じアンケートで、作成している資料の種類では、報告書や日報などの定時報告書が大半を占めており、直接の仕事と関係していないものも多くなっています。
それならば、書類作成のプロに外注してしまい、より見やすい資料を基に分析する方が効率が高いという結論になるでしょう。
見やすい資料で、充実した会議や商談を行えるなら、今のビジネスをもっと加速させることができます。
参考：ビジネスマンの資料作成に関する調査 – 調査結果 – NTTコム リサーチ
書類作成代行サービスに委託、外注するデメリット
もちろん書類作成を代行業者に外注することにはデメリットもあります。
ここで説明したいのは、セキュリティのリスクと、必要な書類のみを外注できるかという2つの点です。
セキュリティのリスクがある
最初に気になるのは、セキュリティのリスクです。
会社の中の大切なデータを預けてしまうので、ちゃんとしたセキュリティ対策ができているのか気になることでしょう。
結論から言うならば、セキュリティの対策はしっかりされています。
例えば、フジ子さんを例にとってみると、個人情報や、行動情報、社内気密情報はすべてデータを暗号化して保存しています。
256bitSSL方式を採用しているので、金融機関レベルで対応しているのです。
この256bitSSL方式がどれほどセキュリティで保護されているかと言うと、インターネットバンキングで採用されている方式となります。
インターネット上で口座間の振り込みなどをする際に活用されているレベルで、セキュリティ対策がされているのです。
クライアントから預かったデータをしっかりと保護し、秘密情報保持契約（NDA）を締結したアシスタントが作業しています。
情報漏洩対策がしっかりとされている環境で、オンラインアシスタントが作業してくれます。
会社のデータも安心して任せられる環境にあるので、書類作成を代行してもらえるのです。
本当に必要な書類のみを依頼できるか分からない
別のデメリットは、本当に必要な書類のみを依頼できるか分からないということです。
これはつまり、月ごとに作業量が異なる可能性があるという点。
本当に必要な書類のみを依頼できるように、前もって準備をする必要があるでしょう。
もちろん、月によって書類の数が異なるのは仕方ありません。
契約した時間で作業が終わらないこともありますし、逆に作業時間が残ってしまうこともあるでしょう。
書類作成代行業者によって、契約パターンは異なっており、毎月の料金が固定されている場合や契約期間の長さが異なるケースもあります。
いずれにしても、料金や契約の再設定が可能なことが多いので、必要な書類を作成するのにかかる時間を計算し、必要であるなら料金の見直しができます。
書類作成代行サービスの費用相場
書類作成代行の料金相場を見てみましょう。
おおよその目安ですが、書類の数によって変動するサービスでは、A4用紙1枚につき2000円が平均目安価格です。
月ごとに契約するタイプでは、おおよその時間給が2000円から3000円となります。
書類作成代行の料金目安
| フジ子さん | 書類作成スプラウト | HELP YOU |
| 20時間 47000円 | A4用紙 1枚 2000円 | 30時間 3か月 30万円 |
| 30時間 69000円 | 30時間 6か月 54万円 |
上記のように、業者によって様々な形態があることが分かります。
社内の書類の数や、どのような書類を依頼したいのかによって依頼先を検討できるでしょう。
書類作成をアウトソーシングできるおすすめの業者3選
書類作成をアウトソーシングするのにおすすめの業者をピックアップしてみます。
業者ごとにどのような特徴を持っているのか、見ていきましょう。
フジ子さん
ここで紹介しているフジ子さんは、コストバランスが非常に優れているオンラインアシスタントです。
実務能力も高いアシスタントが、必要な時に必要なだけ仕事をしてくれるのがメリットです。
契約は1か月ごとになるので、手軽に仕事量に合わせて書類作成をアウトソーシングすることが可能。
さらに依頼できる業務も幅が広く、経理、人事、WEB運用と様々な分野の依頼ができます。
利用料金は、1か月4.7万円（20時間プラン）で業界で最安値となっています。
例えば、「プレゼンの資料作成が全然間に合わないよ・・・」と思った時に画像加工をしてくれたり、雑務の代行してくれると時間が大幅に削減されて集中したい仕事に時間を割くことができます。
フジ子さんなら、業務内容に合わせてアシスタントチームの中から最適なアシスタントに依頼するので、最高の品質を最速でお届けできます。
専門性の高い業務も、ディレクターがすぐにアシスタントに仕事を依頼できます。
書類作成だけにとどまらない幅広い業務を依頼できるのは、「料金のリーズナブルさ」と「実務能力」に定評のあるフジ子さんを利用するメリットの1つです。
チャットワークアシスタント
チャットワークアシスタントは、面倒な業務を任せることができるオンラインアシスタントサービスです。
秘書や一般の事務だけでなく、チャット返信やメール返信などの雑用も任せることができます。
もちろんデータ作成やレポート作成なども依頼可能です。
書類作成だけにとどまらない、幅広い業務を依頼したい方にぴったりのサービスと言えるでしょう。
料金は契約期間によって変動しますが、30時間で月額が96000円からとなっています。
チャットワークの中でアシスタントがスタンバイしているので、スピード感のある対応が魅力的です。
今すぐして欲しい作業、例えばアポイントの調整なども、チャットワークのチャット機能を活用してすぐにアレンジしてもらえます。
チャットワークが提供しているサービスなので、チャット機能を使って気軽に業務を依頼できるサービスです。
HELP YOU
HELP YOUもオンラインで書類作成などの業務を依頼できるサービスです。
書類作成で一般的になる営業サポートの他にも、総務やECサイトやメディア運用も依頼できます。
HELP YOUの特徴となるのは、オプションでアウトソーシングの方法やノウハウをレクチャーしてもらえることです。
社内にノウハウが残りにくい、書類作成のアウトソーシングですが、自社にノウハウを残したい方におすすめのサービスです。
利用料金も分かりやすく、30時間で10万円からとなっています。
HELP YOUのポイントは、採用率1％という厳選されたスタッフが行う質の高い作業です。
大手企業での経験や実績があるアシスタントが、どんな仕事でも質の高い業務で応えます。
格安のオンラインアシスタントよりも、コストはかかりますが、優秀な人材が揃っていることや業務の質の高さを考えるとコストパフォーマンスが良いサービスです。
その証拠に、平均継続利用率は97％以上。
多くのクライアントが満足している結果となっています。
実務能力の高さを重視する場合に、おすすめできる業者です。
まとめ
書類代行をすることで、より重要な業務にリソースを割けるのが大きなメリットです。
もちろんメリットだけでなく、デメリットもありますが、必要な時に必要な分を依頼できる書類作成代行はビジネスを加速させるでしょう。
面倒になりがちな書類作成などは、上手に外注することで、本業に集中できます。
本記事でとり上げた点を考慮して、書類作成の外注を検討してみるのはいかがでしょうか？
