改善点とは？意味や洗い出し方・業務改善の進め方を解説

改善点とは、現状をよりよくするために見直し・修正・改良したほうがよい部分です。問題点が「現在起きている不具合」、課題が「解決のために取り組むべき事柄」なのに対し、改善点は「どこを見直せばよいか」という視点で整理できます。

本記事では、改善点の意味や類似する言葉との違い、具体的な洗い出し方をわかりやすく解説します。さらに、見つけた改善点を業務改善につなげる進め方や注意点もご紹介しますので、自社の業務を見直したい方は参考にしてください。

改善点とは？意味と他の言葉との違いは？

「改善点」はビジネスでもよく使われる言葉ですが、「問題点」「反省点」「課題」と混同されることがあります。それぞれ意味や使う場面が異なるため、適切に使い分けることが大切です。

まずは「改善点」の基本的な意味を押さえ、似た言葉との違いを確認していきましょう。

改善点の意味・読み方

改善点は「かいぜんてん」と読み、現状をよりよくするために、見直し・修正・改良したほうがよい部分を指します。必ずしも明確な問題が発生している箇所だけを指すわけではなく、「さらに効率化できる部分」や「より良い方法に変更できる部分」も改善点に含まれます。

例えば、業務に時間がかかっている場合、「申請手順が複雑」「同じ情報を複数のシステムへ入力している」といった部分が改善点として挙げられます。

改善点を明確にすることで、どこを見直せば業務を効率化できるのか、どのような対応が必要なのかを考えやすくなります。業務改善では、現在の状況を整理したうえで改善できる部分を具体的に見つけることが重要です。

改善点と問題点の違い

「問題点」は、現在発生している不具合や支障など、解決する必要がある部分を指します。一方、「改善点」は、現在よりもよい状態を目指して見直す部分という意味で使われます。

例えば、「問い合わせへの返信が遅れている」という状態は問題点です。その原因を確認した結果、「担当者ごとに対応方法が異なる」「問い合わせを管理する仕組みが整っていない」と判明した場合、それらが改善点として考えられます。

問題点を把握するだけでは、具体的な対応方法までは決まりません。問題が生じている背景を整理し、どこを見直すべきかまで具体化することで、改善策を検討しやすくなります。

改善点と反省点の違い

「反省点」は、過去の行動や結果を振り返り、よくなかった部分や見直すべき部分を指す言葉です。改善点と似ていますが、反省点は過去を振り返る意味合いが強い点に違いがあります。

例えば、プロジェクトの終了後に「情報共有が遅れた」「スケジュール管理が不十分だった」と振り返る内容は反省点です。その反省をもとに、「定例ミーティングを設ける」「進捗管理ツールを導入する」といった今後見直すべき部分を整理すると、改善につなげられます。

反省点を挙げるだけで終わらせず、次の行動に結び付ける視点を持つことが大切です。

改善点と課題の違い

「課題」は、目標を達成したり問題を解決したりするために、取り組む必要がある事柄を指します。

例えば、「請求書の発行に時間がかかっている」という問題に対して、入力作業の重複が改善点として見つかったとします。この場合、「入力作業を一本化して処理時間を短縮する」といった具体的に取り組む内容が課題です。

改善点は「どこを見直すべきか」、課題は「その改善に向けて何に取り組むか」という違いで整理するとわかりやすいでしょう。改善点を具体的に把握することで、取り組むべき課題も設定しやすくなります。

改善点を洗い出すことが重要な理由

業務改善を進めるには、思いついた施策をすぐに実行するのではなく、まず現状を整理して改善すべき部分を明確にすることが重要です。改善点を十分に洗い出せていないと、対応の優先順位が曖昧になり、期待した効果を得られない可能性があります。

ここでは、改善点を洗い出すことが重要な理由を3つの観点から解説します。

目的が明確になりやすくなる

改善点を洗い出すことで、「何のために業務を見直すのか」という目的が明確になりやすくなります。

例えば、「作業に時間がかかっている」という状況だけでは、どこから手を付けるべきか判断しにくいでしょう。業務の流れを確認し、「承認工程が多い」「同じ情報を何度も入力している」などの改善点を具体化すれば、取り組むべき内容を絞り込めます。

目的が明確になると、必要な施策を選びやすくなり、業務改善の方向性も定めやすくなります。

原因に合った改善策を選びやすくなる

改善点を具体的に把握すると、問題の原因に合った解決策を検討しやすくなります。

例えば、入力ミスが多い場合でも、原因が「確認項目が多すぎる」のか「担当者によって手順が異なる」のかによって、必要な対策は変わります。原因を十分に整理せずにツールを導入したり、人員を増やしたりしても、根本的な解決につながらない可能性があります。

