「パズルde懸賞」シリーズをはじめとしたアプリの企画・開発・運営を行っています。

データ入力や業務効率化まわりのサポートを中心に、サービス運営に関わる事務作業全般をお願いしています。
データの管理や分析といった専門的な部分は、マクロ（VBA）やGASなどに対応できる「業務効率化エキスパート」の方にお願いしていて、それ以外の事務や雑務は通常のアシスタントの方にお願いする形です。

具体的には、各種資料やデータの整理、リサーチ、検収や景品の手配、経理の伝票整理、在庫や受発注の管理、人事データの登録など、幅広くサポートしてもらっています。

ちなみに、広告運用や新規ユーザー獲得に関わる業務を担当している他部署も、最近「フジ子さん」で発足した「Webマーケティングエキスパートチーム」に任せられる業務があるのではないかという話になっています。そちらも雑務が多く、まだ整理が追いついていない状態なので、フジ子さんに渡せるものは徐々に任せていったほうがいいのではないかと話しています。

これまで、派遣社員の方にいくつかのポジションで業務をお願いしていたのですが、スタッフの入れ替わりが多く、そのたびに採用活動や引き継ぎが発生していました。これらの対応にかなりの工数がかかっていたことが課題でした。
そのため、そのポジションにフジ子さんを導入することで、業務の安定化と採用・引き継ぎの負担軽減を図ろうと考えたのがきっかけです。

フジ子さんはチームで対応されるので、マニュアル化できる作業でないと頼みづらいのではないか、という印象を持っていました。臨機応変に対応してもらったり、ある程度裁量を持って作業してもらったりするのは、なかなか難しいのではないかと思っていたんです。
そのため、最初は「やっぱり派遣の方にも数名入ってもらわないと、業務が回らないのかな」と考えていました。

当初は、フジ子さんが作業しやすいようにフローを調整して渡していました。例えば、ツールの管理権限の関係で共有できない場合は別のツールに切り替えるなど、準備の段階は少し忙しかったです。ですが最近は、ミーティングの中でまずこちらのフローを見せて、できる・できないを確認しながら調整するようにしています。
そのおかげで、今は新しい業務の依頼もスムーズに進められるようになりました。

また、メインアシスタントの方が交代された際には少し戸惑いもありましたが、想定していたよりも引き継ぎや移行がスムーズでした。
最初のうちは、手探りで相談していたのですが、実際に依頼した作業を断られたことがなく、想像していた以上に柔軟かつ幅広く対応してもらえています。

社内のリソースでは対応が難しい業務が出てきた際、以前はフジ子さんのホームページなどを見て業務範囲や対応可否を確認していました。ただ、こうした対応も、週に一回程度の定例ミーティングで相談の場を設けておけば、「現行の範囲で対応できるか」「別チームでの対応か」といった判断が迅速にできて、業務の進行がよりスムーズになると感じています。

派遣の方の場合は基本的に一対一のやり取りになるので、どうしても気を遣う部分があります。何かを指摘するにも、「こう言ったら気を悪くしないかな」などと考えてしまうことが多いです。その点、フジ子さんは企業対企業として率直に意見を伝えやすく、コミュニケーション面でも非常にスムーズです。
また、派遣の方だとそれぞれ所属されている派遣会社が異なる場合に、時給単価の違いや人間関係のトラブルが発生してしまうこともありました。そうした調整に時間を取られることが多かったのですが、フジ子さんの場合はチームとして一括で対応してもらえるので、その心配がないのは大きなメリットです。

新しく業務をお願いする際も、マニュアルをこちらで作成していなくても、説明内容の録画を見てまとめてくださるので、とても助かっています。とはいえ、自分自身の業務フローを言語化できていない部分もあり、「なんとなく慣れでやっている作業」を依頼する際は、少しハードルを感じることもあります。
ただ今後は、定例ミーティングで「今こういうところで困っている」といった相談をざっくばらんに話しながら、フジ子さん側からも「こうすればもっと効率化できる」といった提案をもらえるような、双方向の気軽なコミュニケーションの場を作れたらいいかなと思っています。

フジ子さんを使い始めた当初は、派遣スタッフとの併用を前提に考えていました。ですが、実際にお願いしていくうちに、想像していたよりも幅広い業務を対応してもらえることが分かり、時間を増やしてお願いするようになりました。その結果、社内でも「経費削減の観点から、すべてフジ子さんにお願いしたほうがいいのでは」という話も出るほどでした。

とはいえ、弊社の場合は、個々の信頼関係や経験による感覚が重要な業務もあります。そこは3年間担当してくれている派遣社員の方が非常に上手に対応してくれており、現在はその方だけを残して、その他の業務をフジ子さんにお願いしている形です。
フジ子さんは、良い意味でビジネスライクすぎず、形式的にならないコミュニケーションができるのが魅力だと感じています。人と人との会話として柔らかくやり取りできる一方で、業務は的確に進めてくれるので、とても助かっています。