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導入事例の概要（課題・決め手・効果）
● 課題
- 事務員退職により社長が実務に追われ、本来のコア業務に集中できない
- 自社での採用・体制構築の工数を削減したい
● 決め手になったポイント
- 狭き門を突破した「優秀な人材がそろっている」という安心感
● 効果
- 月間約40時間の業務削減！社長が実務から解放され、社内MTGも実施可能に
- 採用時のマニュアル作成や社内教育など、導入初期の手間・コストがゼロに
クライアントの売上向上を目指し、日々業務改善を提案されているコンサルティング企業のエリアワン様。今回は、同社がクライアントの業務効率化を支援するにあたり、これまで様々なオンライン秘書やアウトソースサービスを比較・活用されてきた中で、フジ子さんを選んだ決め手や、実際に導入して感じられた効果についてお話を伺ってまいりました！
INDEX – 目次 –
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Q. はじめに、フジ子さん導入の経緯を教えてください。
今泉 様：
クライアント企業様にて事務員3名が退職し、社長ご自身が実務をこなさざるを得ない状況になっていました。日々の業務負担は1.5時間ほどに及び、本来のゴールである「売り上げを上げる」ことに集中できない状態だったため、業務のアウトソースによる改善を提案。しかし「忙しすぎて選定する時間や方法が分からない」との課題を抱えていらっしゃったことから、業務理解と改善提案を兼ねて当社でお引き受けすることにいたしました。日々発生する業務への対応は、自社で人を雇って体制を構築するよりも、専業の外部サービスに頼る方がコストや手間を削減できると考え、比較検討のうえフジ子さんの導入に至りました。
Q. オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用する決め手は何でしたか？
今泉 様：
オンライン秘書サービスを数社比較検討した中で、オンラインアシスタント®「フジ子さん」」は採用の合格率が低く、狭き門で運営されている点に魅力を感じました。業務を依頼する上で、コミュニケーションロスや引き継ぎに無駄な時間をかけたくなかったため、優秀な方が揃っていることは大きな決め手でした。
フジ子さんは厳選な採用基準を設けるとともに、採用後も継続的な研修を実施することでユーザーへのサービス品質を維持。
Q. フジ子さんを導入してどのような効果がありましたか？
今泉 様：
社長が事務実務にリソースを割かなくてよくなったことが最大の効果です。実際の作業自体は1日1.5時間程度でしたが、電話対応や他の作業をしながらの「ながら作業」だったため、実質的には1日2〜2.5時間かかっており、 月間で約40時間もの時間削減につながりました。社長の手が空いたことで、それまで立ち話や都度の打ち合わせで済ませていたものが、社内MTGとしてしっかりと実施できるようになりました。
また、当社側のメリットは自社で事務員を雇った場合にかかるフロー構築やマニュアル作成、社内教育といった導入初期の手間とコストがかからなかった点です。
Q. .「フジ子さん」に依頼する場合のメリット・デメリットがあればお聞かせください。
今泉様：
メリットは、何より 「立ち上がりの早さ」です。1を聞いて10を理解してくださり、私たちが求めているレベルのアウトプットがスピーディーに上がってくるため、初動が早く大変助かりました。
今後の期待としては、チーム制ですのでミスを出来る限り減らす体制構築と、ミスが起きた場合の改善提案を求めます。
また、プラン（契約時間）の変更期限がより柔軟になると嬉しいです。現在は前月の月初に変更の申し出が必要ですが、月の前半では翌月の業務量が読みきれないことも多いため、変更期限に少し余裕ができると、より幅広い業務を依頼しやすくなると感じています。
Q. .フジ子さんのおすすめポイントや、検討されている方へのアドバイスなどがあれば教えてください。
今泉様：
エクセルなどでマクロを組むなど、スピーディーに対応するようなルーティンワークの依頼には非常に向いていると思います。 また、導入される際は、コミュニケーションロスがないよう、適宜MTGを開催する、連絡の確認時間や作業開始のタイミングをあらかじめ運用ルールとして決めておくことで、お互いにストレスなく効果的に活用できるはずです。
KEY POINTS
フジ子さんのポイント
コア業務への集中を可能にする体制
ノンコア業務を切り出し、本来取り組むべき戦略的な業務に専念できる環境をサポートします。
コストを抑えた柔軟な運用
採用コストや福利厚生費、マネジメント工数をかけず、必要な時に必要な分だけリソースを確保。固定費の変動費化を実現しています。
チーム制だからこそ幅広い業務の依頼が可能
オンラインであり、チーム制だからこそ、社内の忙しさに左右されずに依頼が可能。依頼された業務に合わせてチームが対応するため、日々の定型業務から専門業務まで幅広く柔軟に対応いたします。