改善すべき部分を明確にしてから対策を検討することで、現場の状況に合った施策を選びやすくなります。また、実行可能な改善策に絞り込めるため、取り組みを継続しやすくなるでしょう。

チーム内の認識共有・納得感が得られる

改善点を洗い出して具体的に共有することで、チーム内で現状や課題に対する認識をそろえやすくなります。

同じ業務でも、担当者によって負担を感じる部分や問題だと考える箇所は異なります。例えば、一方は「作業量が多い」と感じていても、別の担当者は「確認や承認に時間がかかること」を問題と捉えている場合があります。

それぞれの意見や業務状況を整理し、改善点を可視化すれば、「どこを優先して見直すのか」を共有しやすくなります。改善の必要性について納得を得やすくなり、チームで協力して取り組むための土台にもなります。

「改善点」の使い方と例文

「改善点」は、業務や行動を振り返り、今よりよい状態にするために見直す部分を示す際に使います。ビジネスでは、会議や評価、業務改善の場面などで用いられることが多い言葉です。

ここでは、「改善点を挙げる」という表現の使い方や言い換え、「改善点を改善する」という表現が適切かどうかを解説します。

「改善点を挙げる」の使い方・例文

「改善点を挙げる」は、見直したほうがよい部分や今後改善できる部分を具体的に示す際に使う表現です。例えば、以下のように使えます。

改善点を挙げる際は、「作業効率が悪い」のように抽象的に表現するだけでなく、「承認工程が多く、処理に時間がかかっている」など、具体的な状況まで示すと伝わりやすくなります。

改善点の言い換え表現

「改善点」は、文章や場面に応じて別の表現に言い換えられます。主な言い換え表現は以下のとおりです。

ただし、それぞれ意味は完全に同じではありません。「修正点」は誤りや不備を直す意味合いが強く、「課題」は目標達成のために取り組むべき事柄を指します。そのため、単純に置き換えるのではなく、伝えたい内容にあわせて使い分けることが大切です。

「改善点を改善する」は正しい表現？

「改善点を改善する」という表現でも意味は伝わりますが、「改善」が重なっているため、やや不自然に感じられることがあります。例えば、以下のように言い換えると自然です。

特にビジネス文書では、同じ言葉の繰り返しを避けることで読みやすくなります。何をどのように見直すのかが伝わる表現へ置き換えるとよいでしょう。

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業務における改善点の具体例

業務上の改善点は、作業手順や情報共有、人員配置、使用しているツールなど、さまざまな部分にあります。目立つ問題だけを見るのではなく、日常的に時間や手間がかかっている業務まで確認することで、見直すべきポイントを把握しやすくなります。

ここでは、業務における代表的な改善点を4つの観点からご紹介します。

業務フロー・作業手順に関する改善点

業務フローや作業手順が複雑になっていると、処理に時間がかかったり、確認作業が増えたりする原因になります。従来から続いている手順であっても、現在の業務量や体制に合っているとは限りません。例えば、以下のような状態は改善点として挙げられます。

業務の流れを整理し、不要な工程や重複している作業がないか確認することで、業務時間の短縮やミスの削減につなげやすくなります。

情報共有・連携に関する改善点

必要な情報が適切に共有されていない場合、確認のやり取りが増えたり、対応の遅れや認識のずれが生じたりする可能性があります。部署や担当者をまたぐ業務では、以下のような情報共有の方法そのものが改善点になることもあります。

情報を保存する場所や共有ルールを統一すると、確認にかかる手間を減らし、担当者同士でスムーズに連携しやすくなります。

属人化・人員配置に関する改善点

特定の担当者しか対応できない業務が多い場合、休暇や退職などによって業務が止まるリスクがあります。また、担当者ごとの業務量に偏りがあると、一部の人に負担が集中しやすくなります。見直したい状態の例は以下のとおりです。

属人化している業務は、手順をマニュアル化したり、複数人が対応できる体制を整えたりすることで改善できます。あわせて業務量を可視化し、人員配置や担当範囲を見直すことも重要です。

ツール・システムに関する改善点

使用しているツールやシステムが現在の業務にあっていない場合、かえって作業負担が増えていることがあります。導入当初は問題がなくても、業務内容や利用人数の変化によって使いにくくなるケースもあります。以下のような状態があれば、見直しを検討するとよいでしょう。

既存ツールの設定を見直したり、連携可能なサービスへ切り替えたりすることで、手作業を減らせる可能性があります。ただし、新しいツールの導入自体を目的にせず、どの業務をどのように改善したいのかを整理したうえで選ぶことが大切です。

改善点を洗い出す手法と進め方

改善点を見つけるには、担当者の感覚だけに頼らず、業務の実態を客観的に確認することが大切です。現場へのヒアリングや業務フローの可視化など、複数の方法を組み合わせることで、見落としていた非効率や問題の原因を把握しやすくなります。

