秘書になるには？仕事内容や向いている人、必要なスキル・資格などを解説

上司のサポート役として、スケジュール管理や電話対応、書類作成などのさまざまなバックオフィス業務を行う秘書の仕事。企業からの需要が高く、求職者からも時勢を問わず人気があります。

そんな秘書になるためにはどうすればよいのか。本記事では秘書の仕事内容や向いている人、必要なスキル・資格などを解説していきます。

そもそも秘書とは？

秘書とは、上司の補佐としてバックオフィス業務をサポートする仕事のこと。一般企業のほか、病院や士業、大学などでも需要があります。

秘書には、個人に付く「個人秘書」と、チームを組んで複数の上司に付く「グループ秘書」の2種類があります。一般的なのは個人秘書ですが、応募する企業の体制はよくチェックしておきましょう。

秘書の主な仕事内容

華やかなイメージを持たれがちな秘書ですが、実際には事務や調整といった地味な業務がメインです。

＜業務の例＞
・スケジュール管理
・アポイント調整
・来客対応
・メール・電話対応
・会議室等の施設手配
・書類作成
・ファイリング
・リサーチ
・データ入力
・会食のお店の予約
・飛行機やホテルの予約、手土産の準備など
etc.

オンラインではなく出社する形態の場合、上司の外回りに付いていく機会も頻繁にあります。

秘書の役割は、上司が働きやすい環境を整えること。相手の求めることを素早く判断し、イレギュラーな業務であっても対応できるよう、事務処理能力を鍛えておきましょう。

秘書の給料は平均でどのくらい？

出典：求人ボックス/秘書の仕事の年収・時給・給料

秘書の給料は、日本の平均年収よりも低めです。ただし、年収900万円以上の会社も少なからずあり、実際のところは会社によって大きく異なるのが実情です。

スキルがあるのは前提であり、どこに就職するかが、給料を左右する要素といえます。

秘書に求められるスキル4つ

では、秘書に求めるスキルには何があるのか。少なくとも以下の4つは身に付けておきましょう。

PCスキル

秘書業務ではPCを使う機会が非常に多いため、PCスキルは必須。とはいえ、専門性の高いものではなく、基本的な作業ができれば大丈夫です。

・WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフト
・ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツール
・SlackやChatworkなどのグループウェア
・スケジュール、タスク管理ツール
・各種クラウドソフト
etc.

外出先では、スマホやタブレットでソフトを操作するかもしれません。また、1分間に50文字を打つぐらいのタイピングもマスターしておきましょう。

コミュニケーションスキル

秘書というのは、上司はもちろん、取引先や社内の従業員とも関わる機会が豊富にあります。よって、相手の求めることを理解し、それに応えるためのコミュニケーションスキルも求められます。

これに関連して、ビジネスマナーもきちんとマスターしておきましょう。

スケジュール管理能力

秘書にはスケジュール管理能力も求められます。自分だけでなく上司のスケジュールも管理することになるため責任は重大です。

ダブルブッキングやすっぽかしが起こると、社内外へさまざまな迷惑をかけてしまいます。逆に、予定を把握した上で準備を整えることができれば、上司からの信頼はドンドン上がっていくでしょう。

柔軟な対応力

オンライン秘書は、先述したとおり仕事内容が幅広く、業務中に想定外の事態が起こることも多々あります。このような時に、慌てず臨機応変に対応できる柔軟さが必要です。

クライアントの状況に合わせて仕事に優先順位を決め、冷静に対応しましょう。そうすれば信頼度が高まり、さまざまな仕事を任せてもらえるようになります。

問題やトラブルが起きても動揺せず、テキパキと処理できる能力を持つ人が求められます。

秘書に資格は必要？

秘書には資格がなくともなれます。

秘書関連のメジャーな資格として「秘書検定」がありますが、必ずしも就職や転職で評価されるとは限りません。ただ、ビジネスマナーを習得するのに役立つことは間違いないため、2級以上であれば取得を目指すのはおすすめです。

ほかの資格だと、企業によってはTOEIC/TOEFLに代表される語学系の資格が評価されることもあります。

未経験でも秘書になれる？

秘書は未経験の方でも十分になれる可能性のある仕事です。

ただし、仕事の性質上、バックオフィス業務の経験すらない場合には厳しくなります。一般事務や営業事務、受付事務などの経験は欲しいところです。

また、企業は即戦力の秘書を求める傾向にあるため、未経験可の求人は少なめです。したがって、根気強く仕事探しをする忍耐力も必要になってきます。

秘書に向いている人

ここまでの内容を踏まえ、秘書に向いているのはどんな人か紹介します。

・人と接するのが好き
・影からサポートするのが性に合う
・細かい気遣いができる
・管理能力に長けている
・イレギュラーへ柔軟に対応できる
・几帳面なほうだと言われる
・愛想が良いとよく言われる

当てはまらないとNGというわけではないものの、多く当てはまるほど秘書への適性が高いといえます。

フジ子さんでは秘書業務を担っていただけるワーカーさんを募集中！

画像：フジ子さん採用サイト

当ブログを運営する「フジ子さん」では、クライアントの秘書業務を担っていただける、完全在宅のワーカーさんを募集しています。

OJTやトレーニングが充実しているので、初めて在宅勤務をする方でも安心です。最初は先輩アシスタントの補助からはじまり、少しずつ本業務も担当していただきます。また、チームを組んで案件にあたるため、プライベートの急用にも柔軟に対応できます。

在籍するワーカーさんは、フリーランスや子育て・介護と兼業の方がメイン。みなさん充実した働き方をしています。興味のある方は、ぜひ求人詳細をご覧ください。

【フジ子さんの求人詳細はこちらから】

まとめ

今回は「秘書になるには」をテーマに、仕事内容や求められるスキルなどを紹介しました。

上司の側で組織運営を支えるというのは、秘書ならではのやりがいです。細かい点にまで気を配る必要のある仕事ですが、最初から業務を完璧にこなせる人はいません。実際にやってみないと分からないことも多いので、秘書にチャレンジしてみたい方は積極的に求人を探してみましょう。

本記事が参考になれば幸いです。