オンライン秘書になるには?仕事内容や求められるスキル、おすすめ求人などを紹介

在宅で仕事が完結するオンライン秘書。リモートワークを導入する企業が増える中、需要が拡大中です。

ただ、一言でオンライン秘書と言っても仕事内容は幅広く、事務作業や経理、WEB系など多岐にわたります。

オンライン秘書について「資格は必要?」「1日の流れは?」「未経験でもなれる?」など疑問をお持ちの方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、オンライン秘書の仕事内容から給与体系、1日の流れを解説し、必要な資格やおすすめの求人を紹介していきます。

オンライン秘書の主な仕事内容

秘書と聞くと、役員や経営陣のスケジュール管理・来客への対応・諸方面への連絡といった仕事をイメージしますよね。

しかしオンライン秘書の仕事は、そのイメージとは少し異なります。

オンライン秘書は、本来の秘書業務では関わることのない経理やWEB系の作業も多く、オンラインで完結する業務がメインです。

この項では、オンライン秘書の主な仕事内容を解説します。

一般的な秘書業務

オンライン秘書の仕事は、下記のような一般的な秘書業務も主な仕事です。

・アポイント調整で外部と電話やメールで連絡
・スケジュール管理や調整をGoogleカレンダーで管理
・会議室や会食時のお店の予約・準備
・クライアントからのメール・電話対応
・上司の業務に関する書類作成
・飛行機やホテル予約・手土産の準備など各種手配業務

このような秘書業務は、オンライン秘書の場合すべてネット上で完結します。

顧客の多くは「秘書を雇う余裕はないけど、スケジュール管理や細かい手配業務や連絡をまとめてくれる人が欲しい」と思うベンチャー企業の社長や、打ち合わせの多いフリーランスです。

上司にお茶出しすることはありませんし、手土産の手配もネットで発注します。電話やメールの対応はあれど、直接上司に同行するような業務はありません。

一般事務

オンライン秘書は「オンライン事務」とも呼ばれ、一般事務も主な仕事内容のひとつです。例えば、以下のような仕事を行います。

・各種書類の作成
・資料作成
・電話やメール対応
・データ入力
・リサーチ業務
・翻訳
・窓口業務(顧客のクレームや問い合わせ対応)

通常の一般事務でも企業によって仕事内容が異なるように、担当するクライアントに合わせてさまざまな業務を担うのがオンライン秘書です。

ほかにも、求人広告の出稿・管理、面接スケジュール管理などの人事業務もあります。オンライン秘書の仕事は、企業のバックオフィス業務全般とイメージしていただくとわかりやすいかもしれませんね。

経理や総務

経理や総務を担当するオンライン秘書は、需要のある仕事です。以下のような、一般的な秘書業務から一歩踏み込んだ業務も担います。

・領収書や伝票の整理・管理
・見積書や請求書の発行
・経費精算
・振込管理・支払い代行
・給与計算
・売掛金、買掛金管理
・年末調整

経理・総務は会社を経営する上で非常に重要な業務ですが、手間や時間・人手が必要です。

「人を雇うほどでもないがコア業務に集中したい」という企業やフリーランスが増加し、経理・総務業務のアウトソースニーズが増えています。

参考:メリービズ、コロナ禍で大企業のアウトソースニーズが7倍に増加
参考:中小企業庁 第2部 小規模事業者のライフサイクルより「3アウトソーシングの活用」

経理・総務の実務経験者であれば、良い条件で働ける可能性があるので、ぜひチャレンジしてほしい分野です。

企業のブログやSNS運用

ほかには企業のブログやSNS運用など、WEB関連業務もオンライン秘書の仕事のひとつです。

・ECサイトの更新・運営
・ECサイトの受注処理・発送手配
・ブログ更新
・SNS投稿・運用
・ライティング
・ホームページ・バナー制作
・広告運用

SNSやWEBサイトで情報発信することは、企業の集客やブランディングに直結する重要な仕事です。

しかし、SNSやWEBサイトを頻繁に更新・管理することは大変です。日々の業務に追われて、なかなか手が回らないという企業が少なくありません。

そこでオンライン秘書が、WEB関連の業務を担うことも多くなりました。SEOの知識やマーケティング経験があれば理想的ですが、初心者でもできる業務が多いため、未経験者でもスタートしやすい仕事です。