ここでは、改善点を洗い出す際に活用できる5つの手法をご紹介します。

手法1：ヒアリングと現場観察

ヒアリングと現場観察は、実際に業務を担当している人から話を聞き、作業の状況を確認する方法です。業務上の負担や困りごとを直接確認できるほか、担当者自身が当たり前だと考えている非効率な作業に気付ける場合もあります。

ヒアリングや観察では、例えば以下のような点を確認します。

担当者の意見だけで判断せず、実際の作業状況とあわせて確認することで、より具体的な改善点を見つけやすくなります。

手法2：なぜなぜ分析

なぜなぜ分析は、発生している問題に対して「なぜ起きたのか」を繰り返し考え、根本的な原因を探る手法です。表面的な問題だけに対処するのではなく、背景にある原因まで掘り下げることで、改善すべき部分を明確にできます。

例えば、「入力ミスが多い」という問題がある場合、「なぜ入力ミスが起きるのか」を考えます。その原因が「確認項目が多い」であれば、さらに「なぜ確認項目が多いのか」と掘り下げることで、重複した入力項目や複雑な業務手順などの改善点が見えてきます。

ただし、回数を重ねること自体が目的ではありません。原因を決めつけず、事実や現場の状況を確認しながら分析することが大切です。

手法3：業務フローの可視化と整理

業務フローを図や表にまとめると、業務全体の流れを俯瞰しやすくなります。誰が・いつ・どのような作業を担当しているのかを整理することで、重複作業や不要な工程、業務が滞っている箇所を発見しやすくなります。

可視化する際は、以下のような情報を整理するとよいでしょう。

特に、複数の部署や担当者が関わる業務では、全体像が見えにくくなりがちです。業務フローを可視化すれば、各担当者の認識をそろえながら改善点を検討できます。

手法4：フレームワーク活用

改善点を整理して洗い出したい場合は、業務改善に用いられるフレームワークを活用する方法があります。決められた視点に沿って業務を見直すことで、担当者の感覚だけに頼らず、改善できる部分を探しやすくなります。

代表的なフレームワークの1つが「ECRS」です。業務を以下の4つの視点から見直します。

例えば、重複している作業をなくしたり、別々に行っている工程をまとめたりすることで、業務時間の短縮や負担軽減につながる可能性があります。フレームワークを活用する際は、改善したい業務や目的に合ったものを選ぶことが大切です。

手法5：問題点 洗い出しシートやフォーマットを活用する

洗い出した内容を整理する際は、シートやフォーマットを活用すると情報をまとめやすくなります。複数の改善点を同じ基準で記録できるため、優先順位の検討やチーム内での共有にも役立ちます。

例えば、以下のような項目を設けて整理します。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使えば、内容の追加や更新もしやすくなります。改善点を洗い出して終わりにせず、その後の対応状況まで記録しておくと、業務改善の進捗管理にも活用できます。

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問題点の洗い出しを行う際のよくある失敗

問題点の洗い出しは業務改善の第一歩ですが、やり方を誤ると、かえって改善の妨げになることもあります。特に、原因の深掘りが甘いまま問題を列挙してしまったり、担当者の主観だけで判断してしまったりすると、本質的な問題を見落とす可能性が高まります。

ここでは、実際によく見られる失敗のパターンをご紹介しながら、問題点の洗い出しを効果的に行うための注意点を整理していきます。

問題の“表層”だけで止まる

問題点の洗い出しでよくある失敗は、表面的な現象だけを取り上げて原因を深掘りしないまま改善に進んでしまうことです。例えば「作業が遅れている」とだけ捉えて、「もっとスピードを上げよう」と指導しても、根本的な解決にはつながりません。

重要なのは、なぜ遅れているのかという背景に目を向けることです。属人化、ツールの使いづらさ、工程間の連携不足など、複数の要因が絡んでいることも少なくありません。表層の問題にだけ対処すると、対症療法に終わり、同じ問題が再発しやすくなります。

担当者の主観に偏る

問題点の洗い出しが、特定の担当者の感覚や印象に依存して行われると、客観性が欠け、重要な問題を見落とす可能性も……。例えば、「作業が多すぎる」といった指摘も、実際には業務量ではなく手順の非効率が原因である場合があります。

主観だけでは、他の関係者が同じように問題として認識していないケースもあり、改善の優先順位や対応策にずれが生じやすくなってしまうものです。洗い出しを行う際は、複数の視点から情報を集め、データや業務フローなど客観的な根拠と照らしあわせて整理することが重要です。

改善よりも“誰のせいか”探しになってしまう

問題点を洗い出す際に、「誰が悪いか」という視点に偏ると、改善の目的がすり替わってしまいかねません。責任追及が中心になると、関係者の協力が得られにくくなり、現場の雰囲気も悪化します。

