ドイツに本拠を置く、真空ポンプ・コンプレッサー・ブロワーの専門メーカーの日本法人です。　

経理業務を中心に日々たくさんの作業を依頼しています。
具体的には消込作業や従業員の経費精算、領収書発行や請求書送付・格納、労務管理などを月260時間契約（※2025年6月時点）で依頼しています。

担当者の急な退職に伴い、バックオフィス全体の業務体制を早急に再構築する必要がありました。
経理・人事・総務を一名の担当者が兼務していたため、属人化が進んでおり、業務プロセスも非効率な状態でした。特に、会計ソフトは本社指定の「Microsoft Navision」を使用しつつ、勤怠管理のみ「freee」を利用するなどシステムが分断されており、手作業による処理が多く発生していました。給与計算や入金消込、経費精算などもアナログな運用が残っており、業務負荷が大きい点が課題でした。

このような状況を踏まえ、まずは「freee」の会計モジュールを追加導入し、銀行連携や自動化機能を活用して業務量の削減・DXを進めつつ、私自身が一時的にバックオフィス業務を引き継ぐ計画でした。そのうえで、効率化後の定型業務については、外部にアウトソースすることで、社内ではよりコアな業務に集中できる体制を整えたいと考え、フジ子さんの導入を検討しました。

フジ子さんを選定した理由は、大きく2点あります。
まず、信頼性の高さです。複数社を比較検討した中で、フジ子さんは利用者の口コミ評価が特に良く、スタッフの採用基準が高い点など、品質面に関する情報が豊富に公開されていました。クライアント数も多く、Web上の情報量からもサービスとしての安定性・安心感を強く感じました。

次に、費用面の優位性です。他社は担当者のスキルレベルによる区別が明確でないケースが多く、結果的に費用が高くなる可能性がありました。一方、フジ子さんは通常チームとエキスパートで価格体系が分かれており、目的に応じてコストを最適化できる点が非常に魅力的でした。

これらの理由から、信頼性とコストパフォーマンスのバランスに優れた「フジ子さん」を導入するに至りました。

フジ子さんを利用する中で感じたこととして、業務改善のフィードバックやマニュアル整備に関する提案は、こちらから積極的に依頼すべきだったという点があります。私自身、依頼業務を進める中でフジ子さん側から効率化提案が自然に出てくるものと思い込んでいた部分があり、結果としてその期待値のすり合わせが十分ではありませんでした。こちらが明確に要望を伝えれば、より適切に改善提案をいただけたと感じています。

また現在、エキスパートチームから通常チームへの業務引き継ぎの期間が当初想定より長引いている点も気付きとして挙がっています。
難易度が高い業務については、まずエキスパートの方に受けていただき、順次通常チームへ移行する流れで進めていますが、その移行プロセスが想定とずれている理由が把握できていない状況です。こちら側の準備や依頼方法に起因している可能性もあるため、現状はその要因を確認しながら改善していくことがテーマになっています。

ただ、いずれにしても業務自体は大きく助けていただいており、満足度は非常に高いという前提で、より良い運用に向けてコミュニケーションを深めたいと考えています。

まず、担当者の業務負荷が大幅に軽減されたことが最大の効果です。
依頼した業務について、時間面・内容面ともに安定して高品質に対応いただけており、BPOの価値を非常に実感しています。また、フルタイム採用を行う必要がなくなり、必要な分だけ時間単位で依頼できる柔軟さも、心理的・物理的な負担の軽減につながりました。

さらに、業務依頼にあたって既存のマニュアルを共有したり、新たに作成したりする過程で、業務手順の見直しや改善点の発見につながった点も副次的な効果でした。結果として、フジ子さんへのアウトソースを進めながら、社内の業務マニュアルの整備・品質向上にも寄与していると感じています。

フジ子さんに依頼する最大のメリットは、業務遂行の丁寧さと確実性です。
各工程で適切に確認しながら進めていただけるため、依頼内容と異なる方向へ作業が進んでしまうといったリスクがほとんどありません。
社内スタッフの場合、善意で先回りした結果、意図しないアウトプットになってしまうこともあるのですが、フジ子さんは慎重な報連相によって品質を担保してくれる点が非常に助かっています。
総合的に、業務品質・コミュニケーションともに満足度は高く、安心して依頼できています。

一方で、リモートのテキストコミュニケーションならではの側面として、説明に時間を要することがある点はデメリットと感じることがあります。履歴は残っているものの、担当業務が多岐にわたる分、情報量が増え、参照が難しい場面がまれにあるようです。ただし頻度は高くなく、運用上許容できる範囲です。
また、導入初期に契約時間を使い切れない月が発生したこともありました。時間の消化状況を把握していたにもかかわらず作業が進まず、結果的に時間が余ってしまったことはやや残念でした。ただ、この点は共有と改善を行い、現在は適切に進捗管理が行われています。