オンライン秘書の給与体系

オンライン秘書の給与体系は、大きく分けると「時給制」と「固定給制」の2種類です。それぞれの相場を解説していきます。

時給制

時給制のオンライン秘書の給与相場は、1時間1,050円(税込)程度です。

時給は、スキルや経験で変動します。専門性の高い経理や人事、翻訳などの能力と実務経験があれば、1,500円(税込)以上もらえることも珍しくありません。

働いた分だけしっかりとお給料をいただけるので、以下のような方におすすめです。

・家事や育児のスキマ時間に仕事したい
・介護と両立したい
・副業で数時間だけ働きたい

固定給制

固定給制では、約18万円〜27万円くらいが相場です。標準労働時間8〜9時間で契約社員や正社員として働きます。と言っても、オンライン秘書ですから在宅勤務が主です。

固定給制で働くには、「特別なスキルや資格・実務経験があるか?」「リーダー候補か?」などいくつか条件がありますが、採用されれば安定した収入を得られます。

オンライン秘書の1日の流れ

次に、オンライン秘書がどのように働いているか、1日の流れを紹介します。

【とあるオンライン秘書(主婦)1日の流れ】

・6:30 起床 身支度・朝ごはんの準備・家事
・9:00 お仕事スタート メールチェックや返信(合計3時間)
・12:00 お昼ご飯 休憩・掃除・後片付けなど
・13:00 作業再開 打ち合わせ・各種手配・書類作成など(合計2時間半)
・15:30 子供帰宅 習い事の送迎や夕食
・19:30 作業再開 担当作業・明日の準備・メールチェック(合計3時間)
・22:30 自由時間 子供の宿題確認・お風呂・趣味などリラックスタイム・就寝

在宅勤務ですから、家事や育児とのバランスを取りやすく自分で時間調節できます。学校行事への参加もしやすく、子供が急に発熱しても自宅で看病しながら仕事できます。

担当している作業の納期さえ守っていれば、基本的に時間の拘束はなく、日中クライアントと連絡が取れればOKです。

ネット環境が整いパソコンがあれば仕事ができますから、「旅先で仕事をする」といった自由な働き方を実現しているオンライン秘書も珍しくありません。

オンライン秘書に求められるスキル・能力

「オンライン秘書になりたいけどスキルや能力は必要?」といった疑問をお持ちの方へ、オンライン秘書に求められるスキル・能力を解説します。

PCスキル

オンライン上で仕事を受注し完結するオンライン秘書は、基本的なPCスキルが必要です。

パソコンが使えないと、オンラインでの仕事は難しいでしょう。しかし、プログラミングやエンジニアのような専門性の高いスキルではなく、基本的な作業ができれば大丈夫です。

多くの企業が使用する、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトを使えれば問題ありません。また、zoomやmeetなどWEB会議ツールやslack、chatworkなどのコミュニケーションツールに対応できればより安心です。

初めてのツールでも、Googleで検索して自分で問題解決できるようなPCスキルがあれば、オンライン秘書として活躍できます。

コミュニケーションスキル

オンライン秘書にも、クライアントや顧客とのやり取りは必ずあります。ですから円滑にコミュニケーションを取れることは絶対条件です。

報連相や敬語の使い方はもちろん、オンライン秘書は主にメールやチャットを使った連絡になりますので、テキストコミュニケーションを磨いておく必要があります。

また、企業やクライアントのサポート業務が主ですから、相手がストレスを感じないような気遣いも必要です。

クライアントが「どうすれば快適にコア業務に徹することができるのか」を考え、先んじてサポートできれば、継続して仕事を任せてもらえるでしょう。

スケジュール管理能力

オンライン秘書は、スケジュール管理能力も必須です。

物事を几帳面に管理できなければ、「ダブルブッキング」や「予定を伝え忘れる」などクライアントに迷惑をかけてしまいます。

また、自身のスケジュール管理がずさんな人はキャパオーバーになり「締め切りに間に合わない」「予定していた仕事ができない」といったトラブル招くことになるでしょう。

これでは、クライアントの業務をサポートするどころか、余計な仕事を増やしてしまいます。オンライン秘書は自由に働ける反面、自分とクライアントのスケジュール管理がきちんとできる人でなければ務まりません。

