働き方改革の推進とコロナ禍によって、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、新しい試みを始めるにあたって、必ず問題は出てくるもの。
実際にテレワークを導入してみて、
・対面のコミュニケーションと感覚が違う
・労働時間の管理が難しい
など、従来はなかった課題が出てきている企業も多いでしょう。とはいえ、テレワークは今後需要がさらに高くなっていくでしょうし、解決策を早いうちから練っていかなければなりません。
本記事では、テレワークでありがちな課題と、その対策について解説していきます。
テレワークでありがちな課題：マネジメント編
企業目線では、テレワークによってどんな課題が出てきているのでしょうか。まずはこの点から見ていきましょう。
1：勤怠管理がしにくい
1つめは勤怠管理です。
会社に出社する形態なら出勤時と退勤時に打刻すれば問題ありませんでしたが、在宅だと時間管理が社員任せになってしまいます。これでは、時間内にきちんと働いてくれているか、時間外労働をしていないかなどを把握しにくいでしょう。
かといって、常にWebカメラで監視するようなことはしたくありませんよね。
このように、勤怠管理はテレワークでよくある問題なのです。
2：ラポール形成が難しい
2つめは、ラポール形成が難しい点です。
ビジネスにおけるラポール形成とは「信頼関係を構築すること」。
仕事をするにあたって、同僚や上司・部下、取引先との信頼関係は欠かせませんよね。周囲との関係が良いと気分良く働けますし、生産性も高まるでしょう。
その信頼関係を築くのに、職場で毎日のように顔を合わせたり、何気ない雑談をし合ったりするのが大切なのです。しかしリモートワークでは、それらが難しくなります。
テレワーク中、周りと離れている感じがした方も多いでしょう。この点も、テレワークでありがちな問題です。
3：セキュリティ面に不安がある
3つめはセキュリティ面の問題です。
テレワークでは、家や家以外の場所で仕事をすることになるため、書類や情報の紛失または流出のリスクがあります。セキュリティ意識の低い人だと、自宅用のPCにウイルス対策をしていなかったり、信用度の低いサイトにアクセスするのに抵抗を持っていなかったりすることも。
会社のPCなら会社側で対策できますが、自宅用となると難しいのが現状です。
テレワークでありがちな課題：社員編
マネジメント側だけでなく、社員側もテレワークに戸惑っている人は多いです。次に、社員目線でよくあるテレワークの課題も見ていきましょう。
1：対面でないコミュニケーションが困難
1つめは、コミュニケーションが困難な点。前述のラポール形成の話とも関連します。
テレワークでは、やりとりにチャットツールを使うのが一般的です。その際、
・誰が何をしているのか、メンバー間で確認しづらい
・数字などを用いる場合、文章だと説明しにくい
などの問題が起きやすくなります。対面なら簡単なことでも、リモートだと案外やりにくいのです。
2：オンとオフの切り替えがしにくい
2つめは、オンとオフの切り替えがしにくいこと。
会社だと、出退勤でオン・オフの切り替えができますよね。しかし、ずっと家にいると気持ちの切り替えができず、仕事にまったく集中できない・いつまでも仕事を続けてしまうといったことが起こりえます。
自己管理の範囲ではありますが、「この仕事を終えたら一切仕事には触れない」「このタスクが終わるまでほかのことはしない」と決めて業務に取り組むのが大切です。
3：書類の認可が遅くてイライラ
3つめは、書類の認可が遅いこと。
会社に出社する場合、書類の認可が欲しいときは担当者の席に書類を持っていき、その場で印鑑を押してもらうだけで済みます。しかし、テレワークだと上司にメールなどで連絡を取って、書類を上司のもとに送付しその返信を待たなければいけません。
書類が認可されるまで業務が滞ってしまうこともあるので、それがストレスになる人もいます。
4：社内ネットワークにアクセスできない
4つめは、社内ネットワークにアクセスできないこと。
リモートで社内ネットワークへアクセスできないと、そこにあるデータが必要な場合は出社して許可を取ったうえでデータを持ち出さなければいけません。
とはいえ外部からのアクセスにはセキュリティリスクがあり、簡単に開放するわけにもいかないのが問題です。
テレワークの課題を解決する対策
これまで企業が抱えるテレワークの課題を見てきましたが、これらはどのような手段で解決できるのでしょうか。確認していきましょう。
勤怠管理システムの導入
勤怠管理システムを導入し、テレワークでも勤務状況をしっかり把握できるようにしましょう。マネジメント側も社員側も、勤務時間やタスクなどを一括管理できるようになります。
勤怠管理システムはPCで操作するものが多いですが、スマホやタブレットなどでも使えるようにすれば、より便利になるでしょう。あわせて、出勤前・退勤後は社内システムにアクセスできないようにするといった手もありますね。
会議やチャットのシステム導入
テレワークをするにあたって、メールだけで業務を行うのはハードです。迅速なコミュニケーションの手段として、Web会議システムやチャットツールも導入しましょう。
Slack、チャットワーク、Discord、Google Meet・Chatなどがありますね。
また、業務に関する話題だけでなく雑談も交えれば、リモートでもコミュニケーションを深められます。
セキュリティ教育実施や社内用クラウド導入
テレワーク導入時、社員へのセキュリティ教育は必須です。用いるPCは必ず会社から支給されたものだけにする、自宅用PCで仕事のデータは開かないなどの対策を伝えましょう。
社内システムをクラウド化するのも、セキュリティ対策に繋がります。クラウドは常にデータセンターがデータを管理してくれるので、紛失の可能性は限りなく低いです。スマホやタブレットなどでも、クラウドなら簡単にアクセスできるのも便利な点です。
ペーパーレス化・印鑑の廃止
書類紛失のリスク軽減や承認手続きの簡易化には、ペーパーレス化や印鑑廃止が有効です。
ペーパーレス化は以前から世間で活発になっていますし、印鑑廃止は昨今の行政機関でも議論されていますね。社外向けの書類などのように、既存のやり方を続ける場合もあるとは思いますが、できるところから始めていきましょう。
まとめ
今回は、テレワークでありがちな課題と、その解決方法を解説してきました。
テレワークは導入している企業が増えはじめている段階にあり、その分課題が表面化しやすいといえます。課題にしても企業によって異なり、自社に合った取り組みが大切になります。
まずは自社の課題を洗い出し、試行錯誤しながら解決を目指しましょう。
