企業の競争力強化や生産性向上が求められるなか、業務改善とDX（デジタルトランスフォーメーション）は重要な経営課題として注目されています。従来の業務改善は、現場のムダや非効率を可視化し、最適化を図る取り組みとして広く行われてきました。
一方で、近年はデジタル技術を活用し、業務プロセスや組織構造そのものを変革するDXの必要性が高まっています。
しかし、DXと業務改善の関係や役割分担を明確に理解し、実践へと結びつけている企業はまだ多くありません。両者を適切に組み合わせることで、単なる効率化にとどまらず、企業全体の変革と持続的な成長を実現することが可能になるでしょう。
本記事では、業務改善とDXの基本的な考え方から、導入のステップ、具体的な成功事例、導入を成功させるためのポイントを解説します。
目次
業務改善とDXの関係を理解する
業務改善とDXはいずれも企業の成長や競争力向上に欠かせない取り組みですが、その役割や進め方は異なります。両者の関係を理解するためには、まずそれぞれの基本的な考え方を整理することが重要です。ここでは、業務改善とDXの定義や特徴、両者の違いと補完関係について見ていきます。
| 項目 | 業務改善 | DX |
| 取り組みの方向性 | 既存の業務プロセスを見直し、ムダや非効率・属人化をなくす | デジタル技術を活用し、業務のあり方や組織・ビジネスモデルを抜本的に変える |
| 主な目的 | 現在の仕組みを「より良くする」 | 将来を見据えて「あるべき姿へ変える」 |
| 進め方 | 小さな改善を継続し、現場の課題を整理しながら最適化 | データ活用や新しい価値提供を通じて、全社的に変革を進める |
| 関係性 | 改善基盤を整えて、DXの準備となる | 業務改善で整えた土台の上で変革を加速させる |
そもそも業務改善とは何か
業務改善とは、日々の業務の中に存在するムダや非効率、属人化などの問題点を明確にし、より良いプロセスへと改善していく取り組みを指します。
具体的には、
- 業務フローの見直しや標準化
- 作業手順の最適化
- ツールの活用による自動化
などが代表的な手法です。
目的は、生産性や品質の向上、コスト削減、従業員の負担軽減など多岐にわたります。
業務改善は一度きりの施策ではなく、継続的に見直しと改善を重ねることで、企業全体のパフォーマンス向上につながるものです。特に、現場の声を反映しながら小さな改善を積み重ねていくことが、長期的な成果を生むカギとなります。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の基本
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスや組織、ビジネスモデルを抜本的に変革し、企業の競争力を高める取り組みを指します。
単なるITツールの導入にとどまらず、デジタルを起点に業務のあり方や意思決定の仕組みそのものを見直すことが特徴です。
具体的には、
- クラウドやAI、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの活用
- データの活用による経営判断の高度化
- 新しい価値提供モデルの構築
などが挙げられます。
DXは一度の導入で完結するものではなく、企業文化や人材育成も含めて、長期的かつ全社的に進めることが求められます。
業務改善とDXの違いと補完関係
業務改善とDXは目的が共通している部分もありますが、アプローチやスコープには明確な違いがあります。
業務改善は、既存の業務プロセスを見直し、ムダや非効率を削減して最適化を図る取り組みです。一方、DXはデジタル技術を活用し、業務そのものや組織構造、ビジネスモデルを変革することが目的です。
つまり、業務改善が「現在の仕組みをより良くする」ことに焦点を当てているのに対し、DXは「将来のあるべき姿へと変える」取り組み。両者は対立するものではなく、補完し合う関係にあるといえます。
業務改善によって現状の課題を明確にし、改善基盤を整えることで、DXによる抜本的な改革がより効果的に進められるでしょう。
なぜ今、DXを活用した業務改善が重要なのか
近年、企業を取り巻く環境は急速に変化しており、従来型の業務改善だけでは対応しきれない課題が増えています。人手不足の深刻化や働き方の多様化、デジタル技術の進化など、企業が競争力を維持・強化するためには変革が不可欠です。