業務改善は個人を責めるためではなく、仕組みやプロセスを見直し、組織として効率を高めるためのもの。特定の担当者だけに原因を押しつけず、業務全体の流れや環境に目を向けることが、建設的な改善につながります。

問題点の洗い出し後にすべきこと3選

問題点を洗い出した後、その情報をどう活用するかが業務改善の成果を左右します。ただ問題を可視化しただけでは、改善にはつながりません。洗い出した内容をもとに、現実的かつ優先度の高い問題から着手することが重要です。

ここでは、洗い出し後の具体的なアクションとして取り組むべき3つのステップをご紹介します。

問題の分類と優先順位付け

洗い出した問題点は、そのままでは数が多く、何から手を付けるべきか判断しにくくなります。まずは共通する要素ごとに整理し、全体像を把握することが大切です。例えば、以下のように分類できます。

分類した後は、業務への影響度や緊急性、改善によって期待できる効果、必要な工数や費用を踏まえて優先順位を決めます。影響が大きい問題や、少ない負担で改善効果を得やすい問題から着手するなど、自社の状況にあわせて判断することが重要です。

実行可能な改善策の選定

問題の優先順位が決まったら、現場で無理なく実行できる改善策を検討します。効果が期待できる施策でも、人員や予算が不足していたり、現場の負担が大きすぎたりすると継続が難しくなります。改善策を選ぶ際は、以下の点を確認すると判断しやすくなります。

例えば、属人化を解消したい場合、最初から大規模なシステムを導入するのではなく、マニュアルやFAQを整備する方法もあります。関係部署の協力が必要な施策では、役割や進め方を事前に共有しておくことも大切です。

効果検証と見直し

改善策を実行した後は、実施前と比べて業務がどの程度変化したのかを確認します。改善前の状況と比較できるよう、目的に合った指標を設定しておくと効果を判断しやすくなります。主な指標には、以下が挙げられます。

十分な効果が得られていない場合は、原因を確認して改善策を見直します。一度の実施で終わらせず、結果をもとに調整を重ねることで、継続的な業務改善につなげられます。

自社だけで改善を進めるのが難しい場合は外部支援も選択肢

改善点を洗い出しても、人手やノウハウが不足していると、具体的な施策まで進められないことがあります。また、日常業務に追われて改善のための時間を確保できない企業も少なくありません。

自社だけで対応するのが難しい場合は、外部の専門家や業務代行サービスを活用する方法があります。ここでは、外部支援を取り入れて業務改善を進める方法をご紹介します。

外部支援を活用して改善を進める方法

外部支援を活用すると、自社だけでは気付きにくい改善点を第三者の視点から確認できます。業務改善の経験やノウハウを持つ専門家であれば、現状の整理から課題の特定、改善策の検討まで支援を受けることも可能です。外部支援の主な選択肢には、次のようなものがあります。

すべてを外部へ任せる必要はありません。自社で対応できる部分と外部の力を借りたい部分を整理し、必要な範囲だけ支援を受ける方法もあります。

改善業務の一部を外注する方法

改善点を見つけた結果、「定型業務に時間を取られている」「担当者の業務量が多い」といった課題が明らかになることもあります。このような場合は、改善策を考えるだけでなく、業務そのものを外注することも選択肢です。

例えば、以下のようなバックオフィス業務は外注を検討できます。

定型業務の一部を外部へ任せることで、社内の担当者が本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。ただし、外注する業務の範囲や手順、情報共有の方法を事前に整理しておくことが重要です。

オンラインアシスタント®「フジ子さん」を活用する

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、バックオフィスを中心としたさまざまな業務をリモートでサポートするサービスです。定型業務や事務作業を外部へ任せることで、社内の業務負担を軽減し、改善に取り組むためのリソースを確保しやすくなります。

※「オンラインアシスタント」はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

また、フジ子さんを運営するBPOテクノロジー株式会社は、Pマーク・ISMSを取得しています。外部へ業務を任せる際に情報管理やセキュリティ面を重視したい企業にとっても、確認しておきたいポイントです。

自社内で抱えている業務を整理し、外注できる部分を切り分けることで、業務改善と日常業務の負担軽減を並行して進めやすくなります。

まとめ｜改善点を明確にして業務改善につなげよう

改善点とは、現状をよりよくするために見直すべき部分です。問題点や反省点、課題との違いを理解したうえで、ヒアリングや業務フローの可視化、フレームワークなどを活用すると、自社の改善点を具体的に整理しやすくなります。

改善点を洗い出した後は、優先順位を付けて実行可能な施策へつなげることが重要です。自社だけでは対応が難しい場合は、外部支援や業務の一部外注も取り入れながら、無理のない方法で業務改善を進めていきましょう。