建築式典や行政イベントなどの企画・設営・運営を手がけるイベント会社です。地域のニーズに寄り添いながら、安心・安全・感動を届ける空間づくりを追求し、地域の皆様の記憶に残るイベントを創出しています。

ルーティンでは月次作業やメール送付対応を、単発ではリサーチからMC原稿の作成・動画要約などと幅広く営業事務関連の依頼をしています。

担当していたメンバーの退職にともない、全ての業務を既存メンバーに割り振ることが難しかったことがきっかけです。

当社として依頼する業務の整理をはじめ、依頼方法やコミュニケーションの取り方、ツール・アカウントの準備など、初めての利用だったため「本当にスムーズに準備を進められるだろうか」という不安はありました。

オンラインで業務を依頼した経験がなかったため、まずは最短1ヶ月からスモールスタートできる点が魅力でした。また、イベント会社という性質上、月によって業務量に波があるのですが、10時間単位で契約プランを調整でき、時間の繰り越しも可能だったため、初めてでも安心して導入を決めることができました。

この業務を依頼しようと決めて契約させて頂いたものの、実際に依頼をしていくとなると社内の「依頼する人間」の能力に依存してくることがわかりました。
その人が人へ仕事を振ることが得意か、得意じゃないかに影響してくること、オンラインだからこそ余計に仕事を振ることが得意じゃない人にとっては難しい業務だということを理解しました。

人員の退職・業務整理に伴い導入をしたので、既存のメンバーの時間数に変動はありませんでした。また、最初に考えていた依頼内容と現在依頼している内容が異なるのですが、時間のかかりそうな業務を依頼することができているので、私たちはコア業務に集中でき、+αで作業が進んでいるという感覚が強いです。

また依頼方法のフォーマット化により社内ルールが整ったことに加え、フジ子さんへの業務依頼を通じて社内での情報共有がしやすくなった点も大きな成果です。ただ、現在もより良い運用方法を模索しているところです。

メリットとして、派遣社員の方と比べてスキルの高さや成果物の質、作業スピードの違いを感じています。また、フジ子さんは月ごとに契約時間を調整できるため、大型プロジェクトの発生時には契約時間を増やして柔軟に対応してもらっています。

毎月発生するルーティン業務をお任せできれば、毎回指示を出す手間が省け、より業務がスムーズになるかと思います。

デメリットとしては、依頼側の指示出しスキルによって頼める業務範囲や成果が変わってしまう点と、オンラインでのやり取りに慣れていない場合は少し不便に感じる可能性がある点でしょうか。

時間数での契約、能力が高い方への依頼、1人との契約ではないのでその人のスケジュールに左右されないというのがおすすめポイントです。 オンラインが苦手な会社からしたら少し億劫に感じるところもあるかもしれませんが、現状を打破する策になる可能性もあるかと思います。 業務内容や業務配分、仕事の依頼の仕方などを見直す機会にもなるかと思います。