柔軟な対応力

オンライン秘書は、先述したとおり仕事内容が幅広く、業務中に想定外の事態が起こることも多々あります。このような時に、慌てず臨機応変に対応できる柔軟さが必要です。

クライアントの状況に合わせて仕事に優先順位を決め、冷静に対応しましょう。そうすれば信頼度が高まり、さまざまな仕事を任せてもらえるようになります。

問題やトラブルが起きても動揺せず、テキパキと処理できる能力を持つ人が求められます。

未経験でもオンライン秘書になれる?

「秘書」と聞くと、高いスキルと経験が必要なイメージですが、オンライン秘書は未経験でもチャレンジできます。

先述したとおり、経理や総務などの経験者の方が、採用時に有利な仕事も少なくありません。しかしオンライン秘書の業務内容は幅広いため、クライアントの役に立てるスキルが1つでもあればアピールできます。

例えば、特別なスキルはないものの、SNS投稿や記事作成が得意なら未経験でも採用される可能性があるでしょう。

また、WordやExcel、PowerPointなどOfficeソフトの資料作成が難なくこなせ、スピードも早ければ、事務作業を一手に引き受けることも可能です。

経理経験がなくても高いPCスキルを持っているなら、伝票整理や会計ソフトの記帳などはすぐに覚えられるはずです。

オンライン秘書は、未経験でも活躍できるチャンスが十分ありますので、経験や資格がないと諦めず、ぜひチャレンジしてみてください。

オンライン秘書に資格は必要?

オンライン秘書に資格は必要ありませんが、取得しておくと採用に有利になることもあります。

この項では、オンライン秘書になるために「あると望ましい資格」をいくつか紹介していきますので、チェックしておきましょう。

秘書検定

出典:ビジネス系検定公式サイト

「秘書検定」は、実務技能検定協会が実施する民間資格です。文部科学省後援の資格で年間約12万人が受験しています。

ビジネスマナーや、秘書業務の知識を身につけるための資格です。社会人だけではなく、高校生や大学生にも広く認知されています。

秘書検定は秘書業務だけに限定せず、一般事務など企業で働く際に必要な知識や冠婚葬祭のマナーを学べるとあって幅広い世代に人気です。

受験料も他の資格に比べて安く、独学でも勉強できるので、取得しておくとオンライン秘書の仕事に役立ちます。

3級、2級までは、社会人として一定のマナーを身につけたと認知されます。最低でも2級、準1級を取得すれば、採用により有利になるでしょう。

【受験要項】

資格の種類 民間資格
資格級 3級、2級、準1級、1級
受験資格 年齢・学歴制限特になし
受験料 3級:2,800円2級:4,100円準1級:5,300円1級:6,500円

秘書検定はこちらから

日商PC検定

出典:日商PC検定公式サイト

「日商PC検定」は、パソコンソフト等によるビジネス文書の作成能力や、業務データの処理分析・能力を問う試験です。

累計受験者数7,700万人を誇る商工会議所が実施する資格試験で、取得すれば企業実務に必要とされるIT・ネットワークの知識、スキルをアピールできます。

勉強しながらパソコンスキルを身につけられるので、オンライン秘書を目指す方におすすめです。

資格級は、3級・2級・1級の3つ。3級・2級は全国の試験会場で日々行われており、何度でも受験可能です。1級は年2回の決められた試験日しか受けられません。

オンライン秘書で活用したい場合は、最低でも2級の取得を目指しましょう。

【受験要項】

資格の種類 公的資格
資格級 3級、2級、1級
受験資格 年齢・学歴制限特になし
受験料 3級:5,140円2級:7,200円1級:10,290円

日商PC検定はこちらから

日商簿記

出典:日商簿記公式サイト

特に採用率をあげられる資格が「日商簿記」です。

日商簿記は商工会議所が実施する試験で、経理業務の実務能力を証明する資格として企業の採用基準に取り入れられています。

実務経験がなくても簿記2級を取得していれば、仕分けの知識があると認められ、経理に採用されることも多いようです。

日商簿記試験は初級・3級・2級・1級と分かれており、実務で通用するのは3級以上と言われています。経理職につくなら、最低でも2級は必要です。

2級までなら独学で取得可能なため、在宅で経理の仕事をしたい方は取得しておいて損はありません。簿記の知識を身につければ、一般企業への就職や転職にも有利です。オンライン秘書のキャリアアップにもつながります。

