煩雑化していた業務でも、精緻なルールブックができて効率が上がる。
株式会社歌の手帖社

新規事業担当
武田 和大 様

株式会社歌の手帖社
業種:放送・メディア
企業規模:1~10名
- 営業事務
- 経理業務
解決したかった課題
経理、総務の業務負担が会社の円滑な運営の妨げとなっていた
決め手になったポイント
他サービスと比べて圧倒的に安く、気軽に始めることができた
導入して得られた効果
フジ子さんに仕事を依頼した分、他のことに集中できるようになった
おすすめポイント
マニュアル化や業務整理が進まない場合はおすすめ
解決したかった課題
経理、総務の業務負担が会社の円滑な運営の妨げとなっていた
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貴社の事業内容を教えていただけますか?演歌歌謡曲の専門誌「歌の手帖」を毎月発行しています。
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現在どのような業務をご依頼いただいていますか?ルーティン業務を決まった時間に作業してもらっています。
具体的には、ECサイトからご購入頂いた方への発送情報の出力、ニュースサイトの更新、PDFなどで届いた情報のデータ入力作業などです。 -
契約前にどのような課題があり「フジ子さん」の導入を検討されましたか?経理、総務の業務を専属で担当する者がおらず、当該業務の負担が会社の円滑な運営の妨げとなっていました。また、すぐに適任者を採用することが難しい状況にありました。
決め手になったポイント
他サービスと比べて圧倒的に安く、気軽に始めることができた
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オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか?当時、他のサービスと比べて圧倒的に安く、1ヶ月から始めることができたことが、始めやすいポイントでした。
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使っていくうちに分かったことや、業務を依頼するにあたって工夫されたことはありますか?新しい業務を依頼する際に、月に1回程度ミーティングをしていました。 ミーティングを実施するとニュアンスなども含めて伝わるので、その後がスムーズに進みます。 またマニュアルが定まっていないフェーズの業務は、まずはフジ子さんに依頼をして仕組み化した後に、社内に落とし込んでいった方が効率がいいと思います。
導入して得られた効果
フジ子さんに仕事を依頼した分、他のことに集中できるようになった
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「フジ子さん」を導入して、どのような効果がありましたか?フジ子さんに仕事を依頼した分、他のことに集中できるようになりました。 また、繫忙期に決まったタイミングでしっかり動いてくださることも助かっています。 以前は他の仕事に追われて納期のある業務になかなか取り掛かれない場面もありましたが、今はフジ子さんにお願いをすることで、繁忙期も私の仕事に集中することができています。
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副次的効果としては、フジ子さんはマニュアルを作成してくださるのですが、作業を通じて業務の細かな部分までが文章化され、社内のルールブックがどんどん出来上がっていく点が実は一番助かっています。 大まかな流れだけでなく、トラブルや不具合などがあった時の改善策や今後の対応策も都度文章に起こしてくれて、フジ子さんが作業をする中での不明点や壁にぶつかるポイントも細かく連絡いただけるため、「それはこう対応してください」「マニュアルにも追記しておいてください」といった形でルールブックの更新も進めることができます。最終的には、かなり精度の高いルールブックが出来上がります。
また実は私も1年前に入社したため、フジ子さんとのやり取りの中で生まれた疑問を、社内の他の人に質問をしながら進めていったことで私自身も社内業務の理解を深めることができました。 -
「フジ子さん」に依頼して良かった点をお聞かせください。フジ子さんに依頼する際はメールなどでしっかり文章化するため、社内の仕事がより洗練されてきたように感じます。
対面で仕事を依頼する場合はニュアンスで伝わりマニュアルがなくてもスムーズにいくこともありますが、個人の頭の中にしかノウハウが蓄積されない状態が多く、マニュアル化しなかった分引継ぎの際に時間がかかります。 その点フジ子さんへ依頼をすることでマニュアル化もしていただけるので社内の仕事が整理されていると思います。 -
合わせて、フジ子さんはリスクマネジメントがしっかりしているので、「こういうことが起こりうる可能性がないか」と先回りすることを徹底されているように感じます。例えば、メールを1通送る作業でも「こういう点は大丈夫ですか」とか「宛先」「宛名」などしっかり確認していただけます。 社内で対応をする場合は「まず作業をしてミスがあったらリカバリーする」という流れが多かったですが、今はフジ子さんに依頼すること自体がリスクヘッジになっていると感じます。
おすすめポイント
マニュアル化や業務整理が進まない場合はおすすめ
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最後に「フジ子さん」のおすすめポイントや、
検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。社内の業務が整理されきっている企業さんってあまり多くないんじゃないかと思います。そういう場合にフジ子さんに業務をマニュアル化してもらうだけでも、とても価値があり効率が上がると思うのでお勧めです。
アルバイトを雇う場合と比べると少し割高かもしれませんが、育成する手間をかけられない・会社の業務やマニュアルが整備しきれていない企業さんにとって、フジ子さんという選択肢は非常に良いと思います。 -
貴重なお話をお聞かせくださり、ありがとうございました!