海外から輸入した高品質なシール（シールパッキン）を中心に、流体制御に関連するさまざまな製品の輸入販売を行っております。

経理、営業事務に関連したデータの整理、入力、集計、書類作成などを依頼しています。
各々担当部門から依頼していますので、細かく分けると違う部分もありますが、基本的には同じような作業を依頼しています。

現状は通常アシスタントの方にのみ依頼しています。ただ、社内でRPAツールを使用している作業がいくつかあるので、難易度の高いRPAの設定をする際に今後活用してみたいと考えています。

人手不足により業務量の増加に対応しきれず、リソース確保手段の一つとして検討しました。

アシスタントさんが1名に固定されるのではなく、2〜3名のチームで対応してくださるので、メイン担当の方がお休みでも問題ないという点が安心材料でした。
オンラインの場合、1名に固定してしまうと対応が難しくなることもあると思いますから、チームでの対応というのは大きな魅力だと感じます。

私自身、オンラインアシスタントの利用だけでなく、アウトソース自体が初めての試みでしたので、正直どこまでお願いできるのかは少し不安に思っていました。

無料トライアルを活用しました。
また、作業内容の簡単な手順マニュアルを一緒に確認できる場所に置いておき、それを見ながら進めていただいたので、依頼するのにもさほど大きな苦労はありませんでした。
その後もわかりにくい部分は都度チャットでやり取りしながら解決していき、導入から3か月ほどで安定して対応いただけるようになりました。

新しい業務も、2〜3回ほど経験していただくとスムーズに進むようになります。
こちらとしては簡単な作業のつもりでも意外と時間がかかることがあるので、依頼の仕方にはちょっとしたコツがあるのかなと感じます。

文書の保存作業などはコンスタントに行っていただいていますし、保存漏れのチェックもお願いできるので、非常に助かっています。
導入時にお願いした業務の数と比べると、今は3～4種類ほど新たな依頼が増えているかと思います。

メリットとしては、作業が非常に丁寧です。
以前、私たちのマニュアルの内容について、意思疎通がきちんとできているか確認したいと思った際に、フジ子さん側で独自に作成されたマニュアルも提示してくださり、「ここは同じ」「ここは少し違う」といったすり合わせができたのがとても良かったです。
また、「これはこうで大丈夫ですか？」といった確認をきちんと行っていただけるので、安心してお任せでき、大変助かっています。

デメリットとしては、アシスタントさんの交代がやや頻繁な点です。
業務共有の時間も計上されるので、その時間消費が増える月は、どうしても気になってしまうのが正直なところです。
とはいえ、業務内容や体制の変化によって、新しい方が入ったり、作業に関わる人数が増えたりすること自体は理解できますし、納得しています。

フジ子さんは、非常にレスポンスが早く、すべての依頼に対して丁寧にリアクションしてくださるので、安心して業務をお任せすることができます。「こちらの連絡をきちんと見てくれている」という信頼感があり、日々のやり取りでも心強く感じています。

また、業務内容や量が時期によって波があっても、1ヶ月ごとにプランを変更して契約時間を調整できる点も良いと思います。
今年から繰り越しプランができたため、そちらも早速活用しています。繰り越しについては、プランの切り替えなしでもできるようになるとさらに便利だと感じますが、業務内容や量の変化に柔軟に対応いただける点は、同様の課題を抱えている方でも安心してご相談いただけると思います。