経理専門のオンライン秘書として長く活躍したい方は、難関の1級取得を目指しましょう。

【受験要項】

資格の種類 公的資格
資格級 初級、3級、2級、1級
受験資格 年齢・学歴制限特になし2級や1級からの受験や、
1・2級、2・3級の併願受験も可能
受験料 3級:2,850円2級:4,720円1級:7,850円

日商簿記試験はこちらから

オンライン秘書になるには?おすすめ求人5選

未経験からオンライン秘書を目指す方は、個人でいきなり案件を探しても採用される確率は少なく、運良く採用されたとしても単発の安価な仕事しか得られないでしょう。

これでは収入が安定しないどころか、案件探しだけで疲弊してしまいます。

まずはオンライン秘書としてスキルアップすべく、サポートや研修体制が整っている会社を選ぶと安心です。

この項では、未経験でオンライン秘書を目指す方におすすめの求人を5つ紹介します。

フジ子さん

出典:フジ子さん公式サイト

当ブログを運営する「フジ子さん」では、完全在宅のオンラインアシスタントと、リーダー候補を募集しています。

オンラインアシスタントとオンライン秘書は呼び方の違いだけで、同じ職業です。

事務的な業務のほか経理補助、総務補助、秘書、翻訳作業、WEBサイト運営など、バックオフィス全般の仕事を豊富に揃っています。

特別なスキルがなくても、得意な分野が1つでもあれば応募可能です。フジ子さんでは、未経験者の方でも安心して働けるよう研修・トレーニング制度が整っており、頼れる先輩たちのサポートも充実しています。

少しずつ仕事に慣れながら案件数を徐々に増やしていけますので、不安なくスタートできるでしょう。

「初めてで心配だけどオンライン秘書をやってみたい」と思う方はぜひご応募ください。

募集職種 オンラインアシスタントリーダー候補
作業内容 事務的な作業/経理補助/総務補助/秘書/翻訳作業/WEBサイト運営
/画像加工/企画書作成/動画編集/データ入力など
必須スキル 1年以上の社会経験のある方新しいITツールを使うのが得意・好きな方
Excel関数、Powerpointが不自由なく使える方
作業時間 営業時間内(9:00~18:00)に連絡が取れる作業は24時間可能
基本報酬・待遇 時給1,000円(税込)~ ※トライアウト、
トレーニング期間中は時給900円(税込)
働き方 完全在宅勤務

フジ子さんへの応募はこちらから

キャスタービズ

出典:キャスタービズ公式サイト

キャスタービズ」は、経理・秘書・人事・WEB運用をはじめとするサポート業務のオンラインアシスタントサービスです。

現在、以下の仕事を募集しています。

・完全在宅の秘書(フレックスタイム制の契約社員)
・デザインやWEB制作のクリエイティブ業務スタッフ(業務委託時給制)
・会計・経理スタッフ、人事労務スタッフ

ほかにも、採用業務やWEB広告に関わる仕事など多数の求人を掲載しています。

キャスタービズは、契約社員や正社員登用の可能性もあり、採用されると収入が安定しやすいところがメリットです。

そのほかの職種もHP上で随時募集されますので、マメにチェックしておくとよいでしょう。

募集職種 経理・秘書・人事・WEB運用・採用業務やWEB広告など
作業内容 各職種により異なる
必須スキル 各職種により異なる
作業時間 契約社員の場合は8:00~19:00の間で実働8時間雇用形態により異なる
基本報酬・待遇 時給制の場合:1,050円(税込)~契約社員の場合:195,000円〜
働き方 完全在宅勤務

キャスタービズへの応募はこちらから

HELP YOU

出典:HELP YOU公式サイト

HELP YOU」は、総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業の、株式会社ニットが運営するオンラインアシスタントサービスです。

経理・財務、人事、営業事務、提案資料作成、マーケティング、ECサイトなど、幅広い職種を募集しています。多数の職種から仕事を選べるので、得意分野を活かして働けます。

クライアントは、大手企業からベンチャー企業まで300社以上と取引があります。さまざまな企業の仕事を通してスキルアップが可能です。1つの仕事をチームで担うため、負担が少なく未経験者でも安心して始められます。

募集職種 スタッフ
作業内容 経理/財務/人事/営業事務/提案資料作成/マーケティング
/ECサイト作業/メディア運用など
必須スキル 3年以上の社会経験(企業への就業経験)がある方
Word/Excel/PowerPointのいずれかを業務上、使用した経験がある方
作業時間 稼働時間自由
基本報酬・待遇 時間単価1,015円(税込)~
経験スキルによる
働き方 完全在宅勤務

HELP YOUへの応募はこちらから

ビズアシスタントオンライン

出典:ビズアシスタントオンライン公式サイト

ビズアシスタントオンライン」は、日本最大のクラウドソーシング、クラウドワークスが運営するオンラインアシスタントサービスです。経歴やスキルからひとりひとりにあった仕事を紹介してもらえます。

長期的な案件が多く、稼働や契約などに関する疑問やトラブルには事務局が手厚くサポート。業務内容は、データ入力、資料作成などの事務作業から翻訳などのバイリンガル業務、カスタマーサポート事務やWEB系のお仕事など数多く揃っています。

月30時間・50時間以上のまとまった仕事をもらえるので、収入が安定しやすいところも大きな魅力です。

募集職種 オンラインアシスタント
作業内容 営業・一般事務/カスタマーサポート業務/経理業務/
採用業務/PowerPointでの提案資料の作成/ライティング/ランディングページ制作/
バナー制作/画像加工・トリミング/チラシ・ポスター制作/各種WEB広告運用など
webマーケティングなど
必須スキル *事務では必須スキルExcel・Word・PowerPointスキル
作業時間 月30時間〜50時間※稼働時間帯の指定は案件により発生する場合あり
基本報酬・待遇 800円 〜 4,000円
働き方 完全在宅勤務

ビズアシスタントオンラインへの応募はこちらから

スーパー秘書

出典:スーパー秘書公式サイト

スーパー秘書」は、ガイアモーレ株式会社が提供する、小規模ビジネスの経営者のためのオンライン秘書サービスです。

現在、下記の3つの業務スタッフを募集しています。

・秘書、経理、ライティングなどのオンライン事務アシスタント
・WEB制作、各種デザインなどのクリエイティブ業務
・クライアント窓口や秘書スタッフマネージメント

短い時間の仕事も多いため、オンライン秘書を本業とするフリーランスから、派遣やパートの副業として働く主婦まで、多くの在宅ワーカーに支持されています。

報酬は時給制のほか、納品物に対して1件5,000円など成果報酬もあります。スキマ時間に作業できるなど、副業として働きやすいところがポイントです。

募集職種 オンライン事務アシスタントクリエイティブ業務秘書スタッフマネージメント
作業内容 アシスタント業務(事務・経理・総務)/WEB制作/
Illustrator、Photoshopを用いたデザイン編集/セミナー動画の編集/
クライアントとの打ち合わせ、業務整理などのコーディネート業務
必須スキル マイクロソフトオフィス(Word・Excel)完備
ウィルス対策ソフト(有料)完備
作業時間 週に数日、平日昼間に作業できる方、クリエイティブ業務は自由
基本報酬・待遇 時給制と成果報酬型で案件により異なる
働き方 完全在宅勤務

スーパー秘書への応募はこちらから

まとめ

本記事では、オンライン秘書の仕事内容から給与体系、必要なスキルや能力、資格などを解説しました。

オンライン秘書の仕事内容は幅広く、未経験者でも十分活躍できます。求められるスキルは、基本的なPCスキルのほかコミュニケーション能力やスケジュール管理能力、柔軟な対応力などです。

未経験からオンライン秘書を目指す場合、ビジネスマナーを学べる秘書検定やPCスキルを身につけられる日商検定試験に挑戦すると有意義な勉強になります。

資格は必ずしも必要ありませんが、持っておくと採用率や案件獲得率もアップするでしょう。

未経験からオンライン秘書になりたい方は、本記事で紹介した求人を参考にぜひチャレンジしてみてください。