ここでは、社会的背景や企業競争力の観点、そしてアナログ業務の限界を踏まえ、DXを活用した業務改善が重要とされる理由を整理します。
社会的背景と企業競争力の観点
少子高齢化による労働人口の減少や、働き方改革の推進、テクノロジーの進化など、企業を取り巻く社会環境は大きく変化しています。特に人手不足は多くの企業にとって深刻な課題となっており、従来のやり方だけでは業務を維持・拡大することが難しくなっています。
こうした状況の中で、DXを活用した業務改善は競争力を高める有効な手段です。デジタル技術によって業務効率化や生産性向上を図ることで、限られた人員でも高い成果を上げる体制を構築できるようになるでしょう。
また、変化の激しい市場環境に柔軟に対応し、企業の成長基盤を強化することにもつながります。
アナログ業務の限界
多くの企業では、いまだに紙やExcel、電話・FAXなどを中心としたアナログな業務が数多く残っているのが現実です。これらの業務は属人化しやすく、担当者の不在や異動によって業務が滞るリスクを抱えています。
また、情報共有や承認に時間がかかることで、意思決定のスピードが遅れる要因にも……。
さらに、アナログ業務ではデータの蓄積や活用が十分に行えず、業務改善や経営判断に活かしきれないという課題もあります。
こうした構造的な問題は、人手不足や市場環境の変化が進む現在において、企業の成長を阻む大きな障壁。そのため、アナログ業務の限界を認識し、デジタルへの転換を進めることが急務です。
DXによる業務プロセス改革の必要性
DXを活用することで、従来の業務プロセスを根本から見直し、生産性や柔軟性を飛躍的に高められるでしょう。
単にツールを導入するだけではなく、業務全体の流れを再設計し、デジタルを前提とした仕組みに変えることが重要です。これにより、人的リソースに依存しない持続的な業務運営体制を構築できます。
また、デジタル化によってデータの蓄積・分析が容易になり、リアルタイムでの意思決定や改善サイクルの高速化が叶うでしょう。市場や顧客ニーズの変化に迅速に対応できる企業体質をつくるためにも、業務プロセスの改革は避けて通れないステップです。
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【5ステップ】業務改善×DXの進め方
DXを活用した業務改善を進めるには、場当たり的なツール導入や個別の施策だけでは不十分です。全体の流れを踏まえ、計画的に進めることで初めて効果が最大化されます。
ここでは、業務改善とDXを効果的に組み合わせるための5つのステップをご紹介します。現状把握から改善サイクルの定着まで、一連の流れを整理して進めていきましょう。
ステップ1：現状把握と課題の洗い出し
DXを活用した業務改善の第一歩は、現状の業務プロセスを正確に把握し、問題点を明確にすることです。
業務内容や担当者、使用しているツール、処理にかかる時間などを洗い出し、全体像を可視化します。これにより、属人化や重複作業、ボトルネックとなっている箇所が浮き彫りになるはずです。
現場の声を丁寧に拾い上げることも重要です。実務を担う担当者だからこそ把握している非効率や改善余地が多く存在します。定量的なデータと現場の感覚の両方を組み合わせることで、精度の高い課題抽出ができるでしょう。
ステップ2：改善領域の選定と優先順位付け
現状の課題を洗い出したら、次に重要なのが改善すべき領域の選定と優先順位付けです。すべての課題に一度に取り組むのは現実的ではないため、業務全体への影響度や改善効果、実現の容易さなどを基準に整理します。
特に、影響範囲が広く業務効率やコスト削減に大きく寄与する領域から着手すると、早期に成果を上げやすくなるでしょう。優先順位を明確にすることでリソースの分散を防ぎ、改善活動を計画的かつ効果的に進められるはずです。
ステップ3：デジタル技術・ツールの活用
改善すべき領域が明確になったら、課題に適したデジタル技術やツールを選定・導入します。単に最新のツールを導入するのではなく、現場の業務フローや課題にフィットするかどうかを重視することが重要です。
例えば、
- RPAによる定型業務の自動化
- クラウドシステムによる情報共有の効率化
- データ分析ツールによる意思決定の高度化
など、目的に応じた選択が求められます。
また、導入時には操作性や既存システムとの連携性も考慮しなければなりません。現場が無理なく活用できる環境を整えることで、デジタル化の効果を最大限に引き出せるでしょう。
ステップ4：社内体制の整備と運用設計
ツールを導入しただけでは業務改善は定着しません。改善を継続的に進めるためには、社内体制の整備と運用設計が不可欠です。
まず、DX推進の責任者や各部門の担当者を明確にし、役割分担を整理しましょう。組織全体で共通の目的や方針を共有し、協力体制を築くことが重要です。
あわせて、
- ツールやシステムの運用ルール
- 情報共有の方法
- 改善提案のフロー
などを具体的に設計し、現場で迷わず運用できる仕組みを整えてください。
こうした体制とルールが整っていることで、改善施策を一過性の取り組みで終わらせず、継続的な効果につなげられます。
ステップ5：効果測定と改善サイクルの定着
施策を実施した後は、効果を正確に測定し、改善サイクルを定着させることが重要です。導入したツールやプロセスが本当に成果につながっているかを、定量的な指標と現場の声の両面から評価します。
例えば、工数削減率や処理スピード、エラーの減少、従業員の満足度などを継続的に確認するとよいでしょう。
また、効果測定の結果を踏まえ、必要に応じてプロセスの見直しやツールの調整を行い、改善を繰り返していくことで、組織全体に改善文化が根付いていきます。
DXを活用した業務改善の成功事例
DXを活用した業務改善は、多くの企業で具体的な成果を上げています。
ここでは、大企業と中小企業それぞれの事例、さらにツール導入をきっかけに業務改善を実現した具体例をご紹介します。自社の状況に近い取り組みを参考にすることで、導入のヒントや成功のポイントを見つけやすくなるでしょう。
大企業における業務プロセス改善事例
大企業では、組織規模の大きさや業務の複雑さから、DXの推進にあたって全社的な基盤づくりが重要です。NTTグループはその代表的な事例。2018年からDXに本格的に取り組み始め、まずはビジネスプロセスの可視化と見直しを出発点としました。
具体的にはエンタープライズアーキテクチャ（EA）を活用し、業務・データ・システム・テクノロジー・ルールや組織文化といった要素に分けてビジネス構造を整理。共通の基盤をつくることで、グループ全体で改革を進めるための土台を築きました。
さらに、グループ各社が持つデータを標準化し、活用ルールを明確化するために、トップダウンとボトムアップの両面からデータ活用を推進。こうした取り組みにより、リモート型社会への移行に対応できる体制が整備されました。
データ活用による安全性と業務品質の向上
株式会社商船三井は、社内横断的にICTやデジタル技術を活用し、安全運航の高度化とヒューマンエラーの軽減に取り組んでいます。
運航船約150隻から実海域での詳細な航海データや機関データを収集し、クラウド上のデータプラットフォームに蓄積。この膨大なデータをもとに、運航状況を高度にモニタリングできる仕組みや、推進性能を分析するアプリケーションを独自に開発しました。
これにより、船舶と陸上拠点との連携が強化され、安全運航のさらなる向上と環境負荷の低減を両立しています。従来は人の経験や勘に頼っていた領域にデジタルを活用することで、業務品質の底上げとリスク低減を実現した好例です。
AIとクラウド活用によるインフラ業務のDX
株式会社ミライト・ホールディングスは、2030年を見据えた新たな成長戦略「MIRAIT ONE Group Vision 2030」を掲げ、データ活用を軸とした事業変革を推進。その一環として、水道事業の高度化を目的に、AIとクラウドを活用した水道管DXソリューションを展開しています。
この取り組みでは、水道事業体が保有する管路設備データや漏水履歴情報を活用し、AIによって水道管の破損リスクや劣化状態を予測。コストや対応優先度を考慮した計画策定を可能にしています。
さらに、クラウド施工管理やスマートメーターなど複数のソリューションを組み合わせることで、インフラ管理の効率化と地域社会の課題解決を同時に実現しました。
従来の点検・補修業務にデジタル技術を組み合わせることで、精度の高い予防保全とコスト削減を可能にした好例といえます。
導入を成功させるためのポイント
DXを活用した業務改善は、ツールを導入しただけで成果が出るものではありません。社内の理解や体制整備、運用設計など、複数の要素がかみ合ってはじめて効果を発揮するでしょう。ここでは、導入を成功させるために押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。
社内コミュニケーションで現場との温度差をなくす
DXを活用した業務改善を進めるうえで、経営層と現場の間に生じる認識のずれは大きな障壁。経営側が描く理想と、現場が直面する日々の課題との間に温度差があると、施策がうまく浸透せず、形骸化してしまうリスクがあります。
そのため、導入前から現場の声を丁寧に拾い上げ、改善の目的やメリットを共有することが重要です。
双方向のコミュニケーションを通じて信頼関係を築き、現場が主体的に取り組める環境を整えることで、導入後の定着や成果創出がスムーズに進みます。
DX人材・推進体制を確立する
DXを活用した業務改善を継続的に進めるには、専門知識を持つ人材と、それを支える社内体制の整備が欠かせません。
経営層が方針を示すだけでなく、現場と連携しながら改善を推進できる人材を確保・育成することが重要です。ITやデータ分析のスキルを持つ人材だけでなく、業務全体を俯瞰して最適な施策を設計できる人材の存在が成果を左右します。
また、部署ごとに分断されがちな情報や意思決定をつなぐために、横断的な推進チームや責任者を明確にしておくと効果的です。
役割や権限を整理し、社内全体で共通の目標に向けて動ける体制を整えることで、DX施策を一過性の取り組みではなく、組織の文化として根付かせられるでしょう。
社内への浸透と定着を意識した運用設計を行う
新しいツールや仕組みを導入しても、現場に定着しなければ期待する効果は得られません。運用設計では、現場の業務フローや利用環境に合わせ、誰もが無理なく活用できる仕組みをつくることが重要です。
例えば、
- 操作マニュアルの整備
- 研修の実施
- サポート体制の構築
など、現場が迷わず使える環境を整えることが定着への第一歩となります。
また、導入直後だけでなく、一定期間にわたって利用状況をモニタリングし、必要に応じて改善を重ねることも欠かせません。運用設計を丁寧に行い、社内全体で使いこなせる状態を目指すことで、DX施策の効果を長期的に維持できます。
小さく始めて改善を重ねる
DXを活用した業務改善は、一度に全社的な改革を行おうとすると失敗のリスクが高まります。最初から大規模に進めるのではなく、小さな領域から着手し、成果を確認しながら段階的に範囲を広げていくことが重要です。
スモールスタートによって、短期間で効果を実感できる成功事例を社内に作ることができ、他部署への展開や関係者の理解促進にもつながります。
また、実践の中で課題や改善点を明らかにし、柔軟に方針を修正できる点も大きなメリットです。小さく始め、改善を重ねながら最終的に全社へと浸透させることが、DX推進を着実に成功へ導くカギとなります。
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業務改善を前進させるには外部リソースの活用も有効
DXを活用した業務改善を自社だけで完結させようとすると、専門知識や人材の不足、リソースの限界といった壁に直面することも。
特に中小企業では、社内に十分なノウハウや専任担当者がいないケースも少なくありません。こうした場合、外部の専門家やサービスを活用することで、効率的かつ効果的にプロジェクトを前進させられます。
例えば、業務プロセスの可視化や改善提案、ツール導入支援などを得意とする外部リソースを活用すれば、自社では気づきにくい課題の抽出や実践的なノウハウの導入が可能です。
当ブログを運営する「オンラインアシスタント フジ子さん」では、業務改善やDX推進の実務を支援する在宅アシスタントサービスを提供しており、自社の人手だけでは難しい業務をサポートできます。
限られたリソースの中でも確実に成果を出すためには、社内と外部の力をうまく組み合わせることが重要です。
まとめ
業務改善とDXは互いの特性を理解し、組みあわせて活用することで企業の成長を大きく後押しします。現状把握から段階的な改善、デジタル技術の活用、社内体制の整備といった基本を丁寧に積み重ねることが、成果を生み出す近道です。
現場との連携や運用設計、スモールスタートなどのポイントを押さえれば、改善を一過性で終わらせず、継続的な変革につなげられます。
自社のリソースだけでは難しい場合は、外部の力を上手に取り入れるのも有効です。フジ子さんの在宅アシスタントサービスを活用すれば、DX推進や業務改善を実務面からしっかりと支援できるでしょう。
自社の課題に合った方法で、業務改善とDXを着実に前進させていくことが大